Última atualização em 6 de novembro de 2026
Regras e valores de outras fontes conferidos em 6 de novembro de 2026. Eles mudam, então confirme na fonte antes de se basear neles.
Informações gerais, não aconselhamento fiscal ou jurídico. As regras dependem do seu país e da sua situação, então confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica.
Um orçamento oferece um preço antes do trabalho. Uma fatura pede o pagamento quando o trabalho está combinado ou concluído e costuma ser o documento fiscal. Um recibo confirma que o dinheiro chegou. Eles marcam momentos diferentes de uma mesma venda, e normalmente só a fatura traz os dados de IVA de que o cliente precisa para recuperar o imposto.
Qual a diferença entre orçamento, fatura e recibo?
A diferença entre orçamento, fatura e recibo está na pergunta que cada um responde e no que acontece por causa dele.
| Orçamento | Fatura | Recibo | |
|---|---|---|---|
| Pergunta que responde | Quanto vai custar? | O que você deve e até quando? | Você pagou? |
| Quando é emitido | Antes do trabalho | No momento de cobrança combinado | Quando o dinheiro chega |
| Quem se apoia nele | O cliente, ao decidir | O financeiro do cliente e a autoridade fiscal | Os registros do cliente |
| Efeito jurídico | Uma oferta, que a aceitação em geral transforma em contrato | Define o que é devido | Prova do pagamento |
| Número | De uma sequência própria | Sequencial e único, para o IVA | Não é exigido, a menos que sirva também como fatura simplificada |
| Efeito no IVA | Nenhum | Em geral registra ou gera o IVA | Nenhum por si só |
| O cliente pode recuperar o IVA com ele? | Não | Sim, se for válido | Só se atender às regras da fatura simplificada |
| Se estiver errado | Reemita antes da aceitação | Corrija com um novo documento | Emita outro |
Boa parte da confusão vem de tratar esses documentos como versões de um só. Não são. Um orçamento redigitado com "FATURA" no topo geralmente não tem metade do que uma fatura precisa. Converter um orçamento em fatura mostra o que precisa mudar.
Um orçamento tem valor jurídico?
Um orçamento em geral obriga quando o cliente o aceita, porque uma oferta aceita costuma formar um contrato, enquanto uma estimativa em geral não obriga, porque é apenas um palpite informado. O direito contratual de cada país decide os detalhes e, em alguns países, uma oferta com data de validade informada não pode ser retirada antes dela.
Por isso, dê ao documento o nome do que ele é. Se o preço pode mudar, escreva "Estimativa" no topo e diga o que poderia alterá-lo. Se você está se comprometendo, escreva "Orçamento", defina o escopo e informe uma data de validade, para que um preço antigo não possa ser aceito um ano depois.
Fatura e recibo são a mesma coisa?
Fatura e recibo não são a mesma coisa, porque a fatura pede um dinheiro que ainda não foi pago e o recibo registra um dinheiro que foi. Uma fatura marcada como paga, com data e valor, pode cumprir as duas funções, e muitas pequenas empresas a usam assim.
A sobreposição que você precisa conhecer é a fatura simplificada. Um cupom de caixa pode servir como documento de IVA em uma venda pequena se trouxer os dados exigidos:
- Na UE, os países precisam permitir uma fatura simplificada de até €100, com exceções para algumas vendas transfronteiriças. Ela precisa ter ao menos a data de emissão, a sua identificação, o tipo de bens ou serviços e o valor do IVA ou as informações para calculá-lo (artigos 220-A e 226-B da Diretiva do IVA).
- No Reino Unido, uma fatura simplificada é permitida quando a operação é de £250 ou menos e o cliente concorda. Ela mostra seu nome, endereço e número de IVA, o tax point, uma descrição, o total e a alíquota do IVA (guia de IVA da HMRC, parágrafo 16.6.1).
Acima desses limites, um cliente empresarial precisa de uma fatura completa para sustentar um pedido de recuperação de IVA. Alguns países também exigem recibo em vendas no varejo ou em dinheiro, às vezes emitido por um caixa registrado, então confira o seu se você vende no balcão.
Onde entram estimativas, pró-formas e ordens de compra?
Estimativas, pró-formas e ordens de compra ficam ao redor dos três documentos principais, e dois deles costumam ser confundidos com faturas.
| Documento | O que é | Erro a evitar |
|---|---|---|
| Estimativa | Um preço aproximado, sujeito a mudança | Chamá-la de orçamento e ser cobrado por ela |
| Fatura pró-forma | Uma oferta com formato de fatura, muitas vezes para receber antes de fornecer | Tratá-la como documento fiscal. A HMRC diz que ela não sustenta um pedido de IVA e deve ser marcada "this is not a VAT invoice" (parágrafo 17.3), e uma fatura com IVA de verdade deve vir depois |
| Ordem de compra | O documento do próprio cliente que o compromete a comprar | Deixar o número dela fora da sua fatura |
| Nota de entrega | Prova de que os bens chegaram | Enviá-la no lugar de uma fatura |
| Nota de crédito | Reduz ou cancela uma fatura emitida | Editar a fatura em vez disso |
| Extrato da conta do cliente | Lista o que está em aberto e o que foi pago de um cliente | Esperar que ele substitua as faturas |
Um trabalho, todos os documentos: um exemplo completo
Aqui está um exemplo inventado. Um eletricista refaz a fiação de uma loja por €2.000 mais 20% de IVA, com 30% devidos na aceitação.
| Data | Documento | Líquido | IVA | Total | O cliente deve depois |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 de março | Orçamento QUO-2026-0031 | €2.000 | €400 | €2.400 | €0: ainda nada |
| 6 de março | Fatura INV-2026-0107, sinal de 30% | €600 | €120 | €720 | €720 |
| 7 de março | Recibo do sinal | €720 | €0 | ||
| 24 de março | Fatura INV-2026-0119, saldo de 70% | €1.400 | €280 | €1.680 | €1.680 |
| 30 de março | Recibo do saldo | €1.680 | €0 |
As duas faturas somam o orçamento: €600 e €1.400 líquidos, €120 e €280 de IVA, €720 e €1.680 no total. O orçamento em si nunca entrou na contabilidade. Ele registrou o que foi combinado, e esse é todo o trabalho dele. Como o IVA se aplica ao sinal está em faturas de sinal e pagamento final.
Se um cliente pedir um recibo, este texto basta:
Recebemos com agradecimento: €720,00 em 7 de março de 2026, por transferência bancária, em pagamento da fatura INV-2026-0107 da Bright Spark Electrical Ltd. Saldo restante desta fatura: €0,00.
Confusões que causam problemas de verdade
- Recuperar o IVA com um orçamento ou uma pró-forma. O cliente não tem um documento válido, e o pedido pode ser recusado se for conferido.
- Usar a mesma sequência de números para orçamentos e faturas. Os orçamentos recusados deixam lacunas na sua numeração de faturas, e você teria de explicar cada uma.
- Emitir uma fatura por um trabalho que não foi aceito. Isso pode gerar uma obrigação de IVA por uma venda que nunca acontece, e cancelá-la exige outro documento.
- Tratar um comprovante de cartão como recibo para o IVA. Um comprovante que mostra só o valor pago não indica o IVA e por isso não sustenta um pedido de recuperação.
Orçamentos, faturas e recibos no ERPFlow
Orçamentos e faturas são documentos separados no ERPFlow, cada um com a própria numeração, como QUO-2026-0031 e INV-2026-0107. Converter em fatura copia um orçamento para um novo rascunho e vincula os dois. Você marca um orçamento como aceito ou recusado manualmente, porque os clientes não podem aceitá-lo nem assiná-lo online.
O ERPFlow não tem documento de recibo nem pró-forma. Depois que você registra um pagamento, duas coisas fazem as vezes de recibo. Reenviar por e-mail uma fatura paga a envia com uma linha dizendo que ela foi paga integralmente, e o PDF de uma fatura paga parcialmente imprime Paga e Saldo devedor. O PDF de uma fatura totalmente paga não imprime um carimbo de pago, então, se um cliente precisar de um recibo formal, escreva um com o texto acima.
Os recibos que você recebe de fornecedores vão em uma despesa, onde você pode anexar o arquivo ou, no celular, fotografá-lo. O ERPFlow não lê os valores da imagem, então você os digita.