Última atualização em 6 de novembro de 2026
Um relatório de tempo por tarefa mostra quantas horas cada pessoa gastou em cada tipo de trabalho num dado mês, com totais. Você o monta a partir de linhas de folha de horas com data, pessoa, projeto e código de tarefa, usando uma tabela dinâmica. Compare alguns meses e você vê para onde as horas estão derivando.
Como é um relatório de tempo por tarefa?
Um relatório de tempo por tarefa tem as tarefas nas linhas, as pessoas nas colunas e um total e uma porcentagem à direita. Aqui está um inventado, de março, de um escritório de design com três pessoas e um meio período:
| Tarefa | Anna | Ben | Carla | Total | Participação |
|---|---|---|---|---|---|
| Desenhos | 62 | 96 | 60 | 218 | 49,5% |
| Revisões | 24 | 40 | 34 | 98 | 22,3% |
| Propostas | 30 | 0 | 10 | 40 | 9,1% |
| Reuniões com clientes | 18 | 6 | 8 | 32 | 7,3% |
| Administração | 14 | 8 | 8 | 30 | 6,8% |
| Visitas à obra | 12 | 10 | 0 | 22 | 5,0% |
| Total | 160 | 160 | 120 | 440 | 100% |
Ler na horizontal mostra quem faz o quê. A Anna carrega três quartos das propostas e mais da metade das visitas à obra. Ler na vertical mostra como o mês de uma pessoa foi gasto. O Ben gastou um quarto do dele em revisões.
Trabalhos diferentes pedem recortes diferentes dos mesmos dados, então não confunda este relatório com horas orçadas e horas reais, que compara as horas com o plano de um trabalho, nem com a taxa de utilização, que mede a parcela faturável.
Como ler o tempo por tarefa mês a mês?
Para ler o tempo por tarefa mês a mês, ponha a participação de cada tarefa numa linha e procure uma tendência constante, e não um mês isolado estranho. A participação corrige os meses com mais ou menos horas, o que as horas brutas não fazem.
Aqui está o mesmo escritório inventado, acompanhando uma tarefa ao longo de quatro meses:
| Jan | Fev | Mar | Abr | |
|---|---|---|---|---|
| Total de horas | 430 | 410 | 440 | 420 |
| Revisões, horas | 52 | 61 | 98 | 109 |
| Revisões, participação | 12,1% | 14,9% | 22,3% | 26,0% |
As revisões mais que dobraram enquanto o total de horas ficou estável. As 109 horas de abril são 57 a mais que as 52 de janeiro. A um custo interno inventado de €60 por hora, são €3.420 de custo extra num só mês, e em trabalho de honorário fixo ninguém paga por isso. Nenhum relatório de trabalho mostra isso, porque cada trabalho individual parece só um pouco acima.
O remédio costuma ser comercial. Obtenha a aprovação em cada etapa e cobre pelas mudanças feitas depois dela. O guia sobre serviços adicionais mostra como combiná-los e faturá-los.
| O que você vê | O que muitas vezes significa | O que tentar |
|---|---|---|
| Revisões subindo | As aprovações são fracas ou o briefing muda depois delas | Aprovações por etapa e cobrança das mudanças posteriores |
| Muitas propostas, poucas vitórias | Você está orçando trabalhos que não vai ganhar | Qualificar as consultas antes de redigir |
| Uma pessoa concentra a maioria das reuniões | Um gargalo, ou um trabalho que depende de uma pessoa | Levar outra pessoa ao contato com o cliente |
| Administração crescendo em quem gera receita | Trabalho que outra pessoa poderia fazer | Passá-lo adiante ou contratar para ele |
| Uma tarefa que quase ninguém usa | O código não é útil | Fundi-lo |
São pontos de partida, não diagnósticos. Pergunte à pessoa antes de decidir o que um número significa.
Como montar um relatório de tempo por tarefa?
Você monta um relatório de tempo por tarefa mantendo uma linha por linha de folha de horas e resumindo-as, nunca digitando totais numa tabela mensal. Uma lista plana pode ser recortada de qualquer jeito depois, enquanto um resumo não pode ser desmontado.
| Data | Mês | Pessoa | Projeto | Tarefa | Horas |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-114 | Desenhos | 4,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-118 | Reuniões com clientes | 1,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Ben | P-114 | Revisões | 7,0 |
| 03/03/2026 | 2026-03 | Carla | Interno | Administração | 1,0 |
A coluna Mês é uma fórmula, como =TEXTO(A2;"aaaa-mm"), para que ninguém a digite. Depois insira uma tabela dinâmica com Tarefa nas linhas, Pessoa nas colunas, Horas como valores e Mês como filtro, ou use uma fórmula para cada célula:
=SOMASES(Horas; Pessoa; "Anna"; Tarefa; "Desenhos"; Mês; "2026-03")
Use uma lista suspensa na coluna de tarefa. Uma tabela dinâmica trata “Revisões”, “revisões” e “Revisão” como tarefas diferentes, e isso estraga esses relatórios mais do que qualquer outra coisa. O modelo de folha de horas da equipe traz um layout semanal de onde coletar essas linhas.
Quantos códigos de tarefa você deve ter?
Entre 6 e 12 códigos de tarefa, compartilhados por todos os projetos, é uma faixa sensata para uma pequena empresa. O teste de cada código é se você consegue dizer uma decisão que ele mudaria. “Revisões” passa, porque um número alto muda como você aprova as etapas. “Impressão” em geral reprova, porque você não vai fazer nada diferente, seja qual for o número.
Use os mesmos códigos em todos os projetos e mantenha o projeto na sua própria coluna. Um código como “Desenhos Riverside” mistura as duas coisas, e você nunca conseguirá somar os desenhos entre trabalhos. Inclua um código de Administração, ou esse tempo ficará escondido dentro de qualquer trabalho de cliente que as pessoas tivessem aberto. Depois deixe a lista em paz por alguns meses, pois um código que você renomeia no meio quebra a comparação que está construindo.
Tirando o tempo por tarefa do ERPFlow
O ERPFlow não tem relatório de tempo por tarefa nem relatórios de tempo por pessoa. O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar, mas isso não cobre um relatório como este, então o método acima fica numa planilha.
O mais próximo hoje é o campo de tempo gasto de um cartão em Projetos, digitado em horas e minutos. Se cada cartão é uma tarefa, você obtém um total por tarefa. A lista de quadros soma o tempo por projeto, e a página do cliente o soma entre os quadros dele.
Você também pode exportar os cartões em CSV, com título, descrição, projeto, coluna, prazo e tempo gasto em minutos. O arquivo não inclui responsáveis nem datas, porque um cartão guarda um total corrente e não lançamentos datados. Assim você vê o tempo por cartão, mas não quem o gastou nem em que mês. Para obter um valor mensal aproximado por cartão, exporte no fim de cada mês e subtraia os minutos do arquivo anterior dos do atual.