Última atualização em 6 de novembro de 2026
Um modelo de planejamento de capacidade lista as horas disponíveis de cada pessoa na semana ao lado das horas já reservadas para projetos e subtrai uma da outra. As horas disponíveis são as horas do contrato menos folgas, feriados e uma reserva fixa para trabalho interno. Um resultado positivo significa folga. Um resultado negativo significa que alguém está sobrecarregado.
O modelo de planejamento de capacidade
O modelo de planejamento de capacidade tem uma linha por pessoa e uma planilha, ou bloco, por semana. Aqui está um escritório inventado de cinco pessoas numa única semana:
| Pessoa | Contrato | Folga | Interno | Disponível | Reservado | Sobra | Carga |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 0 | 6 | 34 | 30 | 4 | 88% |
| Ben | 40 | 16 | 6 | 18 | 24 | −6 | 133% |
| Carla | 40 | 0 | 4 | 36 | 28 | 8 | 78% |
| Dev | 24 | 0 | 2 | 22 | 22 | 0 | 100% |
| Elin | 40 | 0 | 20 | 20 | 12 | 8 | 60% |
| Equipe | 184 | 16 | 38 | 130 | 116 | 14 | 89% |
O que cada coluna significa:
- Contrato: as horas que a pessoa é paga para trabalhar naquela semana.
- Folga: folgas aprovadas e feriados, em horas. Uma planilha de controle de folgas pode alimentar esta coluna.
- Interno: uma reserva fixa para reuniões, administração, vendas e treinamento. Defina por pessoa, porque a de um diretor é diferente da de um júnior.
- Disponível:
Contrato − Folga − Interno. - Reservado: horas de projeto já prometidas para aquela semana, em horas e não em “o Ben está naquele trabalho”.
- Sobra:
Disponível − Reservado. - Carga:
Reservado ÷ Disponível.
Leia as linhas antes do total. A linha da equipe diz que 14 horas estão livres e que a carga é um confortável 89%. A linha do Ben diz que ele está 6 horas acima numa semana em que está ausente por dois dias. O total da equipe esconde justamente a sobrecarga que você montou a planilha para encontrar. Aqui, a resposta é passar 6 horas do trabalho do Ben para a Carla, se ela puder fazê-las.
Como planejar a capacidade semana a semana?
Para planejar a capacidade semana a semana, copie o bloco para a frente por pelo menos quatro semanas e resuma cada semana numa linha, mantendo o trabalho confirmado e o provisório separados. Misturá-los é como um funil de vendas vira uma promessa que você não consegue cumprir.
| Semana | Disponível | Confirmado | Provisório | Sobra se tudo se concretizar |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 130 | 116 | 0 | 14 |
| 2 | 146 | 128 | 12 | 6 |
| 3 | 146 | 96 | 40 | 10 |
| 4 | 138 | 60 | 60 | 18 |
Agora use-o. Chega uma consulta para 30 horas de trabalho na semana 3. Se as 40 horas provisórias se concretizarem, restam 10 e faltam 20. Se não, há 50 livres. Então a decisão real é qual trabalho você prefere ter e se algum dos dois pode começar na semana 4. Essa é uma conversa muito melhor do que “parece que vamos ficar bem ocupados daqui a algumas semanas”.
Semanas distantes sempre parecem mais vazias do que são, porque as reservas chegam tarde. A semana 4 mostra 60 horas confirmadas hoje, e isso não significa que 78 horas estejam livres em algum sentido com que você possa contar. Trate a última coluna com mais desconfiança quanto mais longe ela for.
Quanto da capacidade deixar sem reserva?
Deixe sem reserva capacidade suficiente para absorver o seu estouro habitual e meça esse estouro nos seus próprios trabalhos, e não na meta de outra pessoa.
Uma conta inventada. Nas últimas oito semanas, este escritório reservou 900 horas e o trabalho tomou 990, um estouro de 10%. Com 130 horas disponíveis, o máximo que deveria reservar é cerca de 118, porque 118 × 1,10 dá aproximadamente 130. As 116 da semana 1 cabem, por pouco. As 128 horas confirmadas da semana 2 contra 146 disponíveis também cabem, mas as 12 horas provisórias levariam a 140, além das cerca de 133 que são seguras.
Para fazer essa conta, você precisa de um registro das horas reais por trabalho. Sem ele, planeje com um número que você consiga defender e revise-o quando tiver dados. Os guias sobre horas orçadas e horas reais e o modelo de folha de horas da equipe mostram como coletá-los.
Planejamento de capacidade é o mesmo que taxa de utilização?
Planejamento de capacidade não é o mesmo que taxa de utilização: o planejamento de capacidade olha para a frente e a taxa de utilização olha para trás. Um plano de capacidade pergunta se as horas que você prometeu para a semana que vem vão caber. A taxa de utilização pergunta que parcela das horas do mês passado foi faturável. A carga neste modelo é um plano, e pode ficar em 90% enquanto a utilização faturável acaba bem menor, porque as horas reservadas podem incluir trabalho de projeto não faturável. O guia sobre taxa de utilização e horas faturáveis trata dessa medida, e o planejamento de recursos para equipes de serviços trata de escolher quem assume qual trabalho.
O que faz um plano de capacidade dar errado?
Um plano de capacidade em geral dá errado porque trata as horas como mais intercambiáveis, ou mais atuais, do que são.
- Nem todas as horas são as mesmas horas. As 8 horas livres da Carla não ajudam se o excedente é trabalho estrutural que só o Ben faz. Acrescente uma coluna de habilidades ou planeje os especialistas à parte.
- Diretores com 40 horas. A reserva interna de 20 horas da Elin é a diferença entre um plano que funciona e um em que todo trabalho espera por ela.
- Reservas em pessoas inteiras. “O Ben está no trabalho Riverside esta semana” não dá para somar. Peça horas, mesmo aproximadas.
- Ninguém é dono. Um plano que três pessoas atualizam de vez em quando está errado em quinze dias. Entregue-o a uma pessoa, num horário fixo toda semana.
- A folga chega tarde. Confira o registro de folgas antes da atualização semanal, não depois.
Planejando a capacidade com o ERPFlow
O ERPFlow não tem planejamento de capacidade. Ele não soma as horas disponíveis de uma pessoa, não as confronta com as reservas e não mostra quem está sobrecarregado, então este modelo roda numa planilha.
Alguns dos dados de entrada estão no ERPFlow. O registro de equipe de uma pessoa tem uma aba Calendário, por mês ou semana, que mostra as horas reserváveis, as reservas, as folgas e os feriados dela. Férias mostra quem está ausente num calendário da equipe, e o registro de solicitações pode ser exportado em CSV. Em Projetos, os cartões têm responsáveis e prazos, o que ajuda a descobrir quem prometeu o quê, embora um cartão não guarde estimativa das horas futuras.
Uma palavra para ficar de olho: uma “reserva” no ERPFlow é um compromisso marcado por uma página de agendamento. Para os negócios que vendem horários marcados, esse é de fato o calendário deles. A coluna Reservado neste modelo significa horas de projeto prometidas, e essas você digita por conta própria.