Como faturar despesas reembolsáveis

Para faturar uma despesa reembolsável, coloque-a na fatura como uma linha própria, com o que foi, quando aconteceu e o valor, pelo custo ou com a margem que você combinou. Guarde o recibo. Somar ou não IVA depende de ser um repasse (em geral sim) ou um desembolso de verdade (em geral não).

Como as despesas reembolsáveis devem aparecer na fatura?

As despesas reembolsáveis devem aparecer como linhas separadas abaixo dos seus honorários, cada uma específica o bastante para que o financeiro do cliente não precise perguntar nada. "Despesas: €240" gera pergunta. Esta não gera:

Despesa: trem e hotel para a visita à sede do cliente, 11 e 12 de março de 2026, pelo custo. Recibos disponíveis sob solicitação.

Agrupe itens pequenos se o cliente concordar, mas dê a cada grupo um intervalo de datas. Se você aplicou margem a um custo, não escreva "pelo custo" ao lado dele.

Cobre as despesas na mesma fatura do trabalho a que se referem ou na primeira fatura depois de pagá-las. Uma despesa que aparece quatro meses depois muitas vezes já perdeu o lugar dela no orçamento do cliente. O tempo gasto em deslocamento é uma questão separada da passagem, e o guia sobre cobrar o tempo de viagem trata dele.

É um repasse ou um desembolso?

Um repasse é um custo que você comprou para fazer o seu próprio trabalho, enquanto um desembolso é um custo que você pagou apenas em nome do cliente. A diferença decide o IVA.

A maioria das despesas empresariais são repasses, seja qual for o nome que a fatura lhes dê. O próprio exemplo da HMRC é um consultor que voa até a sede de um cliente: a passagem não pode ser um desembolso, porque a prestação da companhia aérea foi feita ao consultor (Notice 700, parágrafo 25.1.3). No Reino Unido, todas as condições da HMRC precisam ser atendidas para tratar algo como desembolso. Na UE, a regra é o artigo 79 da Diretiva do IVA: o dinheiro deve ser gasto em nome do cliente e por conta dele, e você precisa comprovar o valor real e não pode deduzir o IVA sobre ele.

O lado fiscal disso tem guia próprio: IVA sobre despesas reembolsáveis e desembolsos. O restante deste trata de colocar isso na fatura.

Uma fatura completa com honorários, um repasse e um desembolso

Aqui está um exemplo inventado, com IVA de 20% para simplificar a aritmética. Um consultor cobra honorários, repassa a viagem e repassa uma taxa de licença paga em nome do cliente.

Como evitar cobrar IVA sobre IVA?

Você evita cobrar IVA sobre IVA repassando o custo sem o IVA que você pode recuperar e somando depois o seu próprio IVA por cima. É o erro mais comum em uma linha de despesa. Tome um recibo de hotel inventado de €120 que inclui €20 de IVA.

A segunda linha está correta, e isso surpreende as pessoas. Alguns países restringem a recuperação do IVA de hotéis e refeições, e então os €120 inteiros são o seu custo e o seu próprio IVA ainda se aplica à linha. Pergunte ao seu contador quais custos você pode recuperar.

A última linha é a que deve ser evitada. O cliente paga €24 a mais, e um financeiro atento vai devolver a fatura.

Pelo custo ou com margem?

Pelo custo é o padrão usual para despesas reembolsáveis, e uma margem é aceitável se o cliente a combinou por escrito. Uma margem é razoável quando você assume um custo real ao adiantar o dinheiro ou gerenciar um fornecedor. Sobre os €240 acima, 10% fazem a linha chegar a €264, com €52,80 de IVA. Seja qual for a escolha, declare-a antes de gastar:

Despesas: viagens e outros custos necessários a este trabalho são cobrados pelo custo, sem margem, na fatura do mês em que ocorrem. Qualquer custo individual acima de €100 precisa antes da sua aprovação por escrito. Os recibos estão disponíveis sob solicitação.

A linha da aprovação evita a maioria das discussões. Sem ela, você pede ao cliente que aprove um hotel de €600 depois da estadia.

Os erros que custam dinheiro

• Esquecer. O motivo usual é que o custo mora em um extrato de cartão e a fatura mora em outro lugar. Confira suas despesas antes de enviar cada fatura.
• Perder o recibo. Sem recibo, pode não haver recuperação de IVA nem resposta quando o cliente perguntar.
• Recuperar o IVA de um desembolso. Você não pode fazer as duas coisas.
• Confundir repasse com reembolso de funcionário. Reembolsar um funcionário que cobriu um custo é outro trabalho, seja o que você cobrar depois do cliente. Veja a política de reembolso de despesas.

Repassar uma despesa no ERPFlow

As despesas no ERPFlow não são vinculadas a clientes nem a trabalhos, então repassar um custo é uma linha que você digita na fatura. O ERPFlow não consegue puxar uma despesa para uma fatura, marcar uma como não faturada nem mostrar custo ou margem por cliente.

Então você faz duas coisas. Registre o custo em Despesas, com a categoria, o fornecedor, o IVA e o recibo anexado. Depois digite a linha na fatura: descrição, quantidade, preço e alíquota de imposto, ou nenhum imposto no caso de um desembolso. Acrescente o número da fatura à descrição da despesa, para ver de relance que ela já foi cobrada.

Os arquivos anexados a uma fatura são internos e não são enviados ao cliente, então, se um cliente quiser os recibos, envie-os separadamente.

O ERPFlow não tem reembolso de despesas de funcionários, controle de quilometragem nem leitura de recibos.