Última atualização em 6 de novembro de 2026
Regras e valores de outras fontes conferidos em 6 de novembro de 2026. Eles mudam, então confirme na fonte antes de se basear neles.
Informações gerais, não aconselhamento fiscal ou jurídico. As regras dependem do seu país e da sua situação, então confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica.
Uma sequência de lembretes de fatura vencida é uma série planejada de mensagens que ficam mais firmes com o tempo: um lembrete simpático no dia seguinte ao vencimento, um pedido de data de pagamento no dia 7, uma ligação no dia 14, uma escalada no dia 21 e uma notificação final no dia 30.
O objetivo de uma sequência é que você decida uma vez, com antecedência. O e-mail do dia 7 é muito mais fácil de enviar quando o calendário manda do que quando você fica se perguntando se vai parecer insistente.
Qual é um bom calendário para lembretes de fatura vencida?
Um bom calendário para lembretes de fatura vencida começa no dia seguinte ao vencimento e chega a uma decisão por volta do dia 30. Esses números de dias são um ponto de partida razoável, não uma exigência legal, então encurte-os para faturas pequenas e clientes novos.
| Quando | Como | Tom | O que você quer |
|---|---|---|---|
| 3 dias antes do vencimento (opcional) | Prestativo | Pegar um problema de papelada enquanto há tempo | |
| 1 dia depois | Presume um descuido | O pagamento ou um motivo | |
| 7 dias depois | Direto | Uma data de pagamento | |
| 14 dias depois | Ligação e depois e-mail de confirmação | Firme | O motivo real e um compromisso |
| 21 dias depois | E-mail para alguém da diretoria | Sério | A atenção de quem pode decidir |
| 30 dias depois | Notificação final por escrito | Formal | O pagamento ou a sua decisão sobre o próximo passo |
Interrompa a sequência assim que o dinheiro chegar ou o cliente levantar uma dúvida genuína. Nada irrita tanto um bom cliente quanto um terceiro lembrete de uma fatura que ele pagou na terça-feira, então confira o banco antes de cada um.
Lembrete antes do vencimento
Vale enviar um lembrete antes do vencimento para faturas grandes e primeiras faturas de um cliente novo, porque ele descobre se a fatura está no sistema de alguém enquanto você ainda pode corrigir.
Assunto: A fatura [número] vence em [data de vencimento]
Olá, [nome],
Só um aviso de que a fatura [número], no valor de [valor], vence em [data de vencimento]. Anexei uma cópia para você não precisar procurá-la. Se ela estiver com outra pessoa para aprovação, me diga quem, e eu a envio diretamente.
Obrigado, [seu nome]
Primeiro lembrete: 1 dia de atraso
O primeiro lembrete de atraso deve presumir um descuido honesto e facilitar o pagamento. Anexe a fatura, porque o cliente pode tê-la perdido.
Assunto: A fatura [número] venceu em [data de vencimento]: [valor]
Olá, [nome],
A fatura [número], no valor de [valor], venceu em [data de vencimento], e ainda não vejo o pagamento. Uma cópia segue em anexo. Se ele já estiver a caminho, obrigado, e desconsidere esta mensagem. Se algo estiver atrasando o pagamento, responda e eu ajudo a resolver.
Obrigado, [seu nome]
Segundo lembrete: 7 dias de atraso
O segundo lembrete de atraso deve pedir uma data, porque uma pergunta com resposta específica é mais difícil de ignorar do que um pedido genérico de pagamento.
Assunto: Fatura [número], 7 dias vencida: confirme uma data de pagamento
Olá, [nome],
A fatura [número], no valor de [valor], venceu em [data de vencimento] e está agora 7 dias em atraso. Você poderia me dizer em que data ela será paga? Se está aguardando uma aprovação, uma ordem de compra ou qualquer outra coisa de minha parte, diga o que falta e você recebe hoje mesmo.
Obrigado, [seu nome]
Terceiro passo: ligação no dia 14 e depois confirmação por escrito
O terceiro passo deve ser uma ligação, porque um e-mail pode ser ignorado e uma pergunta feita diretamente em geral recebe resposta. Peça para falar com quem aprova ou administra os pagamentos e fique em três perguntas:
- A fatura [número], de [valor], está programada para pagamento?
- Se não, o que precisa acontecer para ela ser paga?
- Que data posso anotar?
Depois registre por escrito no mesmo dia. Um registro escrito do que foi prometido é o que dá força ao passo seguinte.
Assunto: Após nossa ligação: fatura [número], pagamento até [data combinada]
Olá, [nome],
Obrigado pelo seu tempo hoje. Como combinamos, o valor de [valor] da fatura [número] será pago até [data combinada]. Se essa data mudar, avise-me antes que ela passe.
Obrigado, [seu nome]
Quarto lembrete: 21 dias de atraso, para alguém da diretoria
O quarto lembrete deve ir para alguém com autoridade sobre o pagamento e deve expor o histórico, para que essa pessoa não precise perguntar.
Assunto: Fatura [número], 21 dias vencida: [valor]
Olá, [nome do responsável],
Escrevo porque a fatura [número], no valor de [valor], com vencimento em [data de vencimento], está agora 21 dias em atraso. Lembramos [contato] em [datas] e conversamos em [data], quando o pagamento foi prometido para [data combinada]. Ele não chegou.
Por favor, providencie o pagamento até [data]. Temos direito de cobrar juros de mora e uma compensação sobre esta fatura, e prefiro muito mais resolver sem eles.
Atenciosamente, [seu nome]
Use esse segundo parágrafo apenas com clientes empresariais. Consumidores pessoas físicas não são abrangidos pelas leis sobre atraso de pagamento, como explica como cobrar multa por atraso.
Notificação final: 30 dias de atraso
Uma notificação final deve informar o valor, um prazo e a única coisa que você fará se o prazo passar. Escreva apenas o passo que você realmente dará, porque uma ameaça que dá em nada ensina o cliente a esperar mais do que você.
Assunto: Notificação final: fatura [número], [valor], a pagar até [data]
Prezado(a) [nome],
A fatura [número], no valor de [valor], com vencimento em [data de vencimento], está 30 dias em atraso apesar dos nossos lembretes de [datas].
Se não recebermos o pagamento integral até [data], iremos [encaminhar a dívida a uma empresa de cobrança / ajuizar uma ação de cobrança] sem novo aviso, e cobraremos juros e custos de recuperação além do valor acima.
Se você contesta qualquer parte desta fatura, informe-me por escrito antes dessa data e diga o motivo. Uma cópia da fatura segue em anexo.
Atenciosamente, [seu nome]
Catorze dias é um prazo comum. Na Inglaterra e no País de Gales, a Practice Direction on Pre-Action Conduct espera uma carta com o fundamento da cobrança, os fatos e a forma de calcular o valor, e considera 14 dias um prazo razoável para responder em um caso simples.
E se o cliente pagou parte ou contesta parte?
Se o cliente pagou parte de uma fatura ou contesta parte dela, o seu lembrete deve pedir apenas o que ainda é devido e não está em questão. Enviar de novo o valor total é a forma mais comum de transformar um atraso em uma discussão.
Aqui está um exemplo inventado. Uma fatura soma €2.304,00: três linhas de €390, €1.250 e €280 líquidos, mais 20% de IVA. O cliente questiona a linha de €1.250.
| Líquido | IVA 20% | Total | |
|---|---|---|---|
| Linha contestada | €1.250,00 | €250,00 | €1.500,00 |
| Linhas não contestadas | €670,00 | €134,00 | €804,00 |
| Fatura | €1.920,00 | €384,00 | €2.304,00 |
Portanto, você pede agora €804,00.
Assunto: Fatura [número]: sua dúvida sobre [item] e o valor não contestado
Olá, [nome],
Obrigado por levantar a dúvida sobre [item]. Retorno a você sobre ela até [data]. O restante da fatura não está em questão, então pague [valor não contestado] até [data] enquanto resolvemos os [valor contestado] restantes.
Obrigado, [seu nome]
Se eles pagaram parte sem levantar dúvida:
Assunto: Fatura [número]: [saldo] ainda em aberto
Olá, [nome],
Obrigado pelos [valor pago] recebidos em [data]. Isso deixa [saldo] na fatura [número], que venceu em [data de vencimento]. Quando posso esperar o restante?
Obrigado, [seu nome]
O que um lembrete de pagamento nunca deve dizer?
Um lembrete de pagamento nunca deve dizer nada que você não consiga sustentar, porque ele pode acabar diante de um tribunal ou de uma empresa de cobrança.
- Uma ameaça que você não vai cumprir. Depois de ignorada, cada mensagem seguinte vale menos.
- Uma cobrança que não lhe é devida. Os juros legais valem para clientes empresariais, e um contrato com consumidor precisa de uma cláusula própria e válida.
- O total completo quando parte já foi paga.
- Qualquer coisa dita para plateia. Contar a outras pessoas que um cliente deve a você pode criar um problema jurídico maior do que a dívida, então mantenha o assunto entre você e ele.
O que acontece depois da notificação final?
Depois da notificação final, você decide se vale a pena perseguir a dívida, e deve tomar essa decisão no prazo, em vez de deixar o assunto se arrastar. As opções usuais:
- Suspender novos trabalhos, se o seu contrato permitir.
- Usar uma empresa de cobrança. Elas costumam ficar com uma parte do que recuperam, então compare isso com o valor da dívida.
- Ajuizar uma ação. Na Inglaterra e no País de Gales, você pode cobrar online. Para uma cobrança transfronteiriça na UE de até €5.000, o Procedimento Europeu para Ações de Pequeno Montante se aplica em todos os países da UE, exceto a Dinamarca.
- Dar baixa, e perguntar ao seu contador sobre o alívio de IVA sobre o crédito incobrável. Veja redução de valor faturado e baixa.
Se isso continua acontecendo, olhe para os seus prazos antes de olhar para os seus lembretes. Prazos de pagamento claros e sinais de clientes novos farão mais por você do que um e-mail mais bem escrito.
Enviar lembretes de pagamento pelo ERPFlow
Os lembretes do ERPFlow são manuais, um clique por fatura. Em uma fatura vencida, Enviar lembrete de pagamento abre uma janela com o endereço do cliente preenchido e envia por e-mail um lembrete com o PDF anexado, dizendo há quantos dias a fatura está vencida e pedindo o total ou, em uma fatura paga parcialmente, o saldo devedor. A página da fatura passa então a mostrar quando o último lembrete saiu. Nada é enviado em um calendário, então a sequência acima fica por sua conta.
O texto desse e-mail é fixo, no idioma da fatura. Ele diz que os seus registros mostram o pagamento em atraso e pede ao cliente que o desconsidere se já tiver pago, o que combina com o primeiro lembrete. Ele não consegue pedir uma data, escalar nem mencionar juros. Para isso, use Baixar PDF e envie os modelos acima da sua própria caixa de e-mail e depois acrescente um comentário na fatura para registrar o que enviou. Os comentários são internos e nunca são impressos no PDF.
A ação só aparece depois que a fatura vence, então um lembrete antes do vencimento também sai da sua própria caixa de e-mail.
Para ver o que precisa ser cobrado, use os filtros Vencida e Paga parcialmente da lista de faturas, os valores Em aberto e Vencido do painel ou a aba Análises de um cliente. O ERPFlow avisa sua equipe por e-mail uma vez, na noite seguinte ao vencimento, a menos que as notificações estejam desativadas. Ele não tem relatório de contas a receber por idade de vencimento e não calcula multas por atraso.