Última atualização em 6 de novembro de 2026
Um processo de aprovação de folhas de horas para uma empresa de projetos tem quatro passos: a pessoa envia a semana, o aprovador confere as linhas, o aprovador a aceita ou a devolve com um motivo e a semana aprovada fica travada para faturamento e relatórios. Numa empresa pequena, um prazo semanal e um aprovador nomeado para cada pessoa bastam.
Quem deve aprovar as folhas de horas numa empresa de projetos?
Numa empresa de projetos, uma pessoa nomeada deve aprovar a folha de horas de cada funcionário, normalmente quem conhece a maior parte do trabalho dele. Quem trabalha em vários trabalhos é o caso incômodo, e estes são os arranjos que funcionam:
| Situação | Quem aprova | Observação |
|---|---|---|
| A pessoa trabalha principalmente nos projetos de um líder | Esse líder de projeto | O arranjo mais simples |
| A pessoa trabalha com vários líderes | O gestor direto, que pergunta aos líderes sobre as linhas duvidosas | Um só aprovador impede que semanas caiam entre duas pessoas |
| Empresa com menos de cerca de 10 pessoas | Um diretor ou gerente administrativo para todos | Serve, desde que alguém confira também essa pessoa |
| A folha de horas do próprio aprovador | Outro diretor ou o escriturário | Ninguém aprova a própria |
| O aprovador está ausente | Um substituto nomeado | Decida isso com antecedência |
Evite que cada líder de projeto aprove só as suas linhas. Parece rigoroso, mas significa que uma folha de horas nunca está completa até todos olharem para ela, e numa empresa pequena essa semana ainda estará esperando no fim do mês.
Como é um calendário semanal de aprovação?
Um calendário semanal de aprovação define um horário fixo para cada passo, de modo que as horas aprovadas estejam prontas antes de as faturas saírem. Um exemplo para adaptar:
| Quando | Quem | O quê |
|---|---|---|
| Diariamente | Todos | Registram as horas |
| Segunda-feira, 10h | Todos | Enviam a semana passada |
| Segunda-feira, 15h | Aprovador | Lembra quem não enviou |
| Terça-feira, 17h | Aprovador | Aprova ou devolve com um motivo |
| Quarta-feira, 12h | Funcionário | Corrige e reenvia |
| Quarta-feira, 17h | Aprovador | Aprovação final, e a semana é travada |
| Primeiro dia útil do mês | Financeiro | Fatura só a partir das semanas travadas |
Planeje o fim do mês. Uma semana que atravessa dois meses deve ser dividida, para que os últimos dias possam ser aprovados e faturados com o mês a que pertencem. Sem isso, os clientes por hora recebem uma fatura sempre uma semana atrasada e todos precisam explicar por quê. Esses prazos devem coincidir com os da sua política de folha de horas.
O que o aprovador deve conferir numa folha de horas?
O aprovador deve conferir se a folha de horas está completa e bem codificada e deixar as horas em si em paz. Percorra sempre a mesma lista curta:
- O total faz sentido? Compare com as horas do contrato, as folgas aprovadas e os feriados.
- Cada linha está no projeto e na tarefa certos? Fique atento a linhas internas vagas.
- A marca de faturável está certa? Uma marca errada ou perde receita ou fatura do cliente algo que ele não deveria pagar.
- O cliente conseguiria ler a descrição? Isso só importa nas linhas que ele vai ver.
- Algum trabalho está passando do orçamento? Avise o líder do projeto e deixe as horas como foram registradas.
Aqui está uma semana inventada que mostra por que isso compensa. O Ben tem contrato de 40 horas e fatura a €95 por hora nos trabalhos por hora.
| Linha | Horas | Faturável? | O que o aprovador encontrou |
|---|---|---|---|
| P-114 Desenhos | 18,0 | Sim | Certo |
| P-118 Desenhos | 10,0 | Sim | Certo |
| Interno: “diversos” | 6,0 | Não | Na verdade, revisões do cliente do P-118 |
| Administração | 3,5 | Não | Certo |
| Total | 37,5 | 2,5 abaixo do contrato |
Questionado sobre a diferença, o Ben se lembra de uma visita à obra no P-114 e a acrescenta. Isso põe mais 8,5 horas em trabalhos por hora: as 6,0 recodificadas e as 2,5 acrescentadas. A €95, são €807,50 que não iriam chegar a uma fatura, encontrados em poucos minutos. Essas horas então vão para a fatura.
A conferência a evitar é reduzir horas porque um trabalho passou do orçamento. Fazer isso esconde o estouro de quem precisa vê-lo e dá a você um número falso para orçar da próxima vez. Se você decidir não faturar algumas horas, registre essa decisão à parte, como uma redução de valor faturado, e deixe o tempo registrado como estava.
Como devolver uma folha de horas?
Para devolver uma folha de horas, nomeie a linha, diga o que parece errado e dê um prazo para corrigir. Um “por favor, confira isto” vago volta com os mesmos erros. Este é um texto para copiar:
Ben, estou devolvendo a semana 23. A linha 3 (6 horas, “diversos”) parece ser revisão do P-118, então recodifique, por favor. A semana também soma 37,5 contra 40 contratadas, então acrescente o que falta ou anote por que está abaixo. De volta para mim até quarta-feira, 12h, por favor.
Para uma folha de horas que não chegou:
Sua folha de horas da semana 23 não chegou até as 10h de hoje. Envie até as 15h para que o P-114 possa ser faturado junto com o resto.
Mantenha essas mensagens sobre a folha de horas. Se alguém se atrasa sempre, converse pessoalmente em vez de mandar lembretes mais duros.
Como tratar correções depois da aprovação?
As correções depois da aprovação passam por um registro de alterações, para que os números aprovados continuem confiáveis e o histórico continue visível. Depois que uma semana é travada, ninguém a edita diretamente. Um registro curto ao lado das folhas de horas basta:
| Data | Pessoa | Semana | Linha | Era | Agora | Motivo | Aprovado por |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 jul | Ben | 27 | P-118 Desenhos | 8,0 | 6,0 | 2 horas pertenciam ao P-114 | Elin |
| 14 jul | Ben | 27 | P-114 Desenhos | 4,0 | 6,0 | Passadas do P-118 | Elin |
Se as horas já foram faturadas, uma mudança na folha de horas não muda a fatura. Será preciso corrigir também a fatura da forma adequada, com uma nota de crédito ou um novo documento, conforme as regras do seu país.
Para travar uma semana numa planilha, mantenha uma coluna de status com Rascunho, Enviada, Devolvida ou Aprovada. Depois proteja o intervalo aprovado: tanto o Excel quanto o Google Planilhas podem restringir quem edita um intervalo. Não é à prova de adulteração, mas evita acidentes, e para uma empresa deste tamanho é o que se precisa.
O processo falha de maneiras previsíveis. Um aprovador que aprova só os totais deixa passar todos os erros de codificação. Aprovar só no fim do mês significa que ninguém lembra o que era “diversos”. Um único aprovador sem substituto vira um gargalo nas primeiras férias. Se a aprovação leva mais do que alguns minutos por pessoa, o problema costuma estar nas descrições, então corrija-as na origem.
Aprovando folhas de horas com o ERPFlow
O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. O ERPFlow também não tem etapa de aprovação de folhas de horas, então conduza este processo numa planilha usando um modelo de folha de horas da equipe.
As horas aprovadas chegam então ao ERPFlow à mão. Numa fatura, uma linha é uma quantidade vezes um preço, então você digita as horas aprovadas como quantidade e o seu valor como preço, muitas vezes a partir de um serviço com o preço já definido. Depois de emitida, a fatura é definitiva, então confira a semana travada antes de emitir.
Não confunda isto com Férias, que tem solicitações e aprovações, mas só para folgas. É útil aqui porque um aprovador pode conferir as linhas de folga de uma folha de horas com o que foi aprovado lá.