Como faturar um retainer mensal

Para faturar um retainer mensal, emita uma fatura pelo valor combinado na mesma data todo mês, indique o período coberto e defina a data de vencimento prevista no contrato. Cobre o trabalho fora do retainer em uma linha própria. Faturar antecipadamente, para o pagamento chegar antes de o mês começar, é o hábito mais seguro.

O que a fatura de um retainer mensal deve dizer?

A fatura de um retainer mensal precisa de tudo o que uma fatura normal tem, mais o período coberto, o contrato por trás dela e eventuais extras. O período é a parte que as pessoas esquecem, e o financeiro do cliente não consegue classificar uma fatura no mês certo sem ele.

Aqui está um exemplo inventado, uma fatura datada de 25 de março para abril, de uma agência que cobra os honorários antecipadamente.

Que tipo de retainer você está faturando?

"Retainer" abrange três arranjos diferentes, e cada um é faturado de um jeito. As agências de marketing e os consultores costumam falar dos dois primeiros. Os advogados muitas vezes falam do terceiro.

O dinheiro mantido por conta pode estar sujeito a regras de dinheiro de clientes, então um escritório de advocacia deve consultar o seu órgão regulador antes de copiar qualquer coisa daqui. Se você ainda está decidindo entre um retainer e cobrar por hora, veja consultor: por hora ou retainer.

Faturar o retainer antecipado ou posterior?

Faturar um retainer antecipadamente costuma ser a melhor escolha, porque o dinheiro chega antes do trabalho e um cliente que deixa de pagar pode ter o serviço pausado antes de você perder muito. É assim que cada um fica para o trabalho de dezembro.

Uma fatura de retainer datada de novembro por um trabalho de dezembro normalmente pertence a dezembro na sua contabilidade, e não a novembro. Diga ao seu contador de que forma você fatura, para a receita cair no mês certo.

Quando o IVA é devido em uma fatura de retainer?

O IVA de um retainer mensal em geral é devido período a período, e um pagamento antecipado o antecipa. O artigo 64 da Diretiva do IVA trata um serviço com pagamentos sucessivos como concluído ao fim de cada período, e o artigo 65 torna o IVA devido quando um pagamento antecipado é recebido. Os Estados-Membros podem variar isso pelo artigo 66.

No Reino Unido, o Notice 700 da HMRC diz que uma prestação contínua tem um tax point cada vez que você emite uma fatura com IVA ou recebe um pagamento, o que ocorrer primeiro (parágrafo 14.3). Assim, uma fatura de retainer emitida em 25 de março para abril cai na declaração que cobre 25 de março. O mesmo parágrafo permite emitir uma única fatura com IVA que cubra até um ano de pagamentos regulares, listando o valor líquido, a data de vencimento, a alíquota e o IVA de cada pagamento. Isso serve a um cliente que quer um documento só.

Como cobrar horas acima ou abaixo do retainer?

As horas acima ou abaixo de um retainer são cobradas por uma regra combinada com antecedência, e não por uma que você acerta a cada mês. A regra precisa de três partes: quanto custa uma hora extra, se as horas não usadas acumulam e quando as horas acumuladas expiram.

Aqui está um exemplo inventado. Uma agência cobra €2.000 por mês por 20 horas. As horas extras custam €110. As horas não usadas passam apenas para o mês seguinte.

No trimestre, são 3 × €2.000 + €220, ou €6.220 líquidos. Com IVA de 20%, o cliente paga €7.464 no total. Envie a contagem de horas com cada fatura, porque um cliente que vê a tabela não questiona a linha.

Texto para o contrato:

Retainer: €2.000,00 mais IVA por mês-calendário, cobrindo até 20 horas de apoio de marketing. Faturado no dia 25 do mês anterior e pagável até o dia 1º. As horas não usadas passam apenas para o mês seguinte e depois expiram. As horas além da franquia custam €110,00 cada e são cobradas na fatura seguinte. Qualquer das partes pode encerrar este retainer com aviso prévio de 30 dias por escrito.

Os erros que fazem os retainers vazarem

• Uma linha que cita o mês errado. Um modelo copiado com o nome do mês passado gera uma dúvida, e a dúvida atrasa o pagamento.
• Um escopo sem limites. Se o contrato não diz o que está fora dele, tudo acaba dentro.
• Horas que ninguém conta. Você não pode cobrar um excedente que não registrou e não pode defender os honorários sem a contagem.
• Um valor que nunca se move. Coloque uma revisão anual no contrato e veja o guia de cartas de reajuste para saber como aumentá-lo.
• Prazos que passam à frente do trabalho. Net 30 em um retainer antecipado o transforma em cobrança posterior. O prazo de pagamento deve vencer até o dia 1º do mês.

Configurar a fatura de um retainer mensal no ERPFlow

No ERPFlow, uma fatura recorrente cobra um retainer em um calendário. Ela emite faturas e nunca cobra dinheiro: nada passa um cartão nem recebe um pagamento, então o cliente paga como de costume e você registra. Os lembretes de faturas de retainer vencidas são enviados à mão.

Abra uma das faturas do cliente e escolha Tornar recorrente, ou comece por Faturas > Recorrentes. Defina como mensal, escolha a primeira data e o prazo de pagamento e depois Enviar por e-mail a cada cliente ou Criar rascunhos para eu enviar. Um serviço com o preço dele preenche a linha. Cada execução gera uma fatura comum por cliente, com a data do dia em que roda, que aceita pagamentos e lembretes como qualquer outra e conta para o limite mensal de faturas do seu plano.

As linhas se repetem exatamente, sem campo para o mês. Escreva a linha de modo que continue verdadeira, como "Retainer mensal: serviços do mês-calendário seguinte à data da fatura", ou use Criar rascunhos para eu enviar e digite o mês e os extras em cada rascunho antes de emiti-lo. Os rascunhos também são o jeito de os extras entrarem na fatura, já que não há cálculo proporcional nem cobrança por uso. Um cliente com dois calendários recebe duas faturas, nunca uma combinada.

Um cartão em Projetos tem um campo de tempo gasto, digitado em horas e minutos, que soma por projeto e por cliente e pode, assim, guardar a sua contagem contra a franquia. Esse tempo não vira linhas de fatura: as horas são cobradas informando um valor e uma quantidade na fatura. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar.