Um fluxo de controle de horas e faturamento para escritórios de advocacia

Um fluxo de controle de horas e faturamento de escritório de advocacia vai da carta de contratação ao registro de tempo e à revisão da pré-fatura, até a conta final e o pagamento, com o dinheiro de clientes tratado à parte. Combine primeiro a base dos honorários, registre o tempo no mesmo dia com uma descrição adequada, peça que o advogado responsável revise cada rascunho e fature num ciclo fixo.

Quais são os passos de um fluxo de faturamento de escritório de advocacia?

Um fluxo de faturamento de escritório de advocacia tem oito passos, e cada um existe para evitar que um problema específico apareça depois.

Como os advogados devem registrar o tempo faturável?

Os advogados devem registrar o tempo no dia em que ele é trabalhado, contra um caso, numa unidade fixa, com uma descrição que o cliente possa ler sem explicação. Unidades de seis minutos são uma convenção comum no faturamento jurídico por hora, mas use o que a sua carta de contratação indicar. A tabela de incrementos de faturamento converte minutos em unidades.

A descrição decide se o registro sobrevive a uma contestação de honorários.

Fraca: "Trabalho no processo. 1,2"

Melhor: "Revisei a minuta de contrato de locação do locador; marquei alterações nas cláusulas 4 e 11; enviei e-mail ao cliente sobre o direito de rescisão antecipada. 1,2"

Registre todo o tempo, inclusive o que você não vai cobrar. Cortá-lo na revisão é uma decisão que se pode ver. O tempo que nunca foi registrado não deixa nada para aprender e transforma o próximo preço fixo num palpite. O que acontece com o tempo que você decide não faturar está em redução de valor faturado vs. baixa.

Como revisar uma conta antes de ela sair?

Uma pré-fatura é o rascunho da conta que o advogado responsável lê antes de ela ser emitida, e é o ponto em que um problema de honorários é mais barato de corrigir. Leia-a como o cliente vai ler: cada descrição se explica sozinha, e você ficaria à vontade para defender cada linha ao telefone?

Aqui vai um exemplo inventado. Um escritório de três pessoas fatura um mês de trabalho num contrato de locação comercial. O tempo registrado vale €1.366. Na revisão, o sócio baixa 0,8 hora de pesquisa duplicada do associado, no valor de €112. O cliente pagou €1.000 por conta quando o caso foi aberto.

A realização desta conta é de 91,8%: €1.254 faturados de €1.366 registrados. Acompanhado entre os casos, esse número mostra que tipos de trabalho você continua reduzindo.

A custa judicial fica fora do cálculo do IVA aqui porque o exemplo a trata como um desembolso pago na condição de mandatário do cliente. Nem todo custo se qualifica. As condições da HMRC na VAT Notice 700, seção 25 são rigorosas, a base na UE é o artigo 79 da Diretiva do IVA, e o guia sobre IVA em despesas reembolsáveis e desembolsos percorre o teste.

Como o dinheiro de clientes e as contas fiduciárias se encaixam no faturamento?

As regras de dinheiro de clientes e de contas fiduciárias variam por jurisdição, e a regra que vale para você vem do seu próprio órgão regulador ou da sua ordem. Os dois exemplos abaixo mostram o quanto elas podem diferir. Nenhum deles diz o que se aplica a você.

• Inglaterra e País de Gales: pelas SRA Accounts Rules, o dinheiro recebido para honorários e desembolsos não pagos antes de a conta ser entregue é dinheiro de clientes (regra 2.1(d), com uma exceção estreita na regra 2.2). Ele é mantido separado do dinheiro do próprio escritório (regra 4.1), e uma conta ou outra comunicação escrita dos custos deve ser entregue antes de o dinheiro do cliente ser transferido para pagá-los (regra 4.3).
• Estados Unidos: cada estado fixa as próprias regras. Muitas seguem a Model Rule 1.15 da American Bar Association e diferem nos detalhes, inclusive no tratamento de um honorário fixo pago adiantado.

Em outros lugares, pergunte à sua ordem dos advogados. O ponto do faturamento vale onde quer que você atue: o dinheiro recebido por conta não vira receita sua só porque existe uma conta. Ele se move quando as suas regras dizem que pode, e é registrado num razão feito para esse fim, e não no seu faturamento.

O que clientes corporativos e seguradoras pedem numa conta?

Clientes corporativos e seguradoras podem ditar o formato de uma conta por meio de suas próprias diretrizes de faturamento. Isso pode significar valores aprovados, limites sobre quem pode cobrar o quê e contas eletrônicas num formato como o LEDES com códigos de tarefa UTBMS. Leia as diretrizes antes da primeira conta, porque uma conta fora do padrão pode ser devolvida sem pagamento.

Com que frequência um escritório de advocacia deve enviar contas?

Um escritório de advocacia deve enviar contas num ciclo fixo, e o mensal serve para a maioria dos casos por hora. Um cliente consegue absorver os honorários de um mês e ainda se lembrar do trabalho, enquanto uma conta de seis meses é maior e mais fácil de contestar. Os casos de preço fixo são faturados nas etapas combinadas na carta, o que funciona como o faturamento por etapas num projeto.

Como tocar o lado do faturamento de um escritório pequeno no ERPFlow

O ERPFlow cuida da parte comercial de um pequeno escritório de advocacia. Ele não é um sistema de gestão de escritório de advocacia e não tem contabilidade fiduciária: não há razão de contas de clientes, nem conciliação de dinheiro mantido para clientes, nem verificação de conflitos. O dinheiro de clientes fica no sistema que você usa para isso hoje.

• Consultas: um formulário de leads no seu site registra cada consulta como um lead com a sua origem, e ele vira o cadastro de um cliente, com os arquivos levados junto, quando você aceita o cliente.
• Casos: abra cada caso como um quadro de projeto vinculado ao cliente, com cartões, responsáveis e prazos. Todo membro que pode ver projetos vê todos os projetos, então um escritório que precisa de muralhas éticas entre casos encontrará aí uma lacuna real.
• Documentos: cartas de contratação, e-mails salvos (EML ou MSG) e contêineres ASiC-E ou BDOC assinados podem ser anexados ao cliente, ao cartão ou à fatura, até 50 MB por arquivo. O ERPFlow armazena arquivos assinados e não os assina nem confere assinaturas.
• Contas: as faturas levam o imposto por linha e saem impressas no idioma do cliente, e uma mensalidade pode rodar como fatura recorrente. Os pagamentos parciais são registrados à mão, e um lembrete só sai quando você o envia. As linhas não podem ser negativas, então mostre o dinheiro recebido por conta nas Notas da fatura.

O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. No momento você pode digitar o tempo gasto num cartão, e ele é somado por caso e por cliente, mas não vira linhas de fatura. Isso serve a escritórios com preço fixo e retainers. Um escritório que fatura em unidades de seis minutos deve manter por ora a ferramenta de registro de tempo que já usa.

O ERPFlow não gera arquivos LEDES, então clientes que os exigem precisam de outro caminho para essas contas.