Como controlar horas faturáveis por projeto

Para controlar horas faturáveis por projeto, dê a cada projeto o seu próprio código antes de o trabalho começar, faça cada registro de tempo citar um só projeto, anote a data, a pessoa, a tarefa e as horas, e marque cada registro como faturado quando ele chegar a uma fatura. Os totais por projeto mostram então o que foi trabalhado, faturado e ficou sem faturar.

As regras gerais para registrar horas estão em como controlar horas faturáveis. Este guia trata do que muda quando o projeto é a unidade dos seus relatórios.

Por que controlar horas faturáveis por projeto e não por cliente?

Controlar horas faturáveis por projeto importa porque um mesmo cliente pode ter vários trabalhos em condições diferentes, e um total por cliente esconde o que cada um está rendendo. Aqui vai um exemplo inventado: um cliente tem um projeto de site com preço fixo e orçamento de 40 horas e um acordo de suporte faturado por hora. Num mês, você registra 60 horas para esse cliente.

Por cliente, 60 horas parecem um bom mês. Por projeto, são 52 horas no site, 12 acima de um orçamento que ninguém vai pagar, e apenas 8 horas que você pode faturar. Essas situações pedem conversas diferentes, e um total por cliente não provoca nenhuma delas.

Como configurar um projeto para o controle de horas?

Configure um projeto para o controle de horas escrevendo um registro curto sobre ele antes que alguém lance uma hora. É tudo de que uma empresa pequena precisa:

O status faz mais do que parece. Sem ele, as pessoas continuam lançando no último projeto de que se lembram, e as horas caem num trabalho que foi faturado e encerrado em junho.

O que entra num registro de tempo de projeto?

Um registro de tempo de projeto precisa da data, da pessoa, do código do projeto, da tarefa, das horas, de um indicador de faturável e, depois, do número da fatura. Duas regras o mantêm honesto:

• Um registro, um projeto. Se um dia cobriu três projetos, são três registros.
• Sem código, sem chute. O trabalho que não pertence a nenhum projeto vai para um código interno, nunca para o projeto aberto mais próximo.

Guarde também o tempo de projeto não faturável, como retrabalho ou uma revisão interna, marcado como tal. Você não pode cobrá-lo, mas ele faz parte do que o trabalho exigiu. As regras desse indicador estão em horas faturáveis e não faturáveis.

Como ver horas faturadas e não faturadas por projeto?

Veja as horas faturadas e não faturadas por projeto mantendo uma tabela corrente, uma linha por projeto, refeita todo mês a partir dos seus registros de tempo. Nesta tabela inventada, cada linha precisa satisfazer uma só soma: trabalhadas é igual a faturadas mais reduzidas mais não faturadas.

Cada coluna indica algo a fazer:

• Não faturadas: o P-104 tem €990 de trabalho esperando para ser faturado (11 horas a €90) e o P-105 tem €1.540 (14 a €110). São €2.530 de trabalho feito e ainda não cobrado. Se você os leva na sua contabilidade, eles pertencem a um relatório de WIP.
• Orçamento restante: o P-105 já usou 97,5% das suas horas. Se há teto, avise o cliente antes de chegar às 80 e combine qualquer extra primeiro.
• Reduzidas: o P-104 abriu mão de 1,5 hora. Num projeto isso não é nada. O mesmo motivo se repetindo em dez projetos significa que suas estimativas precisam melhorar, como explica redução de valor faturado vs. baixa.

Num projeto de preço fixo, a coluna Faturadas não se aplica, porque a fatura cobra o preço ou uma etapa dele. Mantenha Trabalhadas e Orçamento restante e use o guia de orçamento versus horas reais.

Como evitar que horas de projeto sejam faturadas duas vezes ou esquecidas?

Evite que horas de projeto sejam faturadas duas vezes ou esquecidas escrevendo o número da fatura em cada registro quando ele for faturado e conferindo a soma acima antes de cada rodada de faturamento. Um registro com número foi faturado. Um registro sem número não foi, e ainda estará lá no mês seguinte.

Corrija os erros conforme a distância que eles já percorreram. Antes de faturar, reclassifique o registro para o projeto certo. Depois de faturar, deixe o registro em paz e corrija a fatura do jeito certo, com uma nota de crédito ou uma fatura corrigida, porque o registro de tempo deve continuar concordando com o que você enviou.

Controle de horas por projeto no ERPFlow

O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. Ele também não tem valores nem orçamentos em projetos, nem relatórios de tempo por pessoa, nem indicador de faturado nas horas, então a tabela corrente acima fica na sua planilha.

O que o ERPFlow faz hoje é guardar horas num projeto. Como funcionam os projetos traz o passeio completo:

• O projeto: um projeto é um quadro com colunas que você nomeia. Vincule-o a um cliente e ele aparece no cadastro desse cliente.
• As horas: cada cartão tem um campo de tempo gasto, digitado em horas e minutos. A lista de projetos soma cartões e tempo gasto de cada projeto, inclusive os cartões arquivados, e a aba Projetos do cliente soma tudo entre os quadros.
• Os limites: um cartão guarda um único número, sem data e sem divisão por pessoa, então use um cartão por tarefa ou por período de faturamento.
• Separar faturadas de não faturadas: acrescente colunas como "A faturar" e "Faturado" e mova os cartões. O quadro não soma uma coluna, mas a exportação em CSV traz o projeto, a coluna e o tempo gasto em minutos de cada cartão, e uma planilha consegue somar.
• Faturar: o tempo dos cartões não vira linhas de fatura. Leia o total e, na fatura, escolha um serviço que tenha o seu valor por hora e digite as horas como quantidade. Você pode vincular a fatura ao projeto em Documentos vinculados.

Projetos ilimitados estão em todos os planos, mas o plano Free limita os cartões a 10 no total, inclusive os arquivados.