Última atualização em 6 de novembro de 2026
Informações gerais, não aconselhamento fiscal ou jurídico. As regras dependem do seu país e da sua situação, então confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica.
Para transformar horas faturáveis em fatura, feche o registro de horas numa data de corte, revise as entradas, agrupe-as em poucas linhas, multiplique as horas pelo valor combinado, some o imposto e indique o período que o trabalho cobre. Tenha o registro detalhado à mão, porque é a primeira coisa que o cliente pede quando um valor o surpreende.
O que uma fatura de horas precisa mostrar?
Uma fatura de trabalho por hora precisa mostrar o que foi feito, quanto, a que valor e quando. Na UE, uma fatura com IVA deve indicar "a extensão e a natureza dos serviços prestados", o preço unitário sem IVA e a data em que a prestação foi efetuada ou concluída, quando difere da data de emissão (artigo 226 da Diretiva do IVA).
Para trabalho por hora, a extensão é o número de horas, o preço unitário é o valor da hora e a data da prestação é o período trabalhado. Os demais campos exigidos estão em campos do modelo de fatura com IVA, explicados. As regras nacionais acrescentam outros, e os países de fora da UE têm as suas.
Quanto detalhe as linhas da fatura devem ter?
Uma linha por trabalho e por valor da hora serve para a maioria dos clientes. Qualquer detalhe maior pertence a um resumo de tempo enviado com a fatura, porque uma fatura de 60 linhas convida a uma discussão de 60 linhas.
| Cliente ou contrato | O que as linhas devem mostrar |
|---|---|
| Um trabalho a um valor | Uma linha: trabalho, período, horas, valor da hora |
| Vários trabalhos ou centros de custo | Uma linha por trabalho, para que cada um possa ser classificado em separado |
| Valores diferentes por nível | Uma linha por trabalho e por valor |
| Contrato que define um formato, como seguradoras e órgãos públicos costumam fazer | Linhas-resumo, mais o respaldo exatamente no formato que o contrato pede |
| Trabalho com teto ou estimado | As linhas habituais, mais o total acumulado em relação ao teto na sua nota de acompanhamento |
Do registro de horas à fatura, passo a passo
- Defina a data de corte. Fim do mês, fim do trabalho ou o que vocês combinaram. As horas depois dessa data esperam a próxima fatura.
- Corra atrás do tempo que falta. Receba as entradas de todos antes de revisar qualquer coisa.
- Filtre o registro por este cliente, este período, faturável e ainda não faturado.
- Revise como o cliente faria. Reescreva entradas vagas, retire a sua própria refação e confira o valor da hora.
- Arredonde uma única vez, usando o incremento de faturamento do acordo.
- Agrupe em linhas e totalize as horas por trabalho e por valor.
- Concilie. Horas registradas, menos horas não cobradas, devem ser iguais às horas faturadas.
- Acrescente as despesas como linhas próprias. Veja como faturar despesas reembolsáveis.
- Emita e depois marque o registro. Escreva o número da fatura ao lado de cada entrada, para que nenhuma hora possa ser faturada duas vezes.
Exemplo prático: um mês de horas, três linhas
Eis um exemplo inventado. Uma pequena consultoria fecha março de 2026 para um cliente. Um consultor sênior cobra €120 por hora e uma analista €75, em dois trabalhos. Uma entrada de 1,50 hora da analista foi refação de um erro da própria empresa, então não é cobrada.
| Trabalho e nível | Horas registradas | Não cobradas | Horas faturadas | Valor da hora | Líquido |
|---|---|---|---|---|---|
| Análise de mercado, sênior | 14,50 | 0,00 | 14,50 | €120 | €1.740,00 |
| Análise de mercado, analista | 23,50 | 1,50 | 22,00 | €75 | €1.650,00 |
| Documento para o conselho, sênior | 6,00 | 0,00 | 6,00 | €120 | €720,00 |
| Total | 44,00 | 1,50 | 42,50 | €4.110,00 |
O IVA a 20% soma €822,00, então o total da fatura é €4.932,00.
A conciliação é a linha de baixo: 44,00 − 1,50 = 42,50. Se esses números não baterem, uma entrada sumiu ou foi contada duas vezes, e descobrir isso agora custa muito menos. Mostrar ou não na fatura as 1,50 hora como cortesia é outra decisão, tratada em redução de valor faturado e baixa.
Textos que você pode copiar
Uma descrição de linha que responde às dúvidas de sempre:
Análise de mercado, consultor sênior, de 1º a 31 de março de 2026: 14,50 horas a €120,00 por hora.
Uma nota de acompanhamento que evita dúvidas:
Segue a nossa fatura de março: 42,50 horas entre a análise de mercado e o documento para o conselho. O resumo de tempo também está anexo, para que você veja em que as horas foram usadas. Avise-me se algo precisar de uma segunda olhada.
Há mais versões no guia de modelos de e-mail de fatura.
Por que os clientes questionam faturas por hora?
Os clientes questionam faturas por hora quando o total os surpreende, mais do que quando duvidam das horas.
- Acima da estimativa e sem aviso. Avise antes de passar do valor, enquanto eles ainda podem mudar o plano.
- Entradas que parecem o seu diário. "Alinhamento interno" diz ao cliente que ele está pagando pelas suas reuniões.
- Uma fatura atrasada. Horas de três meses atrás são difíceis de conferir e fáceis de contestar.
- Um valor da hora de que ninguém falou. Combine qualquer aumento antes. O guia da carta de reajuste do valor da hora traz o texto.
Faturando horas faturáveis no ERPFlow
O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje, e o tempo registrado num cartão de projeto não vira linhas de fatura. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar.
Hoje você fatura horas digitando-as. Configure um serviço com o seu valor da hora, um por nível se os valores diferirem, e acrescente-o a uma nova fatura. Escolhê-lo preenche a descrição e o preço. Você digita as horas como quantidade, que aceita duas casas decimais, acrescenta o trabalho e o período à descrição e escolhe a alíquota de imposto daquela linha. O PDF não tem coluna de unidade, então escreva "horas" na descrição.
- A ordem de compra de um cliente vai no campo Número do pedido, que é impresso no PDF.
- O resumo de tempo precisa ir separadamente. Os arquivos no cartão Anexos de uma fatura são internos e nunca são enviados por e-mail ao cliente, então envie o resumo você mesmo ou ponha os números principais na descrição da linha ou em Notas.
- O projeto pode ser vinculado em Documentos vinculados, que também é interno.
- Depois de emitida, a fatura é definitiva. Um valor errado se corrige com Marcar como cancelada e Duplicar.
Se você usa Projetos, o total de Tempo gasto de um cartão é uma boa conferência do seu registro, embora não tenha datas nem divisão por pessoa.