Como faturar um sinal e o pagamento final

Para faturar um sinal e o pagamento final, emita duas faturas com números separados: uma pela parte combinada quando o sinal vence e outra pelo saldo quando o trabalho estiver concluído. Cada uma mostra o IVA sobre o próprio valor, e juntas elas precisam somar o total orçado.

Como faturar um sinal?

A fatura de sinal é uma fatura comum por parte do preço combinado. Ela precisa dos mesmos dados de qualquer outra, do próximo número da sua sequência normal e de uma linha dizendo a que trabalho pertence:

Sinal: 30% do orçamento QUO-2026-0042, aceito em 4 de maio de 2026. Valor total do trabalho: €7.200,00, IVA incluído.

Combine o percentual antes de faturá-lo. "30% na aceitação" escrito no orçamento significa que a fatura de sinal não surpreende ninguém, e o guia de conversão de orçamento em fatura trata desse passo.

Como faturar o pagamento final?

A fatura final cobra o que resta, em um de dois formatos comuns. Só o saldo mostra a parte restante como a sua linha e menciona o sinal em uma observação. Trabalho inteiro menos o sinal lista o trabalho todo e depois deduz o que foi faturado antes. Os clientes muitas vezes preferem o segundo porque ele mostra o trabalho inteiro em uma página. O primeiro é mais difícil de ler errado, já que o único total na página é o valor a pagar.

Um exemplo completo que fecha a conta

Aqui está um exemplo inventado. Uma marcenaria orça €6.000 mais IVA, a 20% para simplificar a aritmética, com 30% devidos na aceitação e o saldo na conclusão.

No formato de trabalho inteiro, a fatura final fica assim:

O IVA que esta fatura acrescenta à sua declaração é de €840, e não de €1.200. Se você declarar €1.200, terá pago duas vezes os €360 do sinal.

Cobra-se IVA sobre um sinal?

Sim, o IVA em geral é devido sobre um sinal que conta para o preço. Na UE, o artigo 65 da Diretiva do IVA diz que, quando um pagamento por conta é feito antes da prestação, o IVA passa a ser devido no recebimento do pagamento e sobre o valor recebido. O artigo 220 exige uma fatura para um pagamento por conta de um cliente empresarial.

Os países podem antecipar esse momento (artigo 66), então confira o seu. No Reino Unido, o Notice 700 da HMRC diz que a maioria dos sinais são pagamentos antecipados, e o tax point é a data em que você emite uma fatura com IVA ou recebe o dinheiro, o que ocorrer primeiro (parágrafos 14.2.2 e 14.2.3).

"Sobre o valor recebido" significa que um sinal que você orçou em um valor redondo já contém o próprio IVA. A conta é valor × alíquota ÷ (100 + alíquota), então um sinal de €1.000 a 20% contém €166,67 de IVA e €833,33 líquidos. Somar 20% por cima dos €1.000 é o erro mais comum aqui.

Nem todo dinheiro recebido adiantado recebe o mesmo tratamento:

Se a alíquota do IVA mudar entre o sinal e a conclusão, o padrão da UE é a alíquota em vigor quando o IVA se tornou devido (artigo 93), o que pode deixar duas alíquotas em um mesmo trabalho. Regras nacionais de transição podem se sobrepor a isso, então pergunte ao seu contador quando uma mudança de alíquota cair no meio de um trabalho. Se o dinheiro chega antes de você emitir a fatura, a fatura deve mostrar também a data do pagamento (artigo 226).

Quanto de sinal você deve pedir?

Um sinal deve cobrir pelo menos o que você perderia se o cliente desistisse depois de você começar: materiais que precisa comprar, subcontratados que precisa reservar, outros trabalhos que recusa. No exemplo acima, €1.800 líquidos fazem sentido se a marcenaria precisa comprar €1.500 de madeira antes de alguém chegar à obra. Parta dos seus próprios custos e depois arredonde para um percentual fácil de escrever no orçamento.

É possível pedir um sinal sem emitir uma fatura?

Sim, em muitos países você pode pedir um sinal com um pedido de pagamento ou uma pró-forma, que não é um documento fiscal. A HMRC diz que uma pró-forma deve ser claramente marcada "this is not a VAT invoice" e que não pode ser usada para recuperar IVA (Notice 700, parágrafo 17.3). A fatura de verdade vem quando o dinheiro chega.

Isso importa onde emitir uma fatura gera, por si só, uma obrigação de IVA. Uma fatura enviada em março e paga em maio poderia, de outra forma, fazer você pagar IVA sobre um sinal que ainda não recebeu.

Os erros que fazem as faturas de sinal darem errado

• IVA somado a um sinal que já inclui IVA. Descubra qual valor o cliente combinou antes de somar qualquer coisa.
• O valor inteiro do IVA na fatura final. Sua declaração passa a contar o IVA do sinal duas vezes.
• Uma fatura final que mostra o total do trabalho como devido. Alguns clientes pagam exatamente o que a linha em negrito diz.
• Sem referência cruzada. A fatura final deve citar a fatura de sinal, para que nenhum dos dois precise descobrir isso um ano depois.
• Chamar o sinal de "não reembolsável" sem um acordo por trás. A palavra sozinha pode não se sustentar, principalmente com clientes pessoas físicas.

Para várias etapas em vez de duas, veja faturamento por etapas. Se um cliente simplesmente paga parte de uma fatura, isso é um pagamento parcial e não precisa de uma segunda fatura.

Faturar sinal e pagamento final no ERPFlow

O ERPFlow não tem um tipo de fatura de sinal. Um sinal é uma fatura comum com uma linha editada.

Abra o orçamento e escolha Converter em fatura uma vez para cada etapa. Cada conversão gera um novo rascunho do orçamento inteiro, vinculado a ele nos dois sentidos, então reduza esse rascunho à parte da etapa antes de emiti-lo. Substituir as linhas por uma única linha "Sinal: 30% do orçamento..." costuma ficar melhor. A data de vencimento vem do prazo de pagamento do orçamento, e a emissão dá à fatura o número e a torna definitiva.

O formato de trabalho inteiro acima não é possível no ERPFlow, porque uma linha não pode ser negativa: a quantidade precisa ser maior que zero e o preço não pode ser menor que zero. Use o formato só com o saldo e cite o sinal em Notas, que são impressas no PDF:

Sinal de €2.160,00 pago em 12 de maio de 2026 pela fatura INV-2026-0041.

Registre cada pagamento na própria fatura. As alíquotas de imposto valem por linha, e os relatórios de impostos leem das próprias faturas. O ERPFlow não decide quando o IVA é devido no seu país e não entrega a sua declaração, então avise o seu contador se um sinal foi faturado em um período e pago em outro. Também não há documento de pró-forma, e os clientes não podem pagar um sinal online nem aceitar um orçamento online: você mesmo marca o orçamento como aceito.