Última atualização em 6 de novembro de 2026
Informações gerais, não aconselhamento fiscal ou jurídico. As regras dependem do seu país e da sua situação, então confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica.
Numere as faturas em uma única sequência que só avança, nunca reutilize um número e atribua-o no momento em que emitir a fatura. Um formato como INV-2026-0042, com prefixo, ano e contador, funciona em quase todo lugar. As regras do IVA da UE e do Reino Unido exigem um número sequencial que identifique cada fatura de forma única.
O que as regras realmente dizem sobre o número da fatura?
As regras sobre o número da fatura pedem menos do que a maioria das pessoas imagina. O artigo 226(2) da Diretiva do IVA da UE exige "um número sequencial, baseado em uma ou mais séries, que identifique a fatura de forma única". O guia de IVA da HMRC usa quase as mesmas palavras no parágrafo 16.3.1. Se você não é registrado no IVA, o GOV.UK ainda pede um número de identificação único.
Nenhum dos textos define um formato ou um ponto de partida, nem diz nada sobre letras ou sobre o ano. "Uma ou mais séries" significa que sequências separadas são permitidas, em princípio.
Se "sequencial" também significa "sem lacunas" depende de onde você está. A orientação tributária da França pede um número baseado em uma sequência cronológica e contínua e só admite séries separadas quando a forma de operar as justifica. Na Alemanha, um tribunal tributário decidiu em 2017 que lacunas, por si sós, não davam à autoridade fiscal o direito de estimar receita adicional. Trabalhe pelo padrão mais rigoroso: sem lacunas e, se uma aparecer, um motivo por escrito.
Qual formato de numeração de faturas usar?
O melhor formato de número de fatura para a maioria das pequenas empresas é um prefixo, o ano e um contador de quatro dígitos, porque ele ordena corretamente, continua único entre os anos e distingue as faturas dos seus outros documentos.
| Formato | Exemplo | Serve para | Atenção a |
|---|---|---|---|
| Contador simples | 1042 | Empresas muito pequenas | Nunca reinicie, ou você repetirá números |
| Ano e contador | 2026-0042 | A maioria das empresas | Nada em particular |
| Prefixo, ano, contador | INV-2026-0042 | Quem também numera orçamentos ou pedidos | Mantenha o prefixo estável |
| Baseado na data | 20260314-01 | Algumas faturas por dia | Um dia pulado parece igual a uma fatura que sumiu |
| Séries separadas por filial | TLN-2026-0042 | Várias unidades que faturam de forma independente | Cada sequência deve ficar sem interrupções, e alguns países querem um motivo para isso |
| Código do cliente e contador | ACME-007 | Ninguém, na verdade | Cada cliente vira uma série própria, e você não consegue mostrar que o conjunto está completo |
Números com o código do cliente são o erro mais popular. Parecem organizados e transformam uma sequência em dezenas. Se um cliente quer a própria referência na fatura, coloque-a em um campo separado, como o número da ordem de compra.
A numeração das faturas deve recomeçar a cada ano?
A numeração das faturas pode recomeçar a cada ano, desde que o ano faça parte do número, de modo que INV-2026-0001 e INV-2027-0001 continuem distintos. Um contador simples não pode recomeçar, porque uma segunda fatura 0001 quebra a regra de que cada número identifica uma única fatura.
A numeração por ano também facilita contar as faturas de um ano. Se a sua última fatura de 2026 é INV-2026-0214, você deve conseguir apresentar 214 documentos para esse ano, incluindo os cancelados.
Que número deve ter a sua primeira fatura?
Sua primeira fatura pode ter qualquer número, porque as regras do IVA da UE e do Reino Unido não fixam um ponto de partida. Começar em 1001 é aceitável se você prefere não dizer ao primeiro cliente que ele é o primeiro. O que importa é que a sequência continue a partir dali e que uma anotação nos seus registros diga onde ela começou, para que ninguém procure as faturas de 1 a 1000.
O que acontece com o número quando uma fatura é cancelada?
Uma fatura cancelada conserva o número para sempre, e a substituta recebe o próximo. É essa a regra que pega as pessoas de surpresa, porque consertar o original parece mais organizado.
| O que aconteceu | O que fazer com o número |
|---|---|
| Rascunho excluído, nunca enviado | Nada, se os números são atribuídos na emissão: ele nunca teve um |
| Enviada com um erro | Mantenha-a, cancele-a com uma nota de crédito ou marcando-a como cancelada e emita uma nova fatura com o próximo número |
| O cliente desistiu do negócio | Mantenha-a e cancele-a da mesma forma |
| Um número foi pulado | Não o preencha depois nem renumere nada. Anote o motivo e guarde a anotação |
| Duas faturas com o mesmo número | Mantenha a primeira, cancele a segunda e reemita-a com o próximo número |
| Você trocou de sistema | Continue do seu último número ou use um novo prefixo, para que os dois sistemas não colidam |
Aqui está um exemplo inventado de um registro que se mantém limpo ao longo de uma semana bagunçada:
| Número | Data | Cliente | Líquido | Situação |
|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0040 | 2 de março | Oak Dental | €600 | Paga |
| INV-2026-0041 | 3 de março | Pine Logistics | €1.200 | Cancelada: cobrada da empresa errada |
| INV-2026-0042 | 3 de março | Fern Café | €1.200 | Emitida: substitui a 0041 |
| INV-2026-0043 | 9 de março | Oak Dental | €450 | Paga |
Quem lê isso consegue explicar todos os números, inclusive o erro. É esse todo o propósito da sequência: mostrar que nada ficou de fora da sua contabilidade.
Como conferir lacunas em uma sequência de faturas?
Você pode conferir lacunas em uma sequência de faturas em uma planilha, em cerca de dois minutos. Exporte a lista de faturas e ordene por número, com os números na coluna A. Depois:
- Em B2, extraia o contador:
=VALUE(RIGHT(A2,4)), e copie para baixo. - Em C3, compare vizinhos:
=B3-B2, e copie para baixo. - Filtre a coluna C por qualquer valor diferente de 1.
Um 2 é um número faltando, um 0 é uma duplicata e um número negativo grande normalmente marca um ano novo. Faça isso por ano e antes de entregar qualquer coisa ao seu contador, para explicar cada lacuna enquanto ainda se lembra do motivo.
Erros de numeração que custam tempo depois
- Numerar quando o rascunho é criado. Cada rascunho abandonado deixa então uma lacuna. Atribua o número na emissão.
- Reutilizar o número de uma fatura cancelada na fatura corrigida. O cliente passa a ter dois documentos diferentes com um só número.
- Renumerar no fim do ano para fechar lacunas. Isso destrói a ligação com o que o cliente tem em mãos e parece pior do que qualquer lacuna.
- Compartilhar o contador de uma planilha. Duas pessoas faturando na mesma manhã vão gerar o mesmo número mais cedo ou mais tarde.
- Compartilhar a sequência com orçamentos. Orçamentos recusados deixam buracos. Dê a orçamentos e faturas sequências separadas.
Numeração de faturas no ERPFlow
O ERPFlow numera as faturas para você, como INV-YYYY-NNNN. Um rascunho não tem número e recebe um quando é emitido, então excluir um rascunho não deixa lacuna. O ano vem da data de emissão e o contador recomeça a cada ano, por organização. Um rascunho com data retroativa para o ano passado recebe o próximo número da sequência do ano passado. Uma fatura cancelada conserva o número, e o PDF dela leva o carimbo CANCELADA. A correção, feita com Duplicar, é um novo rascunho que recebe um novo número.
Você pode mudar o prefixo em Configurações > Informações do negócio. Isso afeta apenas as faturas futuras, e o contador continua. Os orçamentos e os pedidos têm contadores próprios, como QUO- e ORD-.
O ERPFlow mantém uma única série de faturas por organização, então não há sequências separadas por filial, e não existe configuração para um número inicial personalizado. As faturas trazidas por importação de CSV mantêm os números do arquivo, e a importação não move o contador; por isso, se você está importando as faturas deste ano de outro sistema, defina um prefixo diferente para as novas, para evitar números repetidos.