IVA sobre despesas reembolsáveis e desembolsos

A maioria das despesas reembolsáveis leva IVA. Se você comprou algo para fazer o seu próprio trabalho, como uma viagem, isso faz parte da sua prestação, então você cobra IVA sobre o valor à sua alíquota normal. Um desembolso de verdade, pago como agente do seu cliente e repassado pelo custo exato, fica fora do seu IVA. O teste é quem recebeu o fornecimento.

Este guia trata do IVA. O lado da cobrança, incluindo como configurar e redigir as linhas de despesa para um cliente, está no guia sobre faturar despesas reembolsáveis.

Qual é a diferença entre repasse e desembolso?

A diferença entre repasse e desembolso está em quem fez a compra. Se o terceiro forneceu a você, repassar o custo é um repasse. Se o terceiro forneceu ao seu cliente e você apenas pagou em nome dele, pode ser um desembolso.

O direito da UE traça a mesma linha. O artigo 78(b) da Diretiva do IVA inclui na sua base tributável as despesas acessórias cobradas ao cliente, como transporte e seguro. O artigo 79(c) exclui apenas a devolução de despesas "efetuadas em nome e por conta do cliente" e lançadas numa conta transitória, e exige prova do valor efetivo e proíbe você de deduzir qualquer IVA sobre elas. As regras nacionais variam nos detalhes, então confira as do seu país.

Quando é possível tratar um custo como desembolso?

Você só pode tratar um custo como desembolso se todas as condições forem atendidas, e no Reino Unido a seção 25.1 da VAT Notice 700 da HMRC lista oito:

1. Você agiu como agente do seu cliente ao pagar o terceiro.
2. Seu cliente recebeu e usou os bens ou serviços.
3. Seu cliente era responsável por pagar o terceiro.
4. Seu cliente autorizou você a pagar em nome dele.
5. Seu cliente sabia que um terceiro forneceria os bens ou serviços.
6. Você mostra o custo em separado na sua fatura.
7. Você recupera apenas o valor exato que pagou.
8. Os bens ou serviços são claramente adicionais ao que você mesmo fornece.

A condição 2 elimina a maioria dos candidatos, porque quem usa o trem, o telefone e o correio costuma ser você. O guia da HMRC sobre custos e desembolsos e a Notice 700 dão estes exemplos.

Os exemplos do advogado mostram como a linha é estreita, e os escritórios de advocacia esbarram nela o tempo todo. Chamar uma linha de "desembolso" na fatura não a torna um desembolso para o IVA.

Exemplo prático: uma fatura com os dois

Eis um exemplo inventado, usando a regra do Reino Unido e sua alíquota de 20%. Um consultor fatura honorários de £4.000 e três custos:

• Passagens de trem de £180, sobre as quais não foi cobrado IVA.
• Um hotel a £250 mais £50 de IVA, numa fatura com IVA em nome do consultor.
• Uma taxa de registro legal de £120 que o cliente devia, e que o consultor pagou com a permissão dele.

As passagens de trem levam IVA mesmo que o consultor não tenha pagado nenhum, porque a HMRC diz que você cobra IVA sobre repasses "whether you paid any VAT or not" (tenha ou não pago IVA). O consultor recupera os £50 do hotel da maneira habitual. O desembolso fica abaixo da linha do IVA, detalhado à parte, como faz o exemplo de fatura da HMRC.

Como evitar cobrar IVA sobre IVA?

Você evita cobrar IVA sobre IVA repassando o custo líquido quando pode recuperar o IVA que pagou. É o erro mais comum aqui, e vem de tratar o total do recibo como se fosse o custo.

Na versão errada, o cliente paga £60 a mais. O consultor também recuperou £50, então lucrou com uma despesa que pretendia repassar pelo custo.

Se você não pode recuperar o IVA, por exemplo por não ser registrado para o IVA, o valor bruto realmente é o seu custo, e as contas mudam. Veja as dúvidas frequentes acima.

Vale a pena tratar um custo como desembolso?

Tratar um custo como desembolso geralmente só vale a pena quando o fornecedor não cobrou IVA ou o seu cliente não pode recuperá-lo. A HMRC diz isso diretamente. Um desembolso impede que você recupere o IVA, e o seu cliente talvez também não consiga recuperá-lo sem uma fatura com IVA válida.

Guarde as provas. A seção 25.1.2 da Notice 700 diz para manter algo como um formulário de pedido ou uma cópia da fatura que mostre que você podia excluir o pagamento, e para poder demonstrar que não recuperou o IVA. Uma linha que você pode copiar na fatura:

Desembolso, pago em seu nome e com a sua autorização, pelo custo, sem IVA acrescentado: [fornecedor, referência, data]. Cópia da fatura do fornecedor anexa.

E as despesas numa fatura transfronteiriça?

As despesas numa fatura transfronteiriça normalmente seguem o serviço principal, porque um repasse faz parte do seu próprio fornecimento. Se os seus honorários a uma empresa de outro país da UE se enquadram na inversão do sujeito passivo, o repasse também fica sob ela e não leva IVA seu. Entra no mesmo valor líquido.

O IVA estrangeiro que você pagou pelo caminho é outra questão. O IVA de um hotel em outro país da UE não vai na sua declaração normal. Você o solicita on-line por meio da sua própria autoridade fiscal, e alguns países recusam reembolsos de certos custos, como restaurantes, entretenimento e combustível. Portanto, num repasse, o que você pode recuperar é que decide qual é o seu custo real.

Cobrando repasses e desembolsos no ERPFlow

O ERPFlow registra o seu lado de uma despesa e permite cobrá-la, mas não liga as duas coisas. As despesas guardam o fornecedor, a categoria, o IVA e um recibo anexado. Elas não são vinculadas a clientes nem a trabalhos, então nada passa para uma fatura sozinho, e o ERPFlow não mostra custo nem margem por cliente. Também não há pedidos de reembolso de funcionários, fluxo de aprovação nem controle de quilometragem.

• Acrescente cada custo como uma linha da fatura, com uma descrição clara e o valor líquido.
• Repasses levam a sua alíquota de imposto normal, com a qual uma linha nova já começa.
• Desembolsos não levam IVA. Limpe a alíquota de imposto dessa linha e comece a descrição com "Desembolso:" para que fique detalhada.
• Anexe o recibo à fatura como arquivo.

O ERPFlow não testa se um custo se qualifica, então as oito condições ficam com você. Uma linha de desembolso entra no subtotal e no total da fatura como qualquer outra linha, e não há um subtotal separado de desembolsos, então acrescente um em Notas se quiser deixá-lo explícito. O tratamento de conta transitória do artigo 79(c) pertence à sua contabilidade, então diga ao seu contador quais são essas linhas. A exportação XML Peppol trata qualquer linha sem imposto como alíquota zero, então consulte o seu operador de fatura eletrônica antes de enviar um desembolso desse modo.