Última atualização em 6 de novembro de 2026
Informações gerais, não aconselhamento fiscal ou jurídico. As regras dependem do seu país e da sua situação, então confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica.
Um e-mail de fatura que o cliente consegue usar traz quatro dados nas duas primeiras linhas: o número da fatura, o valor, a data de vencimento e como pagar. Anexe a fatura em PDF, dê um nome claro ao arquivo, envie a quem aprova os pagamentos e escreva um assunto que ainda possa ser encontrado em uma busca seis semanas depois.
Quem lê pode nunca ter ouvido falar de você. Escreva para essa pessoa, e não para o contato com quem você vem conversando.
O que o assunto de um e-mail de fatura deve dizer?
O assunto de um e-mail de fatura deve trazer a palavra "fatura", o número, o nome da sua empresa e, se couber, o valor e a data de vencimento, porque é isso que alguém vai procurar quando chegar a rodada de pagamentos.
| Fraco | Melhor | Por quê |
|---|---|---|
| Fatura | Fatura INV-2026-0042 da Harbour Signs: €2.304,00 com vencimento em 28 de abril | Fácil de achar e responde à primeira pergunta sem abrir o e-mail |
| Fatura em anexo | Fatura INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | O financeiro costuma conferir pelo número do pedido |
| Março | Retainer de março: fatura INV-2026-0061 da Harbour Signs | "Março" sozinho não aparece em uma busca |
Modelo de e-mail de fatura padrão
O e-mail de fatura padrão serve para qualquer fatura de rotina enviada a um cliente que já conhece você. Troque os dados entre colchetes.
Assunto: Fatura [número] da [sua empresa]: [valor] com vencimento em [data de vencimento]
Olá, [nome],
Segue a fatura [número] referente a [o que ela cobre]. O total é [valor], com IVA incluído, com vencimento em [data de vencimento].
Pague por transferência bancária para [nome da conta], IBAN [IBAN], usando [número] como referência.
Se algo não estiver como você esperava, responda a este e-mail que eu resolvo.
Obrigado, [seu nome]
A frase que convida a tirar dúvidas importa mais do que parece. Um problema levantado hoje custa um dia. O mesmo problema levantado na data de vencimento custa todo o prazo de pagamento, e você recomeça do zero.
E-mail para a primeira fatura de um cliente novo
Um e-mail de primeira fatura deve também confirmar a papelada, porque é nesse momento que um endereço errado ou um cadastro de fornecedor faltando vem à tona.
Assunto: Primeira fatura da [sua empresa]: [número], [valor] com vencimento em [data de vencimento]
Olá, [nome],
Segue nossa primeira fatura, [número], referente a [o que ela cobre]: [valor], com IVA incluído, com vencimento em [data de vencimento]. Os dados de pagamento estão no PDF.
Você poderia confirmar duas coisas? Se este é o endereço certo para faturas e se não é preciso mais nada para pagá-la, como o número de uma ordem de compra ou um formulário de fornecedor. Se ela deve ir para outra pessoa, me diga quem e eu a encaminho imediatamente.
Obrigado, [seu nome]
E-mail para o financeiro com ordem de compra
Um e-mail para a caixa do financeiro deve começar com o número da ordem de compra, porque é com ele que quem lê vai conferir, e essa pessoa não conhece o projeto do seu contato.
Assunto: Fatura [número], PO [número do pedido], [sua empresa], [valor]
Olá,
Segue em anexo a fatura [número], emitida contra a ordem de compra [número do pedido] de [nome do contato].
Valor: [valor], com IVA incluído. Vencimento: [data de vencimento]. Nossos dados e a conta bancária estão na fatura.
Avise-me se precisarem de mais alguma coisa para processá-la.
Atenciosamente, [seu nome]
Coloque o seu contato em cópia, para que ele saiba que chegou e possa aprová-la. Se o cliente pede as faturas por um portal, use o portal, porque uma cópia enviada por e-mail pode simplesmente ser ignorada.
E-mail para uma fatura de sinal
Um e-mail para uma fatura de sinal deve dizer o que acontece depois que ela for paga, já que um cliente que vê o que o pagamento coloca em andamento tem um motivo para pagar logo. O guia de sinal e pagamento final explica como cobrá-lo.
Assunto: Fatura de sinal [número]: [valor] para confirmar [trabalho]
Olá, [nome],
Obrigado por aceitar nosso orçamento. Segue a fatura [número] do sinal de [percentual]%: [valor], com IVA incluído, com vencimento em [data de vencimento].
Depois que ela for paga, vamos reservar [início do trabalho]. O saldo de [saldo] será faturado na conclusão, conforme consta no orçamento.
Obrigado, [seu nome]
E-mail para uma fatura mensal
Um e-mail para uma fatura mensal pode ser bem curto, porque nada deveria ter mudado. Diga isso e destaque com clareza se algo mudou.
Assunto: Fatura de [mês] [número] da [sua empresa]: [valor] com vencimento em [data de vencimento]
Olá, [nome],
Segue a fatura de [mês]: [número], no valor de [valor], com IVA incluído, com vencimento em [data de vencimento]. Igual ao mês passado, sem alterações.
Obrigado, [seu nome]
E-mail quando o cliente diz que a fatura nunca chegou
Um e-mail que reenvia uma fatura deve manter o número e as datas originais, porque é uma cópia e não uma nova cobrança. Não redefina a data de vencimento, a menos que isso tenha sido combinado.
Assunto: Cópia da fatura [número] da [sua empresa], com vencimento em [data de vencimento]
Olá, [nome],
Desculpe por você não a ter recebido. Segue uma cópia da fatura [número], emitida em [data de emissão], no valor de [valor], com vencimento em [data de vencimento].
Você poderia confirmar se ela chegou desta vez e se outro endereço deveria recebê-la?
Obrigado, [seu nome]
E-mail para uma fatura corrigida
Um e-mail para uma fatura corrigida precisa dizer qual número está cancelado e qual o substitui, ou o cliente pode pagar as duas ou nenhuma.
Assunto: A fatura corrigida [novo número] substitui a [número antigo]
Olá, [nome],
Encontramos um erro na fatura [número antigo]: [o que estava errado]. Essa fatura está agora cancelada, então desconsidere-a.
Segue a fatura corrigida, [novo número], no valor de [valor], com IVA incluído, com vencimento em [data de vencimento].
Desculpe pela papelada extra.
Obrigado, [seu nome]
Os dados bancários devem ir no e-mail da fatura?
Os dados bancários devem ir no PDF da fatura e podem ir também no e-mail, mas nunca os altere apenas por e-mail. Criminosos enviam faturas falsas parecidas com números de conta alterados, então uma mudança de dados bancários é justamente o que um financeiro cuidadoso vai desconfiar. Se a sua conta mudar, ligue também para os seus contatos e envie isto:
Nossa conta bancária muda em [data]. Vou ligar para você para confirmar os novos dados antes do seu próximo pagamento. Se você receber de nós uma mudança de conta que eu não tenha confirmado por telefone, trate-a como suspeita e ligue para mim no número que você já tem da nossa empresa.
Por que os clientes ignoram os e-mails de fatura?
Os clientes ignoram os e-mails de fatura principalmente porque o e-mail não chega a quem paga ou não dá a essa pessoa o que ela precisa para agir.
- Ir só para o seu contato, que não libera dinheiro e tem outras coisas para fazer.
- Um nome de arquivo vago.
invoice.pdfse perde entre dezenas de outros. Coloque o número da fatura no nome. - Um link em vez de um anexo. O financeiro quer um arquivo que possa guardar, e muitos bloqueiam links desconhecidos.
- Um endereço que não recebe respostas. Uma dúvida que volta vira motivo para não pagar.
- Esconder o valor no PDF. Quem está esvaziando a caixa de entrada quer ver o que você está pedindo sem abrir nada.
Se a data de vencimento passar, passe para a sequência de lembretes de atraso.
Enviar e-mails de fatura pelo ERPFlow
Enviar por e-mail em uma fatura envia um e-mail fixo. O assunto é "Invoice INV-2026-0042 from Your Business", no idioma da fatura. O corpo cumprimenta o cliente e informa o número da fatura, a data de emissão, a data de vencimento e o total, e o PDF segue anexado, com os seus dados bancários. As respostas vão para o endereço de e-mail das configurações do seu negócio. O e-mail e o PDF usam o idioma da fatura, entre 19 possíveis.
O texto não pode ser editado, e o e-mail vai para um único endereço, preenchido a partir do cadastro do cliente. Por isso, o e-mail do próprio ERPFlow não consegue levar os modelos acima. Para usá-los, escolha Marcar como emitida sem enviar e-mail, depois Baixar PDF, envie-o da sua própria caixa de e-mail e use Marcar como enviada para que a fatura registre o envio.
Cada e-mail que o ERPFlow envia fica registrado como o envio da fatura e no registro de atividades, então você pode conferir em vez de adivinhar quando um cliente diz que nada chegou. Um e-mail que falha deixa a fatura emitida e não enviada, e o filtro Não enviada lista o que ainda precisa sair. Reenviar por e-mail uma fatura paga diz que ela foi paga integralmente, e uma fatura cancelada diz que nenhum pagamento é devido. As faturas recorrentes podem enviar cada emissão por e-mail da mesma forma, com o mesmo texto fixo.