Como emitir uma fatura de serviços contábeis

Uma fatura de serviços contábeis identifica a entidade jurídica do cliente e o período coberto, mostra cada honorário fixo, trabalho extra e desembolso em linha própria e traz o IVA onde ele se aplica. Ligue cada honorário fixo à carta de contratação, para que ninguém precise perguntar para que servia o valor.

O que a fatura de um contador deve conter?

A fatura de um contador deve primeiro cumprir as regras comuns de fatura e depois responder às perguntas que os clientes de contabilidade de fato fazem. Na UE, o artigo 226 da Diretiva do IVA fixa os dados exigidos, e o guia sobre os campos da fatura de IVA os percorre um a um. Veja o que eles significam no trabalho contábil.

Um exemplo calculado: a fatura de um mês

Aqui vai um exemplo inventado. Um escritório de escrituração fatura em abril uma pequena empresa pelo trabalho de março, cobrando 20% de IVA.

O total é €672,00 mais €134,40 mais €15,00. O cliente enxerga em dez segundos o que é rotineiro e o que é extra, e a linha do extra diz quem o combinou. Essa é a linha com maior chance de ser questionada, então é a que tem mais palavras.

Como descrever o trabalho contábil na fatura?

Descreva o trabalho contábil citando o serviço, o período e o acordo em que ele se enquadra. "Serviços profissionais: €2.400" é a linha sobre a qual o cliente liga.

Este texto basta para o honorário de fim de exercício:

Elaboração das demonstrações financeiras e da declaração de imposto sobre sociedades, exercício encerrado em 31 de dezembro de 2025. Honorário fixo conforme carta de contratação de 12 de janeiro de 2026.

Cuidado com descrições que se sobrepõem. O helpsheet de informação sobre honorários do ICAEW dá o exemplo de um cliente que pagou por "elaboração das contas", depois viu "finalização das contas" do mesmo período e concluiu que havia sido cobrado duas vezes. Se duas faturas tocam o mesmo período, diga o que é diferente na segunda.

Os membros do ICAEW também devem fornecer um detalhamento dos honorários se o cliente pedir, com informação suficiente para o cliente entender como os honorários foram calculados. Linhas claras tornam esse pedido menos provável e mais fácil de atender quando ele vier.

Quais custos são desembolsos na fatura de um contador?

Um custo só é desembolso para fins de IVA quando você o pagou como mandatário do cliente e repassa o valor exato, o que é um teste mais estreito do que a maioria dos escritórios supõe. A VAT Notice 700 da HMRC, seção 25 lista as condições, e a base na UE é o artigo 79 da Diretiva do IVA.

• Provavelmente se qualificam: uma taxa de registro que o cliente deve, que você pagou em nome dele com a autorização dele e repassou ao custo.
• Dificilmente se qualificam: suas próprias viagens, correio e telefone. A HMRC diz que esse teste costuma excluí-los. Eles entram como parte dos seus honorários, com IVA.
• Confira primeiro: uma assinatura de software que você mantém e repassa. Se o fornecedor fatura você, isso costuma indicar que faz parte do seu próprio fornecimento.

O guia sobre IVA em despesas reembolsáveis e desembolsos trata do teste por inteiro. Na dúvida, pergunte antes de excluir um custo, porque deixar um fora da base do IVA quando ele não se qualifica é um erro de IVA na sua fatura.

Como faturar um cliente de contabilidade em outro país?

Um cliente de contabilidade em outro país da UE normalmente é faturado sem IVA, pela inversão do sujeito passivo, desde que o cliente seja uma empresa. Os serviços a uma empresa geralmente são fornecidos onde o cliente está estabelecido (artigo 44), o cliente contabiliza o IVA (artigo 196), e a sua fatura deve conter a menção "Reverse charge" (artigo 226, ponto 11a). Mantemos aqui o texto em inglês porque não temos certeza do texto oficial em português para o Brasil; confira a versão oficial da Diretiva.

Clientes particulares são diferentes. Os serviços de contabilistas a uma pessoa física residente fora da UE são fornecidos onde essa pessoa mora (artigo 59, alínea c). Os guias sobre como faturar clientes da UE e sobre o texto da inversão do sujeito passivo aprofundam o assunto.

Os erros que fazem as faturas de contabilidade serem questionadas

• Endereçar ao diretor em vez da empresa. A empresa passa a ter uma fatura em nome de outra pessoa.
• Uma fatura para um grupo. Cada entidade precisa da sua, senão nenhuma consegue ligar o custo aos próprios livros.
• Pagamentos por conta sem trilha de faturas. O ICAEW alerta que ordens permanentes podem levar os clientes a supor que os pagamentos cobrem tudo. Diga o que eles cobrem e esteja pronto para conciliar honorários e pagamentos.
• Extras sem citar o acordo. "Trabalho adicional: €400" convida a uma disputa. A data e o e-mail resolvem.
• Um honorário fixo sem período. "Mensalidade" pode ser qualquer mês. Cite o mês.

O que os honorários cobrem pertence à seção de honorários da sua carta de contratação, e a fatura só precisa remeter a ela.

Como faturar clientes de contabilidade no ERPFlow

O ERPFlow cuida do escritório, e não da contabilidade dos seus clientes. A página sobre escritórios de contabilidade e escrituração mostra onde fica essa linha: sem livro-razão de partidas dobradas, integração bancária nem entregas legais obrigatórias.

• Honorários: configure cada um como um serviço com o seu preço. Escolha-o na linha e depois sobrescreva a descrição para acrescentar o período e a data da carta.
• Faturas: uma fatura aceita uma alíquota de imposto por linha, sai impressa no idioma do cliente e é congelada na emissão, inclusive os dados do cliente. O campo Número do pedido guarda a ordem de compra de um cliente, e as Notas saem impressas no PDF.
• Mensalidades: uma fatura recorrente as fatura no calendário, com linhas idênticas a cada execução. Escolha Criar rascunhos para eu enviar se quiser acrescentar o mês ou um extra antes de emitir. Ela emite e nunca cobra, então os pagamentos entram à mão.
• IVA: você configura as suas próprias alíquotas de imposto, inclusive um tipo de inversão do sujeito passivo, e escolhe uma por linha. O ERPFlow não escolhe uma alíquota pelo país do cliente nem confere números de IVA no VIES, então leia o PDF para ver o texto que a sua autoridade fiscal quer e acrescente o que faltar nas Notas.

Não há documento de nota de crédito. Uma fatura emitida é corrigida com Marcar como cancelada e Duplicar, o que lhe dá um novo rascunho para corrigir e emitir com um novo número.