Última atualização em 6 de novembro de 2026
Conciliar faturas significa associar cada fatura emitida ao dinheiro recebido por ela, para que cada saldo nos seus livros seja de fato um valor não pago. Uma empresa de serviços tem ainda uma segunda conferência: se todo o trabalho entregue foi faturado. Faça as duas todo mês, trabalhando a partir do extrato bancário e não de memória.
O que significa conciliação de faturas para uma empresa de serviços?
A conciliação de faturas para uma empresa de serviços são duas conferências distintas. A primeira vai das faturas ao banco: cada uma foi paga e os seus registros dizem isso? A segunda vai do trabalho às faturas: tudo o que você entregou foi cobrado?
A segunda conferência é a que uma empresa que vende produtos não precisa da mesma forma. O estoque sai de um depósito e deixa um registro para trás. Uma tarde extra de trabalho ou uma etapa que terminou em silêncio não deixa nada, e ninguém vai ligar para lembrar você. Você também pode ver a "conciliação tripla" de ordens de compra, entregas e faturas de fornecedores, que é um controle de compras e outro trabalho.
Como conciliar faturas com o banco?
Você concilia as faturas com o banco percorrendo o extrato linha por linha e depois comprovando o total. Reserve uma hora no fim do mês e siga esta ordem.
- Marque todos os recebimentos de clientes no extrato bancário. Deixe de fora os pagamentos feitos e as transferências entre as suas próprias contas.
- Associe cada recebimento a uma fatura pela referência, depois pelo valor, depois pelo nome do cliente.
- Lance o que ainda não foi registrado, usando a data do extrato.
- Liste o que sobrou. Os recebimentos que você não consegue localizar vão para uma lista própria e não para a fatura mais provável.
- Calcule o que ainda deveria ser devido, como no exemplo abaixo.
- Liste os saldos em aberto e some. Os dois números devem bater.
- Encontre qualquer diferença e anote o que era. Depois cobre os clientes que realmente devem a você.
Faça isso antes de enviar lembretes. Cobrar alguém por uma fatura que ele pagou três semanas atrás custa mais boa vontade do que o atraso valia.
Um fechamento mensal de conciliação completo
Um fechamento mensal de conciliação compara o que deveria ser devido com o que as suas faturas em aberto dizem que é devido. Aqui está um exemplo inventado para outubro. Use valores com IVA incluído em todo o processo, porque é isso que os clientes pagam.
| O que deveria ser devido | Valor |
|---|---|
| Devido em 1º de outubro | €14.200,00 |
| Mais faturas emitidas em outubro | €9.600,00 |
| Menos recebimentos de clientes | −€11.350,00 |
| Menos faturas canceladas ou creditadas | −€480,00 |
| Deveria ser devido em 31 de outubro | €11.970,00 |
| O que as suas faturas em aberto dizem | Saldo |
|---|---|
| INV-2026-0071 | €2.400,00 |
| INV-2026-0088, paga em parte | €1.000,00 |
| INV-2026-0093 | €3.120,00 |
| INV-2026-0104 | €1.560,00 |
| INV-2026-0117 | €3.890,00 |
| Total em aberto | €11.970,00 |
Os dois totais batem, então o mês está conciliado. Salve uma cópia com a data, porque a primeira linha do mês que vem é a última deste.
Como encontrar uma diferença na conciliação?
Uma diferença na conciliação costuma entregar a própria causa, então olhe o tamanho dela antes de olhar qualquer outra coisa.
| A diferença é | Em geral significa |
|---|---|
| O valor exato de uma fatura | Uma fatura ou um pagamento está faltando ou foi lançado duas vezes |
| O dobro do valor de um pagamento | Um pagamento foi somado onde deveria ter sido subtraído |
| Divisível por 9 | Dois dígitos foram trocados: €1.520 digitados como €1.250 deixam €270 |
| Alguns euros | Uma tarifa bancária, arredondamento ou uma taxa de câmbio |
| Redonda e sem explicação | Um pagamento por conta de um cliente, sem fatura correspondente |
Por que os pagamentos não batem com as faturas?
Os pagamentos deixam de bater com as faturas por um punhado de motivos comuns, e cada um tem uma solução conhecida.
| O que você vê no banco | A causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Alguns euros a menos | O banco de quem enviou cobrou uma tarifa | Absorva ou cobre, depois registre o que foi decidido |
| Um valor, várias faturas | O cliente pagou um lote | Peça o aviso de pagamento e divida o valor entre as faturas |
| Nenhuma referência | O sistema contábil dele a omitiu | Procure o mesmo valor, confira quem enviou e depois pergunte |
| Mais que a fatura | Duas faturas pagas ou uma duplicata | Confira e depois mantenha como crédito ou reembolse |
| Menos que a fatura, por um percentual redondo | Imposto retido em um pagamento transfronteiriço | Peça o certificado do imposto e consulte o seu contador |
| Um valor em moeda estrangeira que não fecha | Taxa de câmbio do dia | Registre o que chegou e veja faturas em moeda estrangeira |
Os pagamentos parciais têm o próprio guia.
Como conferir se todo o seu trabalho foi faturado?
Você confere se todo o trabalho foi faturado partindo de uma lista do trabalho, não de uma lista de faturas. As faturas não conseguem mostrar o que falta nelas. Passe por estes itens uma vez por mês:
- Orçamentos aceitos: as faturas criadas a partir de cada um devem somar o orçamento ou as etapas cobradas até agora.
- Pagamentos por etapa: toda etapa concluída neste mês deve ter uma fatura datada neste mês.
- Retainers: uma fatura por cliente, por período. Um retainer mensal que foi pausado e nunca retomado é fácil de deixar passar.
- Trabalho extra: tudo o que foi combinado por e-mail durante um trabalho.
- Custos a repassar: confira nas suas despesas se há algo que você pretendia repassar.
O que você encontrar vai para um relatório de WIP ou direto para uma fatura. Fazer isso no mês seguinte ao trabalho é muito mais fácil do que três meses depois, quando o cliente já fechou o orçamento dele.
Conciliar faturas no ERPFlow
O ERPFlow não tem conexão com o banco, importação de extrato nem associação de pagamentos. Você lê o extrato e lança cada recebimento por conta própria com Registrar pagamento na fatura, com a data do banco e uma observação para a referência. O ERPFlow também não produz a comprovação do fechamento mensal acima, que fica na sua planilha.
O que ele oferece para você trabalhar:
- A lista de Faturas filtra por Vencida, Paga parcialmente e Paga a mais e por período, de modo que você vê o que foi emitido em um mês.
- O painel mostra Em aberto e Vencido na sua moeda base. Esses valores excluem o IVA, com o IVA logo abaixo, então some os dois antes de compará-los com a lista de saldos acima. As faturas pagas em parte contam apenas pelo que resta.
- Anexos em uma fatura podem guardar um aviso de pagamento ou uma confirmação de pagamento. Eles ficam internos e nunca vão para o cliente.
- Marcar como cancelada e Registrar reembolso cuidam das correções, se você precisar delas.
Para a segunda conferência, um orçamento lista as faturas criadas a partir dele em Documentos vinculados, de modo que você vê o que foi cobrado contra ele. Um projeto também pode ser vinculado ao cliente, aos orçamentos, aos pedidos e às faturas dele.