Como criar um sistema de numeração de projetos

Para criar um sistema de numeração de projetos, escolha um formato com um ano e uma sequência corrente, como 2026-042, mantenha um registro de uma linha para cada número emitido e nunca reutilize nem altere um número. Ponha o número no início de todo quadro, pasta, arquivo e assunto de e-mail que pertença ao projeto.

O que faz um bom número de projeto?

Um bom número de projeto identifica um trabalho para sempre e é curto o bastante para ser dito ao telefone. Essas duas exigências eliminam a maioria dos esquemas engenhosos.

Que formato de numeração de projetos você deve usar?

A maioria das pequenas empresas deve usar o ano e uma sequência de três dígitos. Escolha algo mais complicado só quando você souber dizer o problema que isso resolve.

Pense no crescimento ao escolher a largura. Três dígitos dão 999 projetos por ano, e quatro ficam ridículos numa empresa que abre 30.

Quando um projeto deve receber o seu número?

Um projeto deve receber o seu número quando o trabalho é ganho, não quando você o orça pela primeira vez. Se você numera toda consulta, a sequência se enche de trabalho que você nunca fez, e 2026-042 deixa de dizer muita coisa.

Se você precisa se referir também a propostas, dê a elas uma série separada, como P-2026-118, e registre ao lado dela o número do projeto quando ela se converter. Os dois números continuam honestos: um conta propostas e o outro conta trabalhos.

Como tratar fases, aditivos e subprojetos?

Trate fases e aditivos com um sufixo no número original, de modo que o número-base nunca mude e todo o trabalho relacionado fique ordenado junto.

O teste para um novo número é se você gostaria de ver os custos e as faturas dele separados do primeiro trabalho. Se não, é um sufixo, ou simplesmente outro cartão no mesmo quadro.

Como é um registro de projetos?

Um registro de projetos é uma única lista com uma linha para cada número emitido, e é a única parte do sistema que impede duas pessoas de pegar o mesmo número. Um exemplo inventado.

Dê a uma pessoa a tarefa de emitir números, ou mantenha a planilha compartilhada e pegue a próxima linha livre. Um trabalho cancelado continua na lista, como o 2026-043 aqui.

Se você está vindo de um esquema mais antigo, não renumere trabalhos passados. Comece a nova série hoje e, quando um trabalho novo seguir um antigo, anote a referência antiga, como na última linha. Os arquivos antigos continuam pesquisáveis pelos números antigos.

Números de projeto e de fatura devem ser ligados?

Números de projeto e de fatura devem ficar separados, com o número do projeto aparecendo na fatura como referência. O número de uma fatura tem função legal: pelo artigo 226 da Diretiva do IVA, ele deve ser sequencial, baseado em uma ou mais séries, e identificar a fatura de forma única. O número de um projeto não tem nenhuma dessas obrigações.

A Diretiva admite mais de uma série, mas uma série de faturas separada por projeto deixa você com centenas delas para explicar, e qualquer uma com uma lacuna convida a uma pergunta. Mantenha uma única sequência de faturas e leia o guia sobre como numerar faturas para configurá-la.

Depois ponha a referência do projeto na fatura, na descrição da linha ou nas notas:

Ampliação dos fundos, etapa 2 de 4, sua referência de projeto 2026-042.

Onde o número do projeto deve aparecer?

O número do projeto deve aparecer primeiro em qualquer lugar onde alguém possa depois procurar o trabalho. Os lugares habituais.

• Pastas: 2026-042 Ampliação dos fundos. Com o número primeiro, as pastas ordenam pela data de abertura.
• Nomes de arquivo: 2026-042 Calculos estruturais rev B.pdf. Evite / e \, que são separadores de caminho.
• Assuntos de e-mail: [2026-042] Revisão B dos desenhos, para que uma busca encontre a conversa inteira.
• Orçamentos e faturas: como referência no documento.
• Registros de tempo e pedidos a fornecedores: para que os custos possam ser ligados ao trabalho. Veja como acompanhar horas faturáveis por projeto.

Duas armadilhas de planilha podem quebrar um bom formato. Formas curtas como 26-04 ou 2026-04 podem virar datas quando digitadas ou abertas no Excel, o que uma sequência de três dígitos evita. Números simples com zeros à esquerda, como 00042, perdem os zeros do mesmo jeito, então mantenha uma letra ou um hífen no número. Teste o seu formato digitando-o numa planilha em branco e abrindo um CSV dele antes de se comprometer.

Numerando projetos no ERPFlow

Os projetos do ERPFlow são quadros com nomes e não têm número de projeto automático nem contador de próximo número. Digite o número no início do nome do quadro, como em 2026-042 Ampliação dos fundos, e mantenha o registro em outro lugar. O guia sobre como os projetos funcionam trata de quadros e cartões.

• Encontrar um trabalho: a busca na lista de quadros corresponde ao nome do quadro e ao nome ou à empresa do cliente vinculado, e a coluna Nome ordena. Números de largura fixa colocam os quadros em ordem.
• Documentos: faturas, orçamentos e pedidos se numeram sozinhos, cada um na sua sequência, como INV-2026-0042. O prefixo é definido em Configurações > Informações do negócio. Eles não podem ser definidos por projeto, que é o que você quer.
• Vincular um projeto: um orçamento, pedido ou fatura pode ser vinculado a um quadro em Documentos vinculados. Esse vínculo é interno e não é impresso.
• Mostrar o número ao cliente: digite-o na descrição da linha da fatura ou em Notas, ambos impressos. O campo Número do pedido também é impresso, mas sai como a referência da ordem de compra na fatura eletrônica, então reserve-o para a ordem de compra do próprio cliente, se ele tiver uma.
• Renomear quadros: a importação de CSV de cartões de projeto se refere a um quadro pelo nome, e o quadro já precisa existir. Numerar os quadros antes de importar poupa refazer o arquivo.

Os projetos do ERPFlow não têm orçamentos nem custos por projeto, então o número ajuda a encontrar um trabalho, mas não vai gerar um relatório de custo do trabalho.