Como faturar clientes internacionais

Para faturar um cliente internacional, descubra onde a venda é tributada e depois emita uma fatura normal, com a razão social e o número de identificação fiscal do cliente, o tratamento tributário correto, a moeda indicada e os dados bancários completos. Bens e serviços seguem regras diferentes, e importa mais se o cliente é uma empresa do que a distância em que ele está.

Este guia foi escrito do ponto de vista de um vendedor da UE registrado para o IVA, com o Reino Unido mais adiante. Se você vende de qualquer outro lugar, as regras do seu país é que definem o que cobrar, embora as perguntas sejam as mesmas.

Você cobra IVA ao faturar um cliente no exterior?

Cobrar ou não IVA numa fatura para o exterior depende do que você vende, de o cliente ser ou não uma empresa e de ele estar dentro ou fora da UE. Estas são as respostas usuais para um vendedor da UE registrado para o IVA.

Os números dos artigos se referem à Diretiva do IVA da UE. O valor de €10.000 é o limite válido em toda a UE, e soma serviços digitais e bens enviados a consumidores. Ele vale para vendedores estabelecidos em um país da UE e considera o ano civil em curso e o anterior (a Revenue da Irlanda expõe as condições).

Alguns serviços ficam fora dessa tabela. Trabalhos em terrenos ou edifícios, entradas em eventos, transporte de passageiros e restaurantes e serviços de buffet têm regras próprias nos artigos 47 a 55 e muitas vezes são tributados no lugar onde acontecem. Confira essas regras antes de confiar na tabela.

O que uma fatura para cliente estrangeiro deve conter?

Uma fatura para cliente estrangeiro precisa ter tudo o que tem uma fatura nacional, que nosso guia sobre os campos da fatura com IVA lista, mais os dados que sustentam o tratamento tributário e permitem receber.

• Razão social, endereço e país do cliente. A empresa que consta no contrato, não o contato que lhe escreveu.
• O número de identificação fiscal do cliente. O artigo 226(4) exige o número de IVA de um cliente da UE quando ele é o devedor do imposto. Fora da UE, um número de IVA ou outro número empresarial equivalente faz parte das provas de que o cliente é uma empresa, nos termos do artigo 18(3) do Regulamento de Execução 282/2011.
• Uma linha explicando o imposto. IVA zero sem motivo parece erro. O guia de texto para a inversão do sujeito passivo traz um texto para copiar.
• Uma data que ninguém leia errado. Escreva "3 de abril de 2026". Nos EUA, 03/04/2026 significa 4 de março.
• O código da moeda. "USD 3.000,00" é claro. Um cifrão sozinho pode ser americano, canadense ou australiano.
• Dados bancários que funcionem no exterior. Informe o IBAN e o BIC/SWIFT e diga quem paga as tarifas bancárias.
• A referência do cliente. Empresas maiores muitas vezes não conseguem pagar sem um número de ordem de compra.

As regras de faturamento do seu próprio país normalmente se aplicam quando o cliente apura o IVA ou quando a venda ocorre fora da UE (artigo 219a). Ou seja, você segue o formato do seu país, não o do cliente.

Como redigir uma fatura para um cliente de fora da UE?

Uma fatura para uma empresa de fora da UE normalmente não leva IVA e traz uma linha dizendo o motivo. A legislação da UE não fixa um texto para esse caso, então confira o que a sua autoridade fiscal espera. Uma frase simples é um bom ponto de partida:

No EU VAT charged. Services supplied to a business established outside the EU (Article 44, Directive 2006/112/EC). (Sem IVA da UE. Serviços prestados a uma empresa estabelecida fora da UE, artigo 44 da Diretiva 2006/112/CE.)

Para bens, a frase muda:

VAT exempt: export of goods outside the EU (Article 146, Directive 2006/112/EC). (Isento de IVA: exportação de bens para fora da UE, artigo 146 da Diretiva 2006/112/CE.)

Guarde as provas que sustentam essa frase. Para serviços, são as provas de que o cliente exerce atividade empresarial. Para bens, são as provas de que saíram da UE, como um documento de transporte ou um registro alfandegário. Bens que cruzam uma fronteira aduaneira também precisam de uma fatura comercial.

Duas outras coisas podem pegar você de surpresa. Um país da UE pode optar por cobrar IVA sobre um serviço efetivamente utilizado em seu território, mesmo quando o cliente está no exterior (artigo 59a). E alguns países obrigam o cliente a reter imposto de renda sobre pagamentos por serviços. Pergunte antes de passar o orçamento, porque uma retenção de 10% sobre €3.000 deixa para você €2.700. Um tratado tributário pode reduzir a retenção, em geral mediante um certificado de residência fiscal.

Como faturar um cliente do Reino Unido a partir da UE?

Um cliente do Reino Unido conta, para o IVA, como cliente de fora da UE. O serviço VIES da Comissão Europeia deixou de validar números de IVA do Reino Unido (GB) em 1º de janeiro de 2021, então use o serviço Check a UK VAT number da HMRC. Uma empresa do Reino Unido que compra seus serviços apura o IVA britânico pela própria inversão do sujeito passivo, e seus bens são uma exportação da UE.

A Irlanda do Norte é a exceção, apenas para bens. Uma empresa que comercializa bens sob o Windsor Framework usa um número de IVA com o prefixo XI, que o VIES de fato consulta. Os serviços não estão cobertos por esses arranjos.

Se você é o vendedor do Reino Unido, o quadro se inverte. A Notice 741A da HMRC trata a maioria dos serviços prestados a empresas no exterior como prestados onde o cliente está estabelecido, portanto fora do alcance do IVA britânico, e o número de IVA de um cliente da UE é a melhor prova de que ele exerce atividade empresarial. Bens enviados da Grã-Bretanha para a UE seguem as regras de exportação da Notice 703.

Exemplo prático: três clientes em um mês

Eis um exemplo inventado. Um estúdio de design da UE, registrado para o IVA com alíquota de 20% no país de origem, fatura €3.000 de trabalho de design para cada um de três clientes.

Só a terceira fatura aumenta o IVA que o estúdio repassa. A venda para a Alemanha também entra na EC Sales List do estúdio. A venda para a Espanha não conta para o limite de €10.000, porque o trabalho de um designer não é um serviço prestado por via eletrônica. O artigo 7 do Regulamento de Execução reserva esse termo para serviços essencialmente automatizados, então enviar os arquivos por e-mail não muda a resposta.

Faturando clientes internacionais no ERPFlow

No ERPFlow, o número de IVA de um cliente fica no cadastro do cliente e é impresso ao lado do seu no PDF da fatura. Os dois ficam congelados quando você emite a fatura, então edições posteriores no cadastro não a alteram.

• Você escolhe o imposto em cada linha. Uma linha nova começa com a sua alíquota padrão, então troque-a numa venda internacional. O ERPFlow não escolhe a alíquota pelo país do cliente. As alíquotas de imposto podem ter o tipo inversão do sujeito passivo, isento ou alíquota zero. O tipo é um rótulo e quem faz a conta é o percentual, então você as cria com 0%.
• O número de alíquotas depende do seu plano: uma no Free, duas no Starter, três no Growth e ilimitadas no Business e no Enterprise.
• A frase explicativa vai em Notas, que são impressas no PDF.
• Moeda estrangeira exige um plano pago. O multimoeda oferece uma moeda extra no Growth e qualquer quantidade no Business e no Enterprise. Free e Starter faturam apenas na moeda base.
• O PDF sai em 19 idiomas, definidos em cada fatura.

O ERPFlow não consulta o VIES e não entrega declarações de IVA, EC Sales Lists nem declarações do One Stop Shop. As faturas são exportadas como XML Peppol BIS Billing 3.0, que você repassa ao seu operador de fatura eletrônica. O próprio ERPFlow não as envia pela rede Peppol.