Taxa de utilização vs. horas faturáveis em serviços profissionais

Horas faturáveis são uma contagem: as horas que você pode cobrar dos clientes. A taxa de utilização é uma proporção: essas horas divididas pelas horas em que a pessoa estava disponível para trabalhar. Você precisa das duas, porque 96 horas faturáveis são um mês forte para quem trabalha meio período e um mês comum para quem trabalha em tempo integral.

Qual é a diferença entre taxa de utilização e horas faturáveis?

A taxa de utilização e as horas faturáveis respondem a perguntas diferentes, e uma terceira medida, a realização, responde à que os donos costumam valorizar mais.

Se você ainda não definiu o que conta como faturável, comece pelo guia sobre horas faturáveis e não faturáveis. As três medidas dependem disso.

Como calcular a taxa de utilização?

Calcule a taxa de utilização dividindo as horas faturáveis de uma pessoa pelas horas disponíveis dela no mesmo período e multiplicando por 100. O número faturável raramente é contestado. A discussão é sobre o que conta como disponível.

Aqui vai um exemplo inventado. Um consultor com semana de 37,5 horas tem um mês com 21 dias úteis, que são 157,5 horas contratuais. Um feriado e três dias de licença tiram 30 horas. O consultor fatura 102 horas.

É a mesma pessoa no mesmo mês, com 15 pontos de diferença. Nenhum dos números está errado. O segundo é mais justo para avaliar uma pessoa, já que ninguém deve parecer ocioso por tirar as férias. O primeiro mostra o que um ano inteiro de horas pagas produziu. Escolha um, anote e nunca compare números calculados com definições diferentes, que é também o motivo para tratar com cuidado os parâmetros de mercado publicados.

Por que as mesmas horas faturáveis podem significar coisas diferentes?

As mesmas horas faturáveis podem significar coisas diferentes porque não dizem nada sobre quantas horas estavam disponíveis. Estas três pessoas inventadas faturaram 96 horas cada uma num mês.

Uma classificação por horas faturáveis coloca as três empatadas. Também vale o inverso: a mesma taxa de utilização pode esconder valores bem diferentes. Estes dois consultores registraram 120 horas faturáveis de 150 disponíveis, a um valor de €100.

As 24 horas que faltam ao consultor B sofreram redução de valor faturado antes da fatura. A taxa de utilização não as enxerga, então uma empresa que acompanha só a utilização avaliaria os dois do mesmo jeito, com €2.400 de diferença.

Que meta de taxa de utilização uma empresa deve definir?

Uma empresa deve calcular a meta de utilização a partir dos próprios custos, porque um parâmetro de outra empresa reflete os valores e a composição de equipe dela. Aqui vai um exemplo inventado para um consultor, cobrado a €90 por hora, com margem desejada de 20%.

Depois teste-a contra o que de fato acontece. Se a empresa costuma faturar apenas 90% do valor padrão, o valor efetivo é €81, as horas necessárias sobem para 1.204 e a meta vai para 73,0%. Se, em vez disso, ela subir o valor para €100, a meta cai para 59,1%.

Esses três números mostram que a taxa de utilização é apenas uma das alavancas. O valor e as reduções mexem na mesma conta, e o guia sobre como calcular o valor da hora cobrado do cliente trata do outro lado dela.

Quando uma meta de utilização sai pela culatra?

Uma meta de utilização sai pela culatra quando as pessoas conseguem atingi-la registrando tempo, e não fazendo trabalho mais útil. Fique atento a estes pontos:

• Enchimento. Horas são registradas como faturáveis e depois reduzidas na hora de faturar. A utilização sobe enquanto a realização cai, e por isso as duas devem ser lidas juntas.
• Uma meta para todos. Um sócio que vende e gerencia não consegue igualar quem só faz trabalho para clientes. Defina metas por função.
• Nenhuma folga. Quem está em 100% não tem horas para treinamento, para propostas nem para um pedido urgente de um cliente. O plano das próximas semanas dessa pessoa pertence a um plano de capacidade, e ele deve deixar espaço.
• Ler um mês como veredito. Um mês parado pode ser um problema de vendas, e não da pessoa. Olhe a tendência ao longo de um trimestre.

Como medir a taxa de utilização junto com o ERPFlow

O ERPFlow não calcula a taxa de utilização. Ele não tem relatórios de utilização nem de capacidade, então as fórmulas acima ficam na sua planilha. Também não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar, e isso cobre registrar e faturar tempo, não relatórios de utilização.

O ERPFlow pode fornecer alguns dos insumos:

• Deduções das horas disponíveis: Férias tem um calendário da equipe, uma linha por pessoa no mês, com as ausências em barras e os feriados hachurados.
• O custo de uma pessoa: a seção Salário do cadastro de Equipe guarda o valor por hora e as horas mensais, como salário bruto mais encargos patronais. Só os perfis com permissão para ver salários conseguem lê-la.
• Horas por projeto: os cartões de projeto guardam o tempo gasto digitado, somado por projeto e por cliente, mas nunca por pessoa.
• O resultado da empresa toda: o cartão Rentabilidade do painel confronta a receita e outras receitas com as despesas, os salários e as bonificações. Ele cobre o negócio inteiro, então não diz nada sobre uma pessoa.