Faturamento por etapas: como faturar um projeto em parcelas conforme o trabalho avança

Faturamento por etapas significa faturar um projeto em partes conforme o trabalho avança, em vez de uma única conta no final. Você combina as etapas e os valores antes de o trabalho começar, fatura cada uma quando é alcançada e mostra um total acumulado, para que o cliente sempre veja o que foi faturado e o que falta.

O que é faturamento por etapas?

Faturamento por etapas é uma forma de cobrar um trabalho longo em parcelas, cada uma ligada a uma etapa alcançada ou a trabalho medido. Ele traz o dinheiro para mais perto do momento em que seus custos saem e limita o que você pode perder se um cliente parar de pagar no meio do caminho.

Há quatro maneiras comuns de montá-lo. Elas diferem no que dispara cada fatura.

Um sinal não é faturamento por etapas, embora muitas vezes venha antes dele como primeira parcela. O guia sobre faturas de sinal e pagamento final trata dos trabalhos que só precisam dessas duas. A retenção de garantia é outra coisa: é o dinheiro que o cliente retém de cada pagamento de etapa, e a retenção de garantia numa fatura tem guia próprio.

Quando usar o faturamento por etapas?

Use o faturamento por etapas quando um trabalho dura tanto, ou custa tanto, que você pagaria salários e fornecedores por semanas antes de ver qualquer dinheiro. Aqui vai um teste simples: some o que você vai gastar até o fim do trabalho. Se perder essa soma por causa de um único crédito incobrável doeria, fature por etapas.

Em alguns lugares a lei também diz algo sobre pagamentos por etapas, além do contrato.

• Inglaterra, País de Gales e Escócia: a seção 109 do Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 dá a uma parte de um contrato de construção o direito a pagamentos em parcelas, por etapas ou periódicos, a menos que o trabalho esteja especificado ou estimado para durar menos de 45 dias. Os contratos com moradores estão excluídos.
• UE: o artigo 5 da Diretiva sobre Atrasos de Pagamento deixa as empresas livres para combinar cronogramas de parcelas, sujeitos à lei nacional. Se uma parcela atrasa, os juros e a indenização são calculados apenas sobre o valor em atraso.

Para a maior parte do trabalho fora dessas regras, o seu contrato é a única coisa que lhe dá o direito, então escreva as etapas.

Como configurar o faturamento por etapas, passo a passo

1. Coloque as etapas no orçamento. Cada etapa recebe um nome e um valor ou percentual, e o cliente as aceita junto com o preço. Etapas inventadas depois são uma renegociação.
2. Defina cada etapa por algo que os dois lados possam ver. "Segunda fase de instalações concluída e inspecionada" funciona. "No meio do caminho" não.
3. Diga quem confirma uma etapa e como. Um e-mail do cliente ou uma nota de obra assinada bastam, desde que vocês tenham combinado qual.
4. Compare as etapas com os seus custos. Coloque o valor acumulado de cada etapa ao lado do que você espera ter gasto até lá. Se você fica no prejuízo até a última fatura, as etapas não estão cumprindo o papel delas.
5. Deixe algo a pagar na conclusão. O cliente quer uma soma retida até o trabalho terminar, o que é um pedido justo. Espere resistência se quase nada sobrar.
6. Fature na semana em que a etapa é alcançada, com o prazo de pagamento combinado. Uma fatura atrasada devolve a vantagem de caixa que você negociou.
7. Mostre o total acumulado em toda fatura e dê a qualquer alteração no trabalho uma linha própria.
8. Concilie na última fatura. As faturas juntas devem igualar o contrato mais as alterações combinadas.

Um exemplo calculado: quatro faturas e uma alteração

Aqui vai um exemplo inventado. Uma empresa de acabamentos combina um contrato de €48.000 mais 20% de IVA, faturado em 20% na assinatura, 30% na primeira fase, 30% na segunda fase e 20% na conclusão. Durante o trabalho, o cliente concorda por e-mail com uma alteração de €3.200, e a empresa a fatura junto com a terceira etapa.

Os percentuais continuam sobre os €48.000 originais, então ainda somam 100%. A alteração é faturada uma só vez, por inteiro, em linha própria. Recalcule os percentuais sobre o novo total e você vai faturar a alteração duas vezes ou gastar uma tarde explicando por que não o fez.

Confira a última linha todas as vezes. €48.000 mais €3.200 são €51.200, e a coluna do líquido também.

Coloque um total acumulado curto em cada fatura. A fatura 3 poderia trazer isto:

Pagamento da etapa 3 de 4: segunda fase concluída, orçamento QUO-2026-0042. Contrato original €48.000, alteração combinada €3.200, contrato revisado €51.200. Faturado antes desta fatura €24.000. Esta fatura €17.600. Falta faturar €9.600. Todos os valores sem IVA.

Essa nota responde à primeira pergunta da equipe financeira do cliente, que precisa casar a sua fatura com um contrato que não escreveu.

Como faturar por percentual concluído?

O faturamento por percentual concluído calcula cada fatura multiplicando o valor do contrato pela parte do trabalho concluída e depois subtraindo tudo o que já foi faturado.

Esta fatura = (contrato revisado × % concluído) − faturado até agora

Pegue o mesmo contrato e suponha que você meça o trabalho em 70% concluído depois de duas faturas. €51.200 × 70% são €35.840. Subtraia os €24.000 já faturados e esta fatura é de €11.840 líquidos, ou €14.208 com 20% de IVA.

Subtraia sempre o faturado até agora, em vez de faturar o aumento do mês. Assim, uma estimativa generosa do mês passado se corrige neste mês, e o total não se afasta do contrato.

Combine como o progresso é medido antes da primeira fatura: quantidades instaladas, custo incorrido ou a avaliação de um inspetor. A construção comercial nos EUA costuma formalizar isso num cronograma de valores, que o guia sobre AIA G702 e G703 explica passo a passo. O trabalho feito e ainda não faturado é o que um relatório de WIP acompanha.

Como funciona o IVA nas faturas de etapa?

O IVA de uma fatura de etapa normalmente é cobrado sobre o valor daquela fatura, e não sobre o contrato inteiro no começo. O que varia por país é quando o IVA se torna devido.

• UE: o artigo 64 da Diretiva do IVA trata um fornecimento que dá origem a pagamentos sucessivos ou a extratos de conta sucessivos como concluído no fim dos períodos a que se referem. Um pagamento recebido antes de o trabalho estar pronto torna o IVA exigível no recebimento, sobre o valor recebido (artigo 65). Os Estados-Membros podem, em vez disso, vincular a data à fatura ou ao pagamento (artigo 66).
• Reino Unido: para contratos de construção com pagamentos periódicos, o fato gerador é o que vier primeiro entre receber o pagamento e emitir uma fatura de IVA (VAT Notice 708, parágrafo 23.1.3).

A consequência prática é que, onde a emissão da fatura define a data, você pode dever o IVA de uma etapa antes de o cliente tê-la pago. Se o caixa está apertado, pergunte ao seu contador se um pedido de pagamento que não seja uma fatura de IVA é permitido onde você está, com a fatura de IVA vindo depois do pagamento.

Uma mudança de alíquota no meio do caminho também pode dividir um contrato em duas alíquotas de IVA, porque cada etapa tem a própria data.

O que costuma dar errado no faturamento por etapas?

O faturamento por etapas costuma dar errado na papelada, e não no trabalho.

• Faturar uma etapa que não terminou. Uma fatura contestada pode segurar tudo o que vem depois.
• Embutir uma alteração no valor da etapa seguinte. O cliente vê uma etapa que não bate com o contrato e suspende o pagamento.
• Não ter total acumulado. A equipe financeira do cliente precisa reconstruir o histórico, e isso leva mais tempo do que o seu prazo de pagamento.
• Uma fatura final que repete o contrato. Fature o que sobrou. Se precisar mostrar o contrato inteiro, mostre-o no total acumulado.
• Tratar faturado como recebido. O total acumulado mostra o que você faturou. O que foi de fato pago precisa ser acompanhado etapa por etapa.
• Continuar depois de uma etapa não paga. Cada etapa a mais aumenta o que você tem em risco, então levante o assunto na semana em que ela vence.

Como faturar um projeto por etapas no ERPFlow

O ERPFlow não tem módulo de faturamento por etapas. Ele não calcula percentual concluído, não guarda um cronograma de valores, não produz medições nem trata retenção. Um trabalho no ERPFlow é um orçamento mais as faturas que você emite contra ele, o que cobre o faturamento por marcos em trabalhos de preço fixo. Contratos com medições por etapa vão achar isso pouco, e a página para empresas de construção também diz isso.

• Fature cada etapa a partir do orçamento. Abra o orçamento e escolha Converter em fatura uma vez por etapa. Cada conversão gera um novo rascunho do orçamento inteiro, que você reduz até a parte daquela etapa antes de emitir a fatura. O orçamento permanece como foi aceito, e cada fatura aparece em Documentos vinculados.
• Mantenha o total acumulado você mesmo. Documentos vinculados lista as faturas, mas não calcula o que falta faturar. Digite o total acumulado nas Notas da fatura, que saem impressas no PDF.
• Não procure uma linha negativa. O ERPFlow recusa preço ou quantidade negativos, então uma linha de "menos o faturado até agora" não entra na tabela de linhas. Fature o valor da etapa como uma linha normal e indique a dedução nas Notas.
• Se você entrega antes de faturar, converta o orçamento em pedido e fature a partir dele. Cada fatura vinda de um pedido também parte do pedido inteiro. Os pedidos não estão no plano Free.
• Conduza o trabalho num quadro. Um projeto vinculado ao cliente também pode ser vinculado ao orçamento e às suas faturas. Ele não guarda orçamentos nem custos do trabalho.

Os pagamentos entram à mão, em qualquer número por fatura, e Paga parcialmente aparece sozinho. Um lembrete de uma etapa vencida só sai quando você escolhe enviá-lo.