Última atualização em 6 de novembro de 2026
Para converter um orçamento em fatura, espere o cliente aceitá-lo, copie as linhas e os preços combinados para uma nova fatura, acrescente os dados que só a fatura tem (o próprio número, uma data de emissão e uma data de vencimento) e envie. O sistema de faturamento faz a cópia por você, e assim os dois documentos não podem divergir.
O orçamento é uma oferta. A fatura é um pedido de pagamento e, na maioria dos países, um documento fiscal. Quase tudo o que segue vem dessa diferença.
O que muda entre um orçamento e uma fatura?
As linhas e os preços passam de um para o outro. Quase tudo ao redor deles muda.
| Orçamento | Fatura | |
|---|---|---|
| Finalidade | Oferece um preço | Pede o pagamento |
| Número | Da sequência de orçamentos | Novo número da sequência de faturas |
| Data que importa | Válido até | Data de vencimento |
| Dados do cliente | O nome de um contato pode bastar | Razão social e endereço completos, mais o número de IVA quando exigido |
| Pode ser alterado? | Sim, até ser aceito | Não. Uma fatura enviada é corrigida, nunca editada |
| Efeito fiscal | Nenhum | Em geral gera uma obrigação de IVA |
Os dados do cliente são a linha que as pessoas deixam passar. Um orçamento pode ir para "Maria, da Bloom Studio". A fatura precisa citar a pessoa jurídica, e o financeiro a devolve se isso não acontecer.
Quando converter o orçamento?
Converta quando chegar o momento de cobrança combinado. Nem sempre é o momento em que o cliente diz sim.
- Trabalhos pequenos e rápidos: fature o valor total quando o trabalho estiver pronto.
- Trabalhos maiores: fature um sinal na aceitação e o saldo na conclusão.
- Projetos longos: fature em etapas combinadas. Nosso guia de faturamento por etapas explica como configurá-las.
Seja qual for a opção, escreva as etapas no próprio orçamento. Uma fatura de sinal fica muito mais fácil de enviar quando o cliente já viu "30% na aceitação" acima da assinatura dele.
Como converter um orçamento em fatura, passo a passo
- Confirme a aceitação. Guarde a cópia assinada ou o e-mail dizendo sim.
- Confira se o orçamento ainda é válido. Se ele expirou, confirme o preço antes de cobrá-lo.
- Copie as linhas. Use a ação de converter do seu sistema em vez de redigitar.
- Complete os dados do cliente. Razão social, endereço de cobrança e número de IVA, se ele tiver.
- Acrescente a referência dele. Pergunte se ele precisa do número de uma ordem de compra na fatura. Muitos clientes maiores não conseguem pagar sem ela.
- Defina as datas. Use a data de hoje como data de emissão e o prazo de pagamento combinado para a data de vencimento.
- Confira a alíquota de imposto. O IVA em geral segue a alíquota em vigor quando o serviço é prestado, não quando você orçou, então um trabalho orçado antes de uma mudança de alíquota pode precisar da nova.
- Emita e envie. É este o passo que dá à fatura o seu número e a torna definitiva.
Um exemplo completo: um orçamento, duas faturas
Aqui está um exemplo inventado. Uma empresa de reformas orça €4.800 mais 20% de IVA, com 30% devidos na aceitação e o saldo na conclusão.
| Documento | Líquido | IVA (20%) | Total |
|---|---|---|---|
| Orçamento QUO-2026-0042 | €4.800 | €960 | €5.760 |
| Fatura 1: sinal, 30% | €1.440 | €288 | €1.728 |
| Fatura 2: saldo, 70% | €3.360 | €672 | €4.032 |
| Faturas somadas | €4.800 | €960 | €5.760 |
Confira essa última linha sempre. Se as faturas não somam o orçamento, ou uma linha foi esquecida, ou o trabalho mudou e a papelada ainda não mostra isso. A forma como o IVA se aplica ao sinal varia de país para país, e o guia de faturas de sinal e pagamento final trata do assunto.
E se o trabalho mudou depois de o orçamento ser aceito?
Deixe o orçamento aceito em paz e acrescente a mudança à fatura como uma linha própria. Identifique-a de modo que ninguém precise perguntar, por exemplo "Adicional: nova fiação no corredor, combinada por e-mail em 14 de março".
Se a mudança for grande, envie um novo orçamento curto para o trabalho extra e converta esse também. Leva poucos minutos e significa que o cliente aprovou o custo extra antes de vê-lo em uma cobrança.
Os erros que fazem as faturas voltarem
- Um preço redigitado. Um dígito errado e o financeiro do cliente trava o pagamento.
- Falta o número da ordem de compra, quando o cliente precisa dele.
- O nome do contato em vez do da empresa.
- Um orçamento expirado cobrado pelo preço antigo, quando seus custos ou o escopo do cliente mudaram.
- Editar o orçamento depois da aceitação. Aí você não consegue mais mostrar o que foi combinado.
Converter um orçamento em fatura no ERPFlow
No ERPFlow, abra o orçamento, escolha Converter em fatura e o cliente e as linhas são copiados para um novo rascunho de fatura. O rascunho leva a data de hoje e vence depois do prazo de pagamento do orçamento. O orçamento permanece como estava, e os dois documentos ficam vinculados, de modo que cada um mostra o outro em Documentos vinculados.
- Para cobrar por etapas, converta uma vez para cada etapa. Cada conversão gera um novo rascunho do orçamento inteiro, que você reduz à parte daquela etapa antes de emitir.
- Se o orçamento foi para um lead, o ERPFlow pede que você transforme o lead em cliente primeiro e depois faz a conversão no mesmo passo.
- Se você entrega antes de cobrar, converta o orçamento em pedido e o pedido em fatura. Os pedidos estão nos planos pagos.
- Ao emitir o rascunho, ele recebe o número, como
INV-2026-0042, e se torna definitivo.
No ERPFlow, os clientes não podem aceitar um orçamento online nem assiná-lo eletronicamente. Você mesmo marca o orçamento como aceito e pode anexar a ele a cópia assinada.