Um fluxo de controle de horas para consultoria que sustenta o faturamento

Um fluxo de controle de horas para consultoria que sustenta o faturamento tem quatro etapas: abrir um código para cada contratação antes de o trabalho começar, registrar o tempo todos os dias em frases que o cliente poderia ler, revisar uma prévia da cobrança antes de cada fatura e conciliar todo mês as horas faturadas, reduzidas e não faturadas. Uma planilha consegue tocar as quatro.

Consultoria é mais difícil de faturar do que a maioria dos trabalhos por hora porque o cliente lê o detalhe. Um diretor financeiro que vê "Pesquisa, 6 horas" vai perguntar o que foi pesquisado, e um consultor sem registro melhor só pode chutar ou dar desconto na linha.

O que um consultor deve registrar em cada bloco de tempo?

O registro de tempo de um consultor precisa da data, da pessoa, do código da contratação, da fase, das horas, de uma marcação de faturável e de uma frase legível dizendo o que foi feito.

Como configurar uma contratação de consultoria antes de registrar o tempo?

Configure uma contratação de consultoria copiando as condições de cobrança da carta de contratação para uma única folha antes de registrar a primeira hora. A base de cobrança define para que serve o registro de tempo.

Se você ainda está escolhendo entre eles, o guia sobre cobrança por hora e retainer para consultores os compara.

Dê a cada contratação o seu próprio código, a partir de um sistema de numeração de projetos, e crie apenas as fases sobre as quais você de fato faria relatórios. Anote o valor da hora de cada nível, o dia de faturamento e se o tempo de deslocamento é cobrável. Quando chegar uma dúvida seis meses depois, essa folha poupa você de reler a carta.

Como escrever registros de tempo que o cliente não questiona?

Escreva cada registro de tempo como o que você fez, em quê e para quê. Uma frase basta.

Dois hábitos importam mais do que a redação. Registre no mesmo dia, porque uma entrada escrita uma semana depois vira "Pesquisa". E mantenha uma tarefa por entrada: várias tarefas somadas num único total é o que se chama de faturamento em bloco (block billing), e o cliente não consegue ver quanto cada tarefa custou. Algumas diretrizes de faturamento de grandes clientes o recusam de saída.

O que é uma revisão antes de faturar e o que conferir?

Uma revisão antes de faturar é uma conferência da prévia da cobrança: cada entrada não faturada de uma contratação, lida pela pessoa responsável pelo cliente antes de a fatura sair. Ela pega erros enquanto ainda é de graça corrigi-los, já que uma fatura emitida só pode ser corrigida com outro documento.

• Código: cada entrada está na contratação e na fase certas?
• Descrição: você ficaria à vontade para lê-la em voz alta ao cliente?
• Duplicidade: se duas pessoas estiveram numa reunião, a carta permite que as duas cobrem?
• Refação: o tempo causado por um erro seu sai da cobrança.
• Teto: o total acumulado continua dentro dele?
• Escopo extra: há aprovação por escrito para o que está fora da carta?

Tudo o que você decidir não cobrar é uma redução de valor faturado. Registre-a com um motivo em vez de apagar a entrada, ou você perde de vista quanto trabalho dá de graça.

Exemplo prático: um mês, do registro de horas à fatura

Eis um exemplo inventado. Uma consultoria de duas pessoas cobra um consultor sênior a €140 por hora e uma analista a €85, e esta é a revisão antes de faturar de abril na contratação NORD-2026-01.

Agora concilie. As 60,5 horas registradas são iguais a 53,0 faturadas mais 7,5 reduzidas, sem sobra. Se um mês não fecha em zero, o resto é trabalho não faturado, e ele pertence a um relatório de trabalho em andamento.

Aos valores padrão, o mês valia €6.435: 23,5 horas de sênior e 37 de analista. A fatura é de €5.715, então €720 foram dados de graça e você faturou 88,8% do valor padrão. Um mês disso quer dizer pouco. Um ano disso num mesmo cliente é uma conversa sobre preço.

A linha da fatura pode então ser curta assim, com a lista entrada por entrada anexa se a carta a prometer:

Mapeamento de processos, fase de Diagnóstico, NORD-2026-01, de 1º a 30 de abril: 31,0 horas a €85,00

O guia sobre transformar horas faturáveis em fatura trata de quanto detalhe mostrar na própria cobrança.

Tocando uma contratação de consultoria no ERPFlow

O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. Por enquanto, o registro diário e a revisão antes de faturar ficam numa planilha ou numa ferramenta de horas separada. O ERPFlow também não tem aprovações de tempo nem relatórios de tempo por pessoa, e um projeto não tem valores da hora, tetos nem orçamentos.

O ERPFlow cobre o resto da papelada de uma consultoria:

• A proposta: escreva-a como um orçamento com itens e use Converter em fatura quando chegar o momento de cobrar. Os dois documentos continuam vinculados. Os clientes não podem aceitar on-line, então você mesmo marca o orçamento como aceito.
• A contratação: um projeto é um quadro vinculado ao cliente, com cartões que carregam responsáveis, prazos, arquivos, comentários e o tempo gasto digitado em horas e minutos. Esses tempos são somados por projeto e por cliente. Cada cartão guarda um único valor, sem data, e ele não vira linhas de fatura.
• Os valores da hora: crie um serviço por nível, com a unidade em horas e o preço da hora. Na fatura, escolha o serviço e digite a quantidade a partir do seu registro. Uma linha pode ter desconto em %, e a ordem de compra do cliente vai em Número do pedido.