Última atualização em 6 de novembro de 2026
Regras e valores de outras fontes conferidos em 6 de novembro de 2026. Eles mudam, então confirme na fonte antes de se basear neles.
Informações gerais, não aconselhamento fiscal ou jurídico. As regras dependem do seu país e da sua situação, então confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica.
Um modelo de reembolso de quilometragem precisa de uma linha por deslocamento: data, origem, destino, finalidade, código do projeto, milhas de trabalho, valor por milha e quantia. Acrescente o empregado, o veículo e as milhas já pedidas neste ano fiscal. No Reino Unido, o valor aprovado pela HMRC para carros é 55p por milha nas primeiras 10.000 milhas de trabalho em 2026 a 2027, depois 25p.
Modelo de reembolso de quilometragem para copiar
Este modelo de reembolso de quilometragem tem um cabeçalho curto e uma linha por deslocamento. O total acumulado de milhas no cabeçalho é o campo que a maioria dos modelos deixa de fora, e é assim que você sabe quando o valor cai. Um exemplo inventado para um empregado de uma empresa de projetos do Reino Unido:
| Dados do pedido | |
|---|---|
| Empregado | [Nome] |
| Veículo | [Placa, carro ou van, cilindrada] |
| Mês | Junho de 2026 |
| Milhas de trabalho neste ano fiscal, antes deste pedido | 4.310 |
| Milhas de trabalho neste ano fiscal, depois deste pedido | 4.460 |
| Aprovado por e data | [Nome, data] |
| Data | Deslocamento | Finalidade | Projeto | Milhas de trabalho | Valor por milha | Quantia |
|---|---|---|---|---|---|---|
| qua 3 jun | Escritório até a obra Riverside e volta | Reunião na obra | P-114 | 38 | 55p | £20,90 |
| ter 9 jun | Escritório até o cliente em Leeds e volta | Revisão de projeto | P-118 | 72 | 55p | £39,60 |
| qua 17 jun | Casa até a obra Riverside e até o escritório | Visita de acabamento | P-114 | 24 | 55p | £13,20 |
| qua 24 jun | Escritório até o fornecedor e volta | Buscar amostras | Interno | 16 | 55p | £8,80 |
| Total | 150 | £82,50 |
A coluna de projeto se justifica na hora de faturar. A Riverside soma 62 milhas e £34,10, que é o que você repassaria a esse cliente se o contrato permitir. Na planilha, a quantia é simplesmente milhas vezes o valor por milha, e o total acumulado é o valor do mês passado mais as milhas deste pedido.
Quais são os valores atuais por milha?
Os valores atuais do Reino Unido estão na tabela abaixo, e qualquer modelo que ainda mostre 45p para carros está desatualizado. O valor da primeira faixa foi de 45p por 15 anos e subiu para 55p com efeito a partir de 6 de abril de 2026. O governo disse que revisará os valores dos anos seguintes, então confira de novo antes de cada 6 de abril.
| Veículo | Valor no Reino Unido por milha de trabalho, 2026 a 2027 |
|---|---|
| Carro ou van, primeiras 10.000 milhas | 55p |
| Carro ou van, acima de 10.000 milhas | 25p |
| Motocicleta | 24p |
| Bicicleta | 20p |
| Passageiro num carro ou van | 5p cada |
Esses são os valores publicados pela HMRC, e valem para o veículo próprio do empregado. Carros da empresa usam os advisory fuel rates à parte, que a HMRC revisa a cada trimestre.
Nos EUA, a taxa padrão do IRS para uso comercial mudou no meio do ano: 72,5 centavos por milha de 1º de janeiro a 30 de junho de 2026 e 76 centavos de 1º de julho a 31 de dezembro de 2026. Um pedido que atravessa essa data precisa dos dois valores.
Em outros lugares, valores e regras são definidos em cada país e alguns países não têm nenhum valor aprovado, então use o número da sua própria autoridade fiscal. Mude a coluna de valor por milha e o modelo continua funcionando.
Como os dois valores da HMRC funcionam ao longo de um ano?
Os dois valores da HMRC funcionam por empregado e por ano fiscal: as primeiras 10.000 milhas de trabalho a partir de 6 de abril são a 55p e o que passar disso é a 25p. A HMRC soma as milhas de todos os veículos que o empregado usa nesse ano.
Um exemplo inventado. Um empregado dirige 11.200 milhas de trabalho num ano. O valor aprovado é 10.000 × 55p = £5.500, mais 1.200 × 25p = £300, num total de £5.800. O que acontece depois depende do que a empresa paga.
| A empresa paga | Total pago | Em relação a £5.800 | Resultado |
|---|---|---|---|
| 45p em todas as milhas | £5.040 | £760 a menos | O empregado pode pedir Mileage Allowance Relief sobre £760 |
| 55p, depois 25p | £5.800 | Igual | Nada a declarar e nenhum imposto |
| 55p em todas as milhas | £6.160 | £360 a mais | £360 são declarados num P11D ou somados ao salário, com imposto retido |
Uma empresa que esquece a segunda faixa acaba na última linha sem saber. É esse o erro que o total acumulado evita.
O National Insurance funciona de outro modo. A medida da HMRC fixa o valor desconsiderado dos ganhos da Class 1 em 55p por milha, sem faixa inferior. Então, na última linha, os £360 são tributáveis, mas não estão sujeitos ao National Insurance da Class 1 nessa base. Confira com o seu provedor de folha de pagamento, sobretudo se você também paga uma ajuda de custo de carro, porque ela conta para o mesmo limite.
Quais deslocamentos podem entrar num pedido de reembolso de quilometragem?
Deslocamentos de trabalho podem entrar num pedido de reembolso de quilometragem, e o deslocamento comum casa-trabalho não. Em trabalho de projeto, a pergunta costuma ser se uma obra conta como local de trabalho temporário, o que a HMRC explica no folheto 490.
| Deslocamento | Reembolsável no Reino Unido? | Por quê |
|---|---|---|
| Casa até o seu escritório habitual | Não | Deslocamento comum |
| Escritório até um cliente ou obra e volta | Sim | Viagem de trabalho |
| Casa até uma obra temporária | Em geral, sim | Um lugar a que você vai para uma tarefa de duração limitada é um local de trabalho temporário |
| Casa até uma obra em que você passa 40% ou mais do tempo, por mais de 24 meses | Não | Conta como local de trabalho permanente |
| Uma obra prorrogada além de 24 meses | Só até a prorrogação | Torna-se permanente a partir da data em que as expectativas mudam |
| Um desvio pessoal no caminho | O desvio não | Viagem particular |
A linha dos 24 meses importa para empresas que trabalham em obras, inclusive de construção. O teste da HMRC olha para o que se espera: um projeto planejado para 18 meses e prorrogado para 30 é temporário até a data da prorrogação e permanente depois dela. Anote essa data no arquivo do projeto, porque o mesmo trajeto deixa de ser reembolsável a partir dali.
A sua própria política pode ser mais rígida do que a regra fiscal. Algumas empresas descontam o deslocamento normal de qualquer trajeto casa-obra para simplificar, e a política de reembolso de despesas é o lugar para dizer isso. Cobrar do cliente o tempo gasto em deslocamento é outra questão, tratada em como cobrar o tempo de deslocamento.
A empresa pode recuperar o IVA da quilometragem?
Uma empresa do Reino Unido registrada para IVA pode recuperar o IVA só sobre a parte de combustível de uma ajuda de custo de quilometragem, nunca sobre o pagamento inteiro. O VAT Notice 700/64 manda multiplicar o elemento de combustível pela fração do IVA, e a ajuda de custo deve se basear em milhas realmente dirigidas.
Uma conta inventada com as 150 milhas acima, supondo um custo de combustível de 14p por milha. O elemento de combustível é 150 × 14p = £21,00. A fração do IVA a 20% é 1/6, então o IVA a recuperar é £3,50. Combine com o seu contador como definir o valor do combustível.
O aviso também define os registros a manter para cada empregado: a quilometragem percorrida, se um deslocamento foi ao mesmo tempo de trabalho e particular, a cilindrada do veículo, o valor da ajuda de custo e o IVA recuperado. Você também precisa de faturas de combustível, a menos que o combustível tenha sido comprado num cartão fornecido por você. Então acrescente a cilindrada ao cabeçalho do modelo e peça aos motoristas que guardem os recibos de combustível se você pretende recuperar o IVA.
Registrando pedidos de reembolso de quilometragem no ERPFlow
O ERPFlow não tem controle de quilometragem, pedidos de reembolso de funcionários nem reembolso, então o modelo acima fica numa planilha, e o total acumulado de milhas também.
Quando você paga um pedido, registre-o como uma despesa numa categoria sua, como Quilometragem, e anexe a planilha assinada. Uma despesa não é vinculada a um cliente nem a um trabalho, então o ERPFlow não vai totalizar a quilometragem por projeto. A coluna de projeto da sua planilha faz isso.
Para repassar a quilometragem a um cliente, acrescente-a à fatura como uma linha com as milhas como quantidade e o seu valor por milha como preço. Se você faz isso com frequência, um serviço com esse nome e o preço já definido poupa redigitar.