Como faturar serviços profissionais

Para faturar serviços profissionais, cobre nos termos da sua carta de contratação e descreva o trabalho de modo que o cliente o aprove sem precisar ligar para você: o período coberto, o que foi feito, horas e valor da hora ou o preço fixo, despesas e desembolsos em linhas próprias, depois o IVA, o total e a data de vencimento.

Um cliente consegue contar um palete entregue. Ninguém consegue contar um conselho, então a fatura precisa mostrá-lo. É isso que separa a cobrança de uma consultoria, de um escritório de advocacia, de um contador ou de uma agência de uma cobrança comum. Os passos gerais estão em como fazer uma fatura para clientes.

Como faturar cada forma de honorários?

Fature cada forma de honorários de modo que a linha repita o que a carta de contratação prometeu, com as mesmas palavras, se possível.

Se você não registrou por escrito a base dos honorários, resolva isso antes de corrigir a fatura. A seção de honorários de uma carta de contratação mostra o que incluir.

Quanto detalhe uma fatura de serviços profissionais deve ter?

Uma fatura de serviços profissionais precisa de detalhe suficiente para identificar o serviço e sua extensão, que é também o que a lei pede. O artigo 226(6) da Diretiva do IVA da UE exige "a extensão e a natureza dos serviços prestados". O guia de IVA da HMRC pede uma descrição suficiente para identificá-los e diz que o preço unitário de um serviço pode ser um valor por hora ou o preço de um serviço padrão.

Tenha a confidencialidade em mente. Uma fatura passa por um financeiro que não precisa saber de uma demissão ou de uma disputa. Em trabalhos sensíveis, mantenha a linha neutra ("Consultoria trabalhista, março de 2026, 6 horas") e envie o relato detalhado ao seu contato separadamente.

Um exemplo completo: honorários, horas, uma despesa e um desembolso

Aqui está um exemplo inventado: uma pequena consultoria fatura um cliente por março, com IVA de 20% só para ilustrar.

O total é €6.735 mais €1.347 de IVA, mais o desembolso de €120.

As duas últimas linhas são onde as empresas erram. A passagem de trem é um custo de fazer o seu próprio trabalho, então faz parte do seu preço e leva IVA, seja qual for o nome que você dê a ela na fatura. A HMRC diz que as condições dela normalmente impedem que viagens, telefone e correio do próprio consultor contem como desembolsos (parágrafo 25.1 do guia acima e o guia dela sobre custos e desembolsos).

Um desembolso de verdade é diferente. Você pagou como agente do cliente, o cliente recebeu e usou o que foi comprado, e você repassa o valor exato. A base na UE é o artigo 79(c) da Diretiva do IVA, que também exige comprovação do valor real e impede que você deduza qualquer IVA cobrado sobre ele. IVA sobre despesas reembolsáveis e desembolsos percorre os testes.

Com que frequência faturar serviços profissionais?

Todo mês é o padrão mais seguro para serviços profissionais cobrados por tempo, porque uma cobrança curta por um trabalho recente é lida e paga, e uma cobrança de cinco meses é negociada. Também significa que um problema aparece depois dos honorários de um mês, e não de cinco.

Seja qual for o ritmo escolhido, indique o período em cada fatura. O artigo 226(7) pede a data da operação quando ela difere da data de emissão, e "1º a 31 de março de 2026" responde a isso e à primeira pergunta do cliente ao mesmo tempo.

Trabalho feito e ainda não faturado é dinheiro que você está emprestando. Um relatório de WIP mostra quanto há disso. Se você recebe valores por conta antes de começar, veja faturas de sinal e pagamento final para saber como cobrá-los e, se você guarda dinheiro de clientes, as regras do seu órgão regulador vêm primeiro.

Como mostrar um desconto ou horas com redução de valor faturado?

Mostre as horas com redução de valor faturado como um desconto visível, em vez de cobrar menos horas em silêncio, porque assim o cliente vê tanto o trabalho quanto a concessão. O artigo 226(8) pede que os descontos sejam mostrados de qualquer forma quando não estão incluídos no preço unitário.

Aqui está um exemplo inventado. Um consultor trabalhou 40 horas a €95 e decide cobrar 34.

Esses €3.230 são exatamente 34 horas a €95, e a conversa sobre o orçamento do mês seguinte parte do número real. Nosso guia sobre redução de valor faturado e baixa trata da diferença entre as duas.

Como evitar que a cobrança surpreenda o cliente?

Você evita que a cobrança surpreenda o cliente dizendo o que há nela antes de ele abri-la. Uma mensagem de apresentação de três linhas resolve boa parte, e os modelos de e-mail de fatura trazem mais versões:

Segue a fatura INV-2026-0088 referente a março: €8.202,00, com vencimento em 14 de abril. Ela cobre a fase 1 da revisão pelo preço fixo combinado e 32,5 horas de trabalho de acompanhamento aos valores combinados, dentro da estimativa de 40 horas que conversamos. As horas por data estão no resumo em anexo.

Se uma cobrança vai exceder uma estimativa, ligue antes. O cliente que fica sabendo do estouro por você costuma conversar sobre ele. O cliente que o descobre em uma fatura costuma contestar.

Faturar serviços profissionais no ERPFlow

O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas. O trabalho por hora é cobrado informando um valor e uma quantidade na fatura, em geral a partir de um serviço que guarda o valor e o imposto. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar.

Por enquanto, mantenha seu registro de tempo onde você o mantém hoje e digite os totais. Um projeto pode ser vinculado a um cliente e aos orçamentos e faturas dele, e cada cartão tem um campo de tempo gasto digitado em horas e minutos, que soma por projeto e por cliente. Esse total não vira linhas de fatura, e não há relatório por pessoa.

A fatura do exemplo acima funciona como está. Cada linha tem a própria quantidade, preço, desconto opcional e alíquota de imposto, de modo que as linhas de honorários podem levar IVA enquanto a linha de desembolso não leva nenhum. Um resumo do tempo pode ir na aba Anexos da fatura, mas o e-mail leva apenas o PDF da fatura, então você mesmo envia o resumo. Os retainers podem funcionar como faturas recorrentes, que cobram o cliente no prazo e nunca recebem o dinheiro.

Os projetos não têm valores da hora, orçamentos, custeio nem lucratividade, e o ERPFlow não tem relatório de WIP. As despesas não são vinculadas a clientes nem a trabalhos, então um repasse é uma linha que você digita na fatura.