Um fluxo prático de controle de horas faturáveis para contadores

Um fluxo prático de controle de horas faturáveis para contadores define a base de honorários de cada contratação, registra o tempo todos os dias por cliente e tarefa, fecha o registro todo mês, revisa as horas em relação aos honorários e depois fatura ou reduz o valor antes de o próximo período abrir. Registre também o trabalho de preço fixo, porque esse registro mostra quais honorários não compensam.

Por que contadores devem registrar o tempo no trabalho de preço fixo?

Registrar o tempo no trabalho de preço fixo mostra quanto cada preço realmente rende por hora. O cliente nunca vê isso, e isso não muda a fatura. É para você.

Dois clientes com o mesmo honorário mensal podem tomar quantidades de tempo muito diferentes, em geral pelo estado dos registros deles. Você não saberá qual é qual só pelas faturas. O guia sobre honorários fixos na contabilidade trata de como precificar esses honorários. Este trata da rotina que mostra se eles funcionam.

A que os contadores devem registrar o tempo?

Registre o tempo por cliente, serviço e período, para que um número possa depois ser comparado com os honorários que o cobrem. Uma lista curta de códigos resolve:

Uma entrada fica então assim: "Cliente A, VAT, 1º tri de 2026, 1,5 hora, conciliação do razão de compras". QRY é o código que compensa o esforço, porque aponta os clientes que mais custam em cobrança de documentos.

O fluxo mensal, passo a passo

1. Todos os dias: cada pessoa registra o tempo por cliente, código e período, inclusive ligações curtas. O guia do registro de horas traz as colunas.
2. Toda sexta-feira: preencha as lacunas enquanto a semana ainda está na cabeça.
3. Primeiro dia útil: feche o mês anterior. Entradas posteriores precisam da concordância do revisor.
4. Até o 3º dia útil: o revisor compara as horas com os honorários e sinaliza o que estiver fora do escopo. Para cada sinalização, decida se cobra, absorve ou leva o assunto ao cliente.
5. Até o 5º dia útil: emita as faturas do mês: honorários fixos, aconselhamento por hora e extras combinados.
6. No mesmo dia: atualize o seu relatório de trabalho em andamento com o que foi ganho e ainda não faturado.
7. Todo trimestre: revise os honorários de cada cliente em relação às horas dos últimos 12 meses.

Os dias são uma sugestão. O que importa é que a revisão aconteça antes de faturar e que o mês feche numa data conhecida, para que os números parem de se mexer.

Como impedir que o trabalho fora do escopo vaze?

O trabalho fora do escopo vaza porque um cliente faz uma pergunta rápida e ninguém consulta a carta de contratação. É preciso de duas coisas: uma carta que liste o que os honorários incluem, tratada em a seção de honorários de uma carta de contratação, e um e-mail enviado antes de o trabalho começar.

Isso está fora do nosso honorário mensal, que cobre a escrituração e as declarações de IVA. Estimo cerca de 3 horas a €85 por hora, ou seja, €255 mais IVA. Posso seguir em frente?

É um e-mail curto, e os clientes raramente se opõem a ser consultados antes. O que os incomoda é uma surpresa na fatura. Guarde a resposta junto com os registros de tempo.

Exemplo prático: quanto cada preço fixo rende por hora

Eis um exemplo inventado. Um pequeno escritório quer que o trabalho de preço fixo renda pelo menos €75 por hora, valor que calculou pelo método do valor da hora cobrado do cliente.

O total parece bom, e é assim que o Cliente B fica escondido. Com 6 horas por mês, o Cliente B precisa de um honorário de €450 (6 × €75), ou o trabalho tem de cair para 4 horas (€300 ÷ €75).

Um mês prova pouco em contabilidade, porque o fim do exercício e os trimestres de IVA concentram horas em certos meses. Compare os honorários com os últimos 12 meses de horas antes de falar com alguém. Se as horas de QRY são a causa, uma conversa sobre entregar os registros no prazo pode resolver sem mexer nos honorários.

O que fazer com o tempo que você não consegue faturar?

O tempo por hora que você decide não cobrar é uma redução de valor faturado, e uma fatura que você não consegue receber é uma baixa. Redução de valor faturado e baixa explica como registrar cada uma.

O estouro num preço fixo não é nenhuma das duas. Nada ia ser faturado por ele, então ele simplesmente entra na revisão de honorários. Resista à vontade de tirá-lo do registro para arrumar a casa, porque é a evidência de que você vai precisar quando os honorários forem renovados.

Rodando esse fluxo no ERPFlow

O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje, e o tempo num cartão não vira linhas de fatura. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. O ERPFlow cuida do escritório e não da contabilidade dos seus clientes, e não é um livro-razão. Veja como o fluxo se encaixa hoje:

• Trabalho e prazos: um quadro de projeto por cliente, vinculado ao cadastro do cliente, com um cartão por tarefa e período, como "Declaração de IVA, 1º tri de 2026". Cada cartão tem um prazo e responsáveis. O vínculo com o cliente fica no quadro, então um quadro por cliente dá um total de tempo por cliente.
• Tempo: digitado em Tempo gasto de cada cartão, com totais por quadro e por cliente. Não há códigos de tarefa nem relatórios por pessoa. O tempo também não tem data, e é por isso que um cartão por período mantém março separado de abril.
• Honorários fixos: as faturas recorrentes são emitidas num calendário, por exemplo todo mês ou a cada três meses, uma fatura por cliente a cada rodada, enviada por e-mail ou deixada como rascunho. Elas faturam e nunca cobram.
• Aconselhamento por hora: um serviço com o seu valor da hora numa fatura comum, com as horas digitadas como quantidade.
• A revisão: a aba Análises de um cliente mostra a receita, e a aba Projetos mostra o tempo. Dividir uma pela outra é uma conta que você mesmo faz, porque o ERPFlow não tem valores da hora, orçamentos, nem custo ou margem por cliente. Também não tem relatório de trabalho em andamento.