Última atualização em 6 de novembro de 2026
Um fluxo de controle de horas e faturamento para freelancers precisa de um registro, uma conferência semanal e um dia de faturamento. Anote cada bloco de trabalho no dia em que o fizer, confira o registro por quinze minutos toda sexta-feira e, numa data fixa de cada mês, transforme as horas de cada cliente numa fatura.
As horas somem sobretudo entre fazer o trabalho e anotá-lo, então a rotina importa mais do que a ferramenta que você escolher.
O que um freelancer deve combinar antes de controlar o tempo?
Um freelancer deve combinar o valor da hora, o incremento de faturamento, o que é cobrável e a data de faturamento antes de registrar a primeira hora. Ponha tudo no orçamento ou no e-mail que confirma o trabalho, porque uma regra que o cliente viu por escrito é difícil de contestar depois. Você pode copiar isto e trocar os números:
O tempo é cobrado a €75,00 por hora mais IVA, registrado em unidades de 15 minutos e faturado no último dia útil de cada mês. O deslocamento é cobrado a meio valor. O pagamento vence 14 dias após a data da fatura.
Cada uma dessas escolhas tem um guia próprio se você estiver em dúvida: incrementos de faturamento, cobrança do tempo de deslocamento e prazos de pagamento.
Como é um registro de horas simples para freelancers?
Um registro de horas de freelancer precisa de seis colunas, e uma planilha dá conta. Estes registros são inventados:
| Data | Cliente | Tarefa | Horas | Cobrável | Fatura |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 de abril | Harbour Foods | Páginas de produto, primeiro rascunho | 3,25 | Sim | INV-2026-0031 |
| 3 de abril | Harbour Foods | Ligação com a responsável de marketing | 0,5 | Sim | INV-2026-0031 |
| 6 de abril | Fell Cycles | Reescrita da página inicial | 2,0 | Sim | |
| 7 de abril | Administrativo próprio | Contabilidade | 1,0 | Não | n/a |
A coluna Fatura é a que mais trabalha. Um espaço em branco significa que as horas não foram faturadas, então filtrar pelos brancos mostra o seu trabalho não faturado e impede que algo seja faturado duas vezes.
Registre também o seu próprio trabalho administrativo, mesmo que ninguém pague por ele. Depois de alguns meses isso lhe diz quantas horas você realmente tem para vender, e esse é o número de que o seu valor da hora depende.
Qual é a rotina semanal e mensal?
A rotina tem três passos regulares, e o que as pessoas pulam é o da sexta-feira.
| Quando | Quanto tempo, mais ou menos | O que fazer |
|---|---|---|
| No mesmo dia | 2 minutos | Anote em que trabalhou, para quem e por quanto tempo |
| Sexta-feira | 15 minutos | Compare o registro com a sua agenda, os e-mails enviados e os arquivos alterados, e preencha as lacunas |
| Dia de faturamento | 10 minutos por cliente | Filtre por cliente, some as horas cobráveis, emita a fatura e escreva o número dela no registro |
A sexta-feira é onde se pega mais dinheiro. Numa sexta você ainda se lembra da ligação não planejada de terça com um cliente. No fim do mês, não, e horas reconstruídas de memória saem a menos.
Depois que o vencimento passa, você precisa de mais um hábito: cobrar num dia marcado, usando uma sequência de lembretes que você já escreveu.
Exemplo prático: as horas de um mês em uma fatura
Eis um exemplo inventado. Uma redatora freelancer cobra €75 por hora, o deslocamento a meio valor e acrescenta 20% de IVA. Estas são as horas cobráveis de abril para um cliente.
| Linha | Horas | Valor da hora | Líquido |
|---|---|---|---|
| Redação, páginas de produto | 18,5 | €75,00 | €1.387,50 |
| Ligações e revisões | 3,25 | €75,00 | €243,75 |
| Deslocamento até o escritório do cliente, meio valor | 2,0 | €37,50 | €75,00 |
| Líquido | 23,75 | €1.706,25 | |
| IVA a 20% | €341,25 | ||
| Total a pagar | €2.047,50 |
Antes de emitir, confira se 23,75 bate com o total cobrável do registro para esse cliente e esse mês. Se não bater, você deixou passar uma linha ou pegou uma de outro mês. Escreva cada linha de modo que o cliente não precise perguntar:
Redação, páginas de produto, de 1º a 30 de abril: 18,5 horas a €75,00
Se você não é registrado para o IVA, a linha do IVA sai e o total é €1.706,25. O guia sobre faturar um cliente como freelancer trata do que mais a fatura precisa dizer, e transformar horas faturáveis em fatura vai além sobre linhas resumidas ou detalhadas.
Um freelancer deve controlar o tempo em trabalhos de preço fixo?
Um freelancer deve controlar o tempo também em trabalhos de preço fixo, porque nada mais mostra quanto o trabalho pagou por hora. Veja uma reescrita de site inventada de €2.400 que levou 44 horas. Isso dá €54,55 por hora, contra um valor da hora de €75, e a €75 as mesmas horas teriam rendido €3.300.
O cliente nunca vê essas horas. Você as usa no próximo orçamento, ou quando compara as horas orçadas com as horas reais para ver que tipos de trabalho você continua subestimando.
Controlando as horas e faturando no ERPFlow
O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. Por enquanto o seu registro fica numa planilha ou num aplicativo de cronômetro, e o ERPFlow cuida da fatura e de tudo o que vem depois.
- O valor da hora: crie um serviço com a unidade em horas e o seu preço da hora. Numa fatura, escolha o serviço e digite a quantidade a partir do seu registro, como 18,5. Você pode reescrever a descrição na linha.
- O envio: emitir dá à fatura o número e a torna definitiva. Ela é enviada por e-mail em PDF, em qualquer um dos 19 idiomas.
- Receber: registre cada pagamento conforme chega, inclusive pagamentos parciais. A lista de Faturas filtra as Vencidas, e Enviar lembrete de pagamento envia por e-mail uma fatura vencida quando você escolher. Nada é enviado num calendário, e o ERPFlow não cobra o dinheiro por você.
- As horas junto do cliente: um projeto vinculado ao cliente guarda cartões com o tempo gasto digitado, e esses tempos são somados por projeto e por cliente. Cada cartão guarda um único valor, sem data, e ele não vira linhas de fatura, então não substitui um registro datado.
O plano Free tem um membro e permite 5 faturas por mês, 5 serviços e 10 cartões de projeto no total, então confira esses limites com a sua lista de clientes.