Como controlar horas faturáveis numa agência

Para controlar as horas faturáveis de uma agência, dê a cada cliente um código e a cada trabalho uma linha sob ele, peça que cada pessoa registre o tempo todos os dias no trabalho e compare toda semana as horas de cada retainer com a franquia. Registrar é a parte fácil. O risco específico de uma agência é um retainer que estoura sem ninguém perceber.

Quais horas de agência são faturáveis?

As horas de agência são faturáveis quando o contrato do cliente diz que são, o que significa que a mesma hora pode ser cobrável para um cliente e gratuita para outro. Esta tabela é um padrão razoável. Confira-a com cada contrato.

Registre tudo, inclusive o que você não pode cobrar. As regras gerais estão no guia sobre horas faturáveis e não faturáveis, e o tempo que você registrou mas não vai cobrar é uma redução de valor faturado com um motivo ao lado.

Como uma agência deve configurar clientes, trabalhos e tarefas?

Os códigos de tempo de uma agência devem seguir cliente, depois trabalho, depois tipo de tarefa, com uma lista curta de tipos de tarefa compartilhada por todos. Nesta configuração inventada, HARB-RET é o retainer mensal da Harbour Foods e HARB-WEB é um trabalho de site separado para o mesmo cliente, porque os dois têm condições diferentes.

• Tipos de tarefa: limite-os ao que você faria relatórios, como estratégia, texto, design, produção e gestão de contas. Uma lista de trinta é ignorada, e tudo acaba em "geral".
• Códigos internos: INT-PITCH e INT-ADMIN recebem tudo o que não é trabalho para cliente, de modo que a semana de cada pessoa some as horas do contrato. Uma semana que fica abaixo significa tempo faltando.
• Valores da hora: mantenha-os por função, não por entrada. Se um cliente quer um valor único para a equipe, calcule um valor médio da hora e deixe os valores por função na sua própria planilha.

Uma folha de horas da equipe semanal compartilhada basta para tocar isso até a agência ter mais clientes do que uma pessoa consegue guardar de cabeça.

Como acompanhar as horas de um retainer sem estourar?

Acompanhe as horas de um retainer comparando, toda semana, as horas usadas com a parcela do mês que já passou. Eis um exemplo inventado: um retainer mensal de €6.000 compra 60 horas, o que dá €100 por hora em média. Depois de duas semanas de quatro, foram 38 horas. São 63% da franquia no meio do mês.

Avise o cliente agora, enquanto a escolha ainda é dele:

Usamos 38 das 60 horas do retainer deste mês, com duas semanas pela frente. Nesse ritmo o mês terminaria com cerca de 76 horas. Diga-nos quais dos itens restantes devemos segurar, ou podemos seguir em frente e cobrar as 16 horas extras ao valor combinado de €100 por hora.

No fim do mês, meça o estouro das duas maneiras, porque elas não coincidem.

Medido em horas, o mês estourou em 6,5 horas, que a €100 são €650 a mais. Medido em valor pelos valores da tabela, são apenas €135 acima dos €6.000 do honorário, porque a combinação de funções do mês teve uma média de cerca de €92 por hora, abaixo dos €100 que o retainer pressupõe. As duas contas são honestas, e a diferença entre elas é de €515.

Por isso o contrato precisa dizer em que unidade o retainer é medido. Resolva isso, e o que acontece com as horas não usadas, antes de qualquer um começar a trabalhar. O guia sobre faturar um retainer mensal trata da fatura em si.

Como fazer uma equipe criativa registrar o tempo?

Faça uma equipe criativa registrar o tempo tornando isso algo de menos de um minuto por dia e mostrando para que servem os números. Ninguém preenche bem uma folha de horas só porque mandaram.

• Registre no fim de cada dia, com a agenda aberta. Não peça às pessoas que usem cronômetros enquanto se concentram.
• Mostre a cada pessoa o consumo do retainer. Quem vê que um cliente está em 63% na metade do mês vai comentar antes de você precisar perguntar.
• Não use o registro para julgar a velocidade das pessoas. Quando ele vira uma medida de desempenho, as entradas derivam para o que parece bom, e as faturas derivam junto.

Se você quer isso por escrito, uma política de folha de horas curta define o prazo e quem acompanha.

O que uma agência deve revisar todo mês?

A revisão mensal de uma agência deve transformar quatro números em quatro decisões.

Controlando as horas da agência no ERPFlow

O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. O ERPFlow também não tem relatórios de tempo por pessoa, e nada acompanha a franquia de um retainer, então o registro e a conferência de consumo acima ficam na sua planilha.

Veja o que ele faz por uma agência de marketing ou criativa:

• Clientes e trabalhos: um projeto é um quadro que você pode vincular a um cliente. Os cartões carregam responsáveis, prazos, arquivos e comentários, além do tempo gasto digitado em horas e minutos, e esses tempos são somados por projeto e por cliente. Cada cartão guarda um único valor, sem data e sem divisão por pessoa, e ele não vira linhas de fatura.
• Honorários de retainer: uma fatura recorrente cobra um valor fixo toda semana, mês, três meses ou ano e a envia por e-mail ou a deixa como rascunho. Ela emite a fatura e não cobra o dinheiro. Se você cobra estouros, escolha Criar rascunhos para eu enviar para poder acrescentar a linha extra antes de emitir, ou emita uma fatura separada.
• Valores da hora: um serviço por função, com a unidade em horas e o preço da hora, de modo que qualquer linha possa ser escolhida em vez de digitada.