Última atualização em 6 de novembro de 2026
Todas as pessoas da equipe devem registrar suas horas porque custos de trabalhos, orçamentos e decisões de contratação dependem do total de horas, e uma lacuna no registro torna cada um deles errado. Deixe uma pessoa de fora e um trabalho deficitário pode parecer lucrativo. A pessoa deixada de fora costuma ser a mais cara.
O que dá errado se só algumas pessoas registram o tempo?
Se só algumas pessoas registram o tempo, todo trabalho parece mais barato do que foi, e você leva esse erro para o próximo orçamento.
Um exemplo inventado. Um estúdio de design de seis pessoas ganha um trabalho de honorário fixo de €18.000 e quer ganhar €100 por hora gasta. A equipe registra 150 horas. O diretor gasta mais ou menos 60 em reuniões com o cliente e revisões e não as registra porque “eu não sou faturável”.
| Horas contadas | Ganho por hora | Em relação à meta de €100 | |
|---|---|---|---|
| Só as horas da equipe | 150 | €120,00 | €3.000 acima |
| As horas de todos | 210 | €85,71 | €3.000 abaixo |
É o mesmo trabalho. A primeira linha diz que o preço estava certo. A segunda diz que o próximo trabalho parecido deveria ser orçado em €21.000, cerca de 17% a mais. E na vida real ninguém saberia das 60 horas. Elas só aparecem nesta tabela porque o exemplo é inventado.
O guia sobre horas orçadas e horas reais mostra como manter essa comparação rodando durante um trabalho, e valor global ou por hora trata do que isso significa para a forma de precificar.
O que uma empresa pode decidir quando todos registram o tempo?
Quando todos registram o tempo, a empresa consegue responder a várias perguntas que de outro modo correm na base da opinião. Cada uma precisa de uma fatia diferente do mesmo registro, e cada uma dá errado do seu jeito quando faltam horas.
| Decisão | De quem são as horas necessárias | Sem elas |
|---|---|---|
| Este honorário fixo está compensando? | Todos no trabalho | O trabalho parece melhor do que foi |
| Quanto devemos orçar da próxima vez? | Todos, por etapa | Você orça de memória, e a memória esquece as revisões |
| Podemos pegar este trabalho em março? | Todos, incluindo o tempo interno | Você superlota as pessoas que não pode trocar |
| Precisamos contratar? | Todos, incluindo administrativo | Você contrata por uma sensação de estar ocupado |
| Nossos valores estão certos? | Todos, horas pagas e não pagas | Seu valor da hora cobrado do cliente se apoia num palpite sobre a parcela faturável |
| Faturamos o que trabalhamos? | Quem trabalha em serviço por hora | As horas nunca chegam à fatura |
Essa última linha é a que as pessoas costumam ter em mente, e é a menor das seis. Se essa é a sua principal preocupação, leia a seguir como acompanhar horas faturáveis.
O pessoal não faturável também deve registrar o tempo?
Sim, o pessoal não faturável deve registrar o tempo, embora de forma bem mais grosseira do que as pessoas que trabalham em serviços de clientes. Um escriturário ou gerente administrativo precisa de três ou quatro códigos, como financeiro, escritório, apoio a vendas e administração de clientes, e de uns dois minutos por dia.
As horas deles fazem duas coisas. Separam estar ocupado de estar ocupado com trabalho pago, porque uma empresa em que o administrativo dobrou sem ninguém notar parece igual a uma em que as vendas dobraram. E mostram quais clientes custam mais do que a fatura sugere, quando uma conta toma uma quantidade desproporcional de cobranças e correções. Sem isso, esses clientes parecem tão lucrativos quanto os outros. O guia sobre horas faturáveis e não faturáveis traz um jeito de montar essa divisão.
Registrar o tempo vale o que custa?
Registrar o tempo costuma valer a pena para uma empresa que vende horas ou honorários fixos, e você pode testar isso com uma conta usando os seus próprios números.
Uma conta inventada. Seis pessoas gastam 5 minutos por dia registrando o tempo, ao longo de 230 dias úteis. São 6.900 minutos, ou 115 horas por ano. A um custo interno de €50 por hora, o registro custa €5.750 por ano. O trabalho acima foi orçado €3.000 abaixo do necessário, então pegar dois assim por ano paga tudo. Se você não consegue imaginar dois trabalhos desses, talvez não precise disto.
| Seu negócio | Vale registrar por trabalho? |
|---|---|
| Consultoria ou outro trabalho por hora | Sim. O registro é a base da fatura |
| Projetos de honorário fixo, como design ou agências de marketing | Sim. É assim que você aprende o que orçar |
| Contratos mensais de retainer | Sim. Mostra qual retainer está sendo atendido além do combinado |
| Lojas ou cafés com turnos | Raramente. A escala e o caixa dizem mais |
| Uma pessoa vendendo produtos de preço fixo | Raramente. Só há uma pessoa a quem perguntar |
Há mais um teste. Se ninguém vai olhar o registro dentro de um mês depois de escrito, pare de coletá-lo até alguém olhar. Tempo registrado e nunca lido é um imposto sobre a sua equipe.
Como fazer as pessoas registrarem o tempo sem ressentimento?
As pessoas registram o tempo com constância quando veem para que serve e quando quem está no topo também faz. Na prática, tudo se resume a alguns hábitos.
- Comece pelos diretores. Uma regra que isenta o chefe diz a todos os outros que isso não importa.
- Registre no mesmo dia. Reconstruir uma semana na tarde de sexta é chute com casas decimais.
- Não exija precisão falsa. Os 15 minutos mais próximos bastam para a maior parte do trabalho, e a tabela de incrementos de cobrança converte minutos em unidades.
- Mostre os resultados. Uma vez por mês, mostre as horas de um trabalho em relação ao seu honorário. As pessoas mantêm registros que viram ser usados.
- Nunca puna um número honesto. Repreenda alguém por registrar 30 horas numa tarefa de 20 e da próxima vez você receberá 20, e os custos dos seus trabalhos estarão errados daí em diante.
Um texto que você pode adaptar para o comunicado:
A partir de segunda-feira, todos registram suas horas, eu inclusive. Alguns minutos no fim do dia bastam: projeto, tarefa e horas. Estamos fazendo isso para precificar bem os trabalhos e perceber quando estamos assumindo coisas demais. Não é para conferir quanto tempo alguém leva, e ninguém se mete em encrenca por um número honesto.
Depois ponha as regras por escrito com uma política de folha de horas e use um modelo de folha de horas da equipe para o layout.
Registrando o tempo no ERPFlow
O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar.
O que o ERPFlow tem hoje é um campo de tempo gasto em cada cartão de Projetos, digitado em horas e minutos. Os totais somam por projeto e, quando um quadro está vinculado a um cliente, por cliente. Isso diz quanto um trabalho levou no total. Não registra quem gastou as horas, então o registro por pessoa que este guia defende precisa ficar numa planilha.
O tempo registrado também não vira linhas de fatura. O trabalho por hora vai numa fatura como uma quantidade e um valor que você mesmo digita. O guia sobre registrar tempo como membro da equipe mostra como funcionam os cartões.