Planilha de controle de folgas que também mostra a capacidade da equipe

Um controle de folgas que também diz qual é a sua capacidade tem duas partes: um registro de cada ausência e uma grade semanal que transforma essas ausências em horas disponíveis. O registro responde quem está ausente. A grade responde quantas horas a equipe tem sobrando naquela semana, o que uma lista de férias sozinha não consegue dizer.

O que um controle de folgas deve incluir?

Um controle de folgas precisa de uma linha por solicitação, porque a solicitação é a coisa que é aprovada, cancelada ou contestada. Um exemplo inventado de um estúdio de cinco pessoas:

Mantenha as solicitações num só lugar. Um calendário e uma planilha lado a lado vão divergir em um mês, e aí ninguém confia em nenhum dos dois. Uma regra que a equipe possa ler ajuda:

Peça folga no controle, não no chat. Solicitações de cinco dias ou mais exigem pelo menos duas semanas de antecedência. [Nome] decide em até dois dias úteis. Sua folga não está marcada até o status dizer Aprovada.

O prazo de aviso aí é um exemplo. Defina o seu e confira-o com os seus contratos de trabalho.

Como calcular o saldo de folgas numa planilha?

O saldo de folgas é o direito mais os dias transferidos, menos os dias tirados, menos os dias aprovados para depois. Subtraia também as folgas futuras aprovadas, e não só as já tiradas, ou alguém vai marcar os mesmos dias duas vezes.

A coluna do direito é onde a lei entra, e ela varia.

• UE: o artigo 7 da Diretiva do Tempo de Trabalho fixa um mínimo de quatro semanas de férias remuneradas por ano, e a lei nacional pode acrescentar.
• Reino Unido: a maioria dos trabalhadores tem 5,6 semanas, que são 28 dias numa semana de cinco dias e pelo menos 16,8 dias numa semana de três. O empregador pode incluir os feriados bancários nesse número.
• Contagem de dias: confira se a sua lei conta dias úteis ou dias corridos. A Lei dos Contratos de Trabalho da Estônia, por exemplo, dá 28 dias corridos, então um fim de semana dentro das férias gasta folga, enquanto os feriados não.

A tabela acima credita o ano inteiro de uma vez. Se você prefere que a folga vá se formando conforme é ganha, o valor acumulado é o direito vezes os dias até agora, dividido pelos dias do ano: 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 dias no fim de março de 2026.

Combine duas coisas por escrito antes do fim do ano: o que acontece com os dias não usados e como calcular proporcionalmente para quem entra ou sai no meio do ano. As regras de transferência variam por país, então confira a do seu.

Como um controle de folgas mostra a sua capacidade?

Um controle de folgas mostra a capacidade quando você converte cada ausência em horas, por pessoa e por semana. A conta é horas do contrato, menos horas de feriado, menos horas de folga.

Aqui está o mesmo estúdio inventado na semana de 6 de abril de 2026, com um feriado na segunda-feira e dias de 8 horas. Dev trabalha de terça a quinta.

Uma semana normal dá a essa equipe 184 horas. Esta dá 104, cerca de 57%. Uma lista de férias diz que duas pessoas estão ausentes, o que parece administrável. A grade diz que você perdeu mais de 40% da semana, e esse é o número de que você precisa antes de prometer uma data de entrega a alguém.

Repare na linha de Dev. O feriado cai num dia em que Dev não trabalha, então não custa horas, e é exatamente aí que a conta de cabeça erra.

Para montar, mantenha duas planilhas. A primeira é o registro de solicitações acima, com uma linha por semana para qualquer solicitação que atravesse o limite de uma semana, e uma coluna de horas. A segunda tem uma linha por pessoa e uma coluna por semana, e cada célula puxa do registro:

=contrato − feriado − SOMASES(Registro!Horas, Registro!Pessoa, $A2, Registro!Semana, B$1)

Deixe as solicitações pendentes fora da soma, mas marque a célula, para ver o risco sem tratá-lo como resolvido. A partir daqui, o modelo de planejamento de capacidade confronta essas horas com as reservas de projeto, e o guia de planejamento de recursos para equipes de serviços trata de decidir quem faz o quê.

Que ausências entram num controle de folgas?

Toda ausência entra num controle de folgas, mas só algumas afetam o saldo de folgas. Um controle que registra só férias vai superestimar a sua capacidade.

Para doença, escreva “doença” e nada mais. Dados de saúde são dados de categoria especial pelo artigo 9 do GDPR, e uma planilha de capacidade não precisa deles.

Registrando folgas no ERPFlow

No ERPFlow, Férias substitui tanto o registro de solicitações quanto a planilha de saldos. Você registra uma solicitação para alguém da sua lista de equipe como férias, doença ou licença não remunerada, e só as férias anuais descontam do saldo. O formulário mostra quantos dias o período custa e o saldo depois dele, e avisa se a solicitação deixaria o saldo negativo ou se sobrepõe a outra. Um saldo negativo é permitido. Um período que encosta numa solicitação pendente ou aprovada da mesma pessoa é recusado. Depois alguém aprova ou rejeita, com o nome registrado junto da decisão.

A aba Saldos mostra, para cada pessoa, os dias acumulados mais os transferidos, os dias usados, os dias futuros aprovados e os dias disponíveis, calculados toda vez que você a abre a partir da política em Configurações > Equipe > Férias:

• Direito: 28 dias até você mudar, e uma pessoa pode ter outro número no formulário de equipe dela.
• Acúmulo: os dias se formam ao longo do ano em vez de cair em 1º de janeiro, então o valor disponível de alguém em março fica bem abaixo do direito anual.
• Transferência: desligada, a menos que você a ligue. Os dias transferidos são gastos primeiro e expiram depois de um ano.
• Contagem de dias: dias corridos sem os feriados, por padrão, então um fim de semana dentro de um período gasta folga. Você pode mudar para contar de segunda a sexta. Defina isso primeiro, porque uma mudança de política remodela também os saldos passados.

O calendário da equipe desenha cada ausência como uma barra ao longo do mês, com os feriados hachurados. Você acrescenta esses feriados importando a lista oficial de um país para um ano escolhido e salvando-a na política. De fábrica, qualquer membro pode aprovar uma solicitação, então, se a aprovação deve ficar com certas pessoas, restrinja em funções e permissões. Uma ausência aprovada também tira essa pessoa dos horários livres de uma página de agendamento configurável.

A política é sua para definir: o ERPFlow não aplica regras legais de direito por país, então confira as suas configurações com a sua própria lei. Não há ligação com folha de pagamento, escala nem planejamento de capacidade. O ERPFlow não transforma ausências em horas disponíveis, então a grade de capacidade acima fica na sua planilha, embora a aba Calendário no registro de equipe de uma pessoa mostre as horas reserváveis, as reservas, as folgas e os feriados dela, uma pessoa por vez.