Última atualização em 6 de novembro de 2026
Planejamento de recursos para uma equipe de serviços significa comparar, semana a semana, as horas disponíveis de cada pessoa com as horas já prometidas aos projetos. Disponíveis menos reservadas mostra quem está livre, e um número negativo mostra quem está sobrecarregado. Para uma equipe pequena, uma grade em planilha atualizada toda semana resolve.
Este é um método que você mesmo executa. O ERPFlow não planeja recursos, e a última seção diz o que ele mostra.
Como calcular as horas disponíveis de uma pessoa?
As horas disponíveis de uma pessoa são as horas do contrato, menos folgas e feriados, menos uma margem realista para o trabalho interno. Uma designer com 37,5 horas, um feriado na semana e 5 horas de reuniões internas e trabalho administrativo tem 25 horas para planejar. Planejar contra 37,5 é como um cronograma desmorona na quarta-feira.
A margem é o número que as pessoas chutam. Meça-a em vez disso: peça à equipe que anote o tempo interno por um mês e use esse valor. Se você mantém um controle de folgas, ele lhe dá a coluna de folgas diretamente.
Como ver quem está livre e quem está sobrecarregado?
Veja quem está livre e quem está sobrecarregado pondo uma linha por pessoa e uma coluna por projeto numa grade semanal e subtraindo as horas reservadas das horas disponíveis. Eis uma semana inventada num estúdio de quatro pessoas. "Sobra" é disponíveis menos reservadas.
| Pessoa | Contrato | Folga | Interno | Disponíveis | Alder | Birch | Cedar | Reservadas | Sobra |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Designer líder | 37,5 | 0 | 7,5 | 30,0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6,0 |
| Desenvolvedor | 37,5 | 15 | 5,0 | 17,5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0,5 |
| Designer meio período | 30,0 | 0 | 5,0 | 25,0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7,0 |
| Desenvolvedor júnior | 37,5 | 0 | 5,0 | 32,5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18,5 |
| Equipe | 142,5 | 15 | 22,5 | 105,0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19,0 |
Leia as linhas e ignore o canto inferior direito. O total da equipe diz que há 19 horas livres, o que sugere que está tudo bem. Na verdade, a designer líder está 6 horas acima, e a maior parte do tempo livre é de um desenvolvedor júnior que não pode assumir trabalho de design.
A solução aparece na grade: passar 6 horas de design para a designer de meio período, que então fica com 1 hora de sobra. A meia hora a mais do desenvolvedor não vale uma reunião.
O que fazer quando alguém está sobrecarregado?
Quando alguém está sobrecarregado, tente as opções na ordem do que elas custam, da mais barata à mais cara.
| Opção | Use quando | O que custa |
|---|---|---|
| Deixar como está | Uma ou duas horas acima, numa só semana | Nada. Confira de novo na semana seguinte |
| Passar para alguém com a mesma habilidade | Um colega tem horas livres | Uma passagem de bastão e talvez um pouco de margem |
| Passar para uma semana posterior | A data é interna ou flexível | Nada, se o cliente não for afetado |
| Pedir ao cliente que mude a data | A data é do cliente e ninguém pode cobrir | Um pouco de boa vontade, menos quanto mais cedo você pedir |
| Chamar um prestador externo | Acima por várias semanas | A diferença entre o valor dele e o que você cobra |
| Recusar ou reprecificar trabalho novo | Acima por meses | Receita, em troca de cumprir as promessas existentes |
Há uma sétima opção, que é o que acontece quando ninguém decide: a pessoa trabalha até tarde e a margem de trabalho interno vai silenciosamente a zero. Isso resolve uma semana. Faça por um trimestre e o treinamento, a administração e as próprias pessoas começam a sofrer.
Se você precisar mudar a data de um cliente, peça cedo e dê uma escolha:
Estamos organizando as próximas duas semanas, e a revisão de design prevista para o dia 14 coincide com outro prazo. Podemos entregá-la no dia 18, sem alteração de custo, ou manter o dia 14 acrescentando uma segunda designer ao valor combinado. Qual você prefere?
Antes de passar um trabalho a uma pessoa mais barata, veja o que isso faz com a margem do trabalho. A resposta difere entre trabalho por hora e de preço fixo, como mostra o guia sobre lucratividade de projetos por pessoa.
Como planejar trabalho que ainda não está confirmado?
Planeje o trabalho não confirmado mantendo-o numa linha separada e testando o plano com o trabalho dentro e fora, em vez de reservar uma porcentagem dele. Uma chance de 50% de um trabalho de 40 horas não significa 20 horas na semana que vem. Significa nada ou 40 horas, e um plano montado sobre 20 está errado nos dois casos.
Usando a semana acima, a equipe tem 19 horas livres. Se esse trabalho de 40 horas fechar, faltam 21 horas, então decida agora o que faria: qual trabalho se move ou qual prestador você chamaria. Se não fechar, nada muda. Quando o cliente assinar, ele passa para as colunas reservadas.
Com quanta antecedência uma equipe de serviços deve planejar?
Uma equipe de serviços pequena deve planejar cerca de duas semanas em detalhe, projeto por projeto, e de seis a oito semanas em totais aproximados. Além disso, o plano reflete sobretudo o que você espera vender. O guia do modelo de planejamento de capacidade traz o layout para olhar várias semanas à frente.
Uma vez por mês, compare o que você reservou com as horas que as pessoas realmente gastaram. Se os trabalhos continuam levando 20% mais do que o planejado, sua grade está subestimando as horas reservadas nessa medida, então as pessoas estão menos livres do que ela mostra, e a correção está nas suas estimativas. Orçamento em relação às horas reais mostra como fazer essa comparação num trabalho de preço fixo, e a taxa de utilização dá a visão retrospectiva da equipe inteira.
Conferindo quem está ausente e quem está reservado no ERPFlow
O ERPFlow não faz planejamento de recursos. Ele não tem relatórios de capacidade ou de utilização, nem escala, nem como alocar as horas de uma pessoa num projeto, então a grade e as contas dela ficam na sua planilha.
O que o ERPFlow mostra é uma entrada útil para a grade:
- O calendário de uma pessoa: a aba Calendário num registro da equipe mostra as horas agendáveis, os agendamentos, as folgas e os feriados, por semana ou por mês. As horas agendáveis e os agendamentos vêm das páginas de agendamento, então quem não está em uma não tem horas agendáveis para mostrar. Cada função vê apenas o que lhe é permitido.
- Quem está ausente: Férias tem um calendário da equipe, uma grade mensal com uma linha por membro da equipe, ausências desenhadas como barras e feriados hachurados. Uma ausência aprovada também tira essa pessoa dos horários livres de uma página de agendamento configurável.
- O que vence: os cartões de projeto mostram quem está atribuído e quando cada um vence, e ficam âmbar e depois vermelhos à medida que o prazo se aproxima. Nada soma quantas horas isso compromete de cada pessoa.