Extrato da conta do cliente: exemplo completo para a cobrança

O extrato da conta do cliente é um resumo datado do que um cliente foi faturado, do que ele pagou e do que ainda deve. Ele não acrescenta nenhuma cobrança nova. Envie um todo mês aos clientes com várias faturas em aberto ou sempre que os seus registros e os deles parecerem divergir.

O que um extrato da conta do cliente contém?

Um extrato da conta do cliente contém os seus dados, os do cliente, uma data do extrato, cada fatura e cada pagamento do período e o saldo final. A maioria também mostra quanto desse saldo está vencido. A lista:

• As palavras "Extrato da conta", para que ninguém o confunda com uma fatura
• O nome da sua empresa e os dados de contato, e o nome do cliente
• A data do extrato e o período que ele cobre
• O saldo inicial, se você usa o formato de saldo anterior
• Cada fatura com número, data, data de vencimento e valor
• Cada pagamento com data e valor
• O saldo final, com IVA incluído
• Um resumo por idade desse saldo
• Como pagar e a quem perguntar se algo parecer errado

Um extrato da conta do cliente completo

Aqui está um extrato da conta do cliente completo, de um estúdio inventado para um cliente inventado, com data de 31 de outubro de 2026. Todas as faturas têm prazo de 14 dias, e todos os valores incluem IVA.

Abaixo dele vai o resumo por idade:

Os €1.000 são o que resta da INV-2026-0088, que venceu em 16 de setembro e está 45 dias vencida em 31 de outubro. Os €2.280 são as duas faturas mais recentes, nenhuma delas vencida ainda.

Para conferir antes de enviar: saldo inicial + faturado − pago = saldo final. Isto é, €1.800 + €4.680 − €3.200 = €3.280.

Itens em aberto ou saldo anterior: qual formato usar?

Um extrato de itens em aberto lista apenas o que não foi pago, enquanto um extrato de saldo anterior mostra toda a movimentação do período. O exemplo acima é de saldo anterior. A mesma situação como itens em aberto fica assim:

Como o extrato da conta do cliente difere de uma fatura ou de um lembrete?

O extrato da conta do cliente difere de uma fatura e de um lembrete porque cobre toda a relação, enquanto cada um deles cobre um documento.

O extrato não substitui as faturas para fins de IVA. Os dados que a Diretiva do IVA da UE exige em uma fatura, descritos no artigo 226, não estão nele, e o contador do cliente ainda vai querer as próprias faturas. Se uma fatura está errada, o extrato não consegue corrigi-la, e a correção é uma nota de crédito.

Quando enviar um extrato da conta do cliente e o que dizer?

Envie o extrato da conta do cliente todo mês aos clientes que recebem várias faturas, logo depois das suas conferências de fim de mês. Também vale enviar um antes do fim do ano ou antes de uma conversa difícil sobre dinheiro, para que os dois estejam na mesma página. Mantenha a mensagem curta:

Segue em anexo o seu extrato em 31 de outubro de 2026. O saldo é de €3.280,00, dos quais €1.000,00 estão vencidos: é o restante da fatura INV-2026-0088, com vencimento em 16 de setembro. Avise-me se algo aqui não bater com os seus registros e, se puder, em que data podemos esperar o valor vencido.

Envie a quem paga as suas faturas. Seu contato do dia a dia pode nunca ver o sistema financeiro da empresa.

E se os números do cliente não batem?

Se os números do cliente não batem com o seu extrato da conta do cliente, peça a lista do que ele acha que está em aberto e compare as duas lado a lado. Quase sempre é uma destas situações:

Corrija primeiro o que for do seu lado. A mesma lista de conferências aparece no guia de conciliação de faturas, que vale a pena fazer antes mesmo de enviar extratos. Um extrato que se mostra errado custa mais credibilidade do que nenhum extrato.

Montar um extrato da conta do cliente a partir do ERPFlow

O ERPFlow não tem um documento de extrato da conta do cliente e não envia extratos. Você monta um em uma planilha ou em um documento, a partir do que o cadastro do cliente mostra.

• A aba Faturas de um cliente lista as faturas dele.
• A aba Análises mostra o valor em aberto dele e as faturas por situação. Os valores são sem imposto, com o imposto abaixo, na sua moeda base, então some os dois antes de compará-los com um extrato que inclui IVA.
• O cartão Pagamentos de cada fatura lista o que foi recebido e quando.
• A exportação de faturas em CSV traz uma linha por linha de fatura, com o cliente, o número, as datas, a situação e os valores das linhas, de todos os clientes. Ela não inclui os pagamentos, que vêm de cada fatura.

Para uma fatura vencida, Enviar lembrete de pagamento envia por e-mail aquela fatura com o PDF, os dias de atraso e o saldo devedor. Ele funciona uma fatura por vez e só em faturas já vencidas, então não substitui um extrato da conta inteira.