Política de reembolso de despesas para uma pequena empresa de projetos

Uma política de reembolso de despesas para uma pequena empresa de projetos diz o que a equipe pode pedir, o que precisa de aprovação antes, que comprovantes anexar, em quanto tempo pedir e como os custos chegam ao cliente. Uma página basta. O texto abaixo está pronto para copiar. Defina os seus próprios limites e confira as linhas de imposto com o seu contador.

Exemplo de política de reembolso de despesas para copiar

Esta política de reembolso de despesas foi escrita para uma empresa inventada. Os valores entre colchetes são exemplos a trocar pelos seus, não valores recomendados.

1. O princípio. Reembolsamos custos razoáveis que você paga do próprio bolso enquanto trabalha para a [Empresa]. Você não deve sair ganhando nem perdendo.

2. Peça antes. Obtenha a aprovação do líder do seu projeto antes de qualquer viagem com pernoite e antes de gastar mais de [€100] num só item.

3. Recibos. Anexe um recibo de cada item. O comprovante do cartão não basta, porque não mostra o que foi comprado nem o IVA. Para qualquer coisa acima de [€100], peça uma fatura com IVA em nome da empresa. Se perder um recibo, diga isso no pedido e [nome] decidirá.

4. Códigos de projeto. Ponha o código do projeto em todo custo de projeto e marque se ele pode ser repassado ao cliente.

5. Prazo. Envie os pedidos até o dia [5] do mês seguinte. Podemos recusar o que for mais antigo do que [três meses].

6. Aprovação. O líder do seu projeto ou o seu gestor aprova o seu pedido. Ninguém aprova o próprio. Os pedidos dos diretores vão para [outro diretor ou o escriturário].

7. Pagamento. Pagamos os pedidos aprovados por transferência bancária em até [10] dias úteis. Isso não depende de o cliente ter nos pago.

8. Cartões da empresa. Os gastos no cartão da empresa exigem os mesmos recibos e códigos de projeto, no mesmo prazo.

9. Pedidos falsos. Um pedido deliberadamente falso é questão disciplinar. Um erro de boa-fé apenas se corrige.

Depois acrescente uma tabela do que pode ser pedido, porque é a parte que a equipe de fato vai consultar:

Como é um pedido de reembolso calculado?

Um pedido de reembolso calculado mostra cada item com o seu código de projeto, se pode ser repassado e o líquido, o IVA e o total separados. Um exemplo inventado, com IVA a 20% e uma passagem de trem que não leva IVA:

Três números diferentes saem desse formulário:

• O funcionário é reembolsado em €252,00, o total que ele realmente gastou.
• O custo da empresa é €218,00, se ela puder recuperar os €34,00 de IVA.
• O cliente recebe um repasse de €158,00 líquidos (€48 + €110), mais IVA se ele se aplicar ao repasse. Os outros €60,00 continuam sendo custo próprio da empresa.

O erro a evitar é repassar o hotel por €132 e depois somar o IVA, porque isso cobra do cliente IVA sobre IVA. Como um repasse é tributado depende de ele ser um desembolso ou parte do seu próprio serviço. Os guias sobre como faturar despesas reembolsáveis e IVA sobre despesas reembolsáveis tratam dos dois casos.

O que a empresa precisa para recuperar o IVA das despesas da equipe?

Para recuperar o IVA de uma despesa da equipe, a empresa em geral precisa de uma fatura com IVA ou de um recibo adequado para um custo comercial genuíno, e algumas categorias são bloqueadas seja qual for a papelada.

• Na UE, o artigo 178(a) da Diretiva do IVA faz da posse de uma fatura válida condição para deduzir o IVA, e o artigo 176 exclui gastos que não são estritamente comerciais, como luxos, divertimentos ou entretenimento. Os Estados-Membros aplicam limites próprios por cima, então o que é bloqueado varia por país.
• No Reino Unido, um fornecedor pode emitir uma fatura simplificada com IVA para fornecimentos de £250 ou menos, então um cupom de caixa com nome, endereço e número de IVA do fornecedor, a data, uma descrição, o total e a alíquota do IVA pode bastar. O IVA sobre entretenimento de negócios em geral é bloqueado, com uma exceção para clientes estrangeiros. Receber os próprios funcionários é tratado de outro modo.

Na prática, trate a hospitalidade com clientes como um custo que inclui o seu IVA, a menos que o contador diga outra coisa. É por isso que a política pede os nomes dos participantes além do recibo.

Despesas reembolsadas são tributáveis para o funcionário?

Despesas reembolsadas em geral não são tributáveis quando repõem um custo comercial genuíno, mas as regras variam por país e ficam mais rígidas para ajudas de custo pagas sem comprovação de gasto.

No Reino Unido, a isenção da HMRC para despesas pagas ou reembolsadas significa que o empregador não precisa declarar uma despesa que o empregado poderia deduzir integralmente. Ela não cobre pagamentos de quilometragem pelo veículo próprio do empregado, que têm valores próprios. Os pagamentos por tabela de valor fixo têm condições próprias, então pergunte antes de pagar um.

Nos EUA, a IRS Publication 463 descreve um accountable plan: a despesa tem relação com o negócio, o empregado presta contas dela num prazo razoável e qualquer excesso é devolvido. Prestar contas em até 60 dias conta como razoável. Valores fora dessas regras são tratados como salário.

Em outros lugares, pergunte ao seu contador quais ajudas de custo de valor fixo o seu país aceita. Cuidado com a ajuda de custo em quantia redonda paga todo mês “para despesas”, que em geral pertence ao contracheque.

Que erros nos pedidos de reembolso custam dinheiro à empresa?

Os erros nos pedidos de reembolso que custam dinheiro à empresa são em sua maioria silenciosos, daqueles que nunca aparecem como erro.

• Custos repassáveis que não são marcados. Uma conta de hotel sem código de projeto nunca chega à fatura do cliente, e a empresa simplesmente a absorve.
• Pedidos guardados por um trimestre. Nessa hora o IVA pode pertencer a uma declaração anterior, e o trabalho pode já ter sido faturado.
• Autoaprovação. Raramente é desonesta. Apenas elimina a única conferência de que um código ou um valor está certo.
• Comprovantes de cartão no lugar de recibos. Provam o pagamento, mas não o que foi comprado, o que não sustenta uma recuperação de IVA.
• Adiantamentos não conciliados. Um fundo em dinheiro sem pedido correspondente é empréstimo ou salário, e é melhor saber qual.

Registrando pedidos de reembolso no ERPFlow

O ERPFlow não tem pedidos de reembolso de funcionários, fluxo de aprovação nem reembolso, então o formulário do pedido e a sua aprovação ficam fora dele, numa planilha ou no papel.

Depois que um pedido é aprovado, registre cada custo como uma despesa com nome, valor, categoria, imposto e eventual fornecedor, e anexe o recibo. Num celular ou tablet, Tirar foto anexa uma imagem dele num só passo. Não há leitura de recibos, então você digita os valores. Os totais deste mês, do mês passado, deste ano e de todo o período ficam acima da lista.

Uma despesa no ERPFlow não é vinculada a um cliente nem a um trabalho, então não mostra custos por projeto. Ponha o código do projeto no nome da despesa para encontrá-la depois e mantenha o formulário do pedido como seu registro por trabalho. Para repassar um custo, acrescente-o como uma linha na fatura por conta própria. A permissão de gerenciar despesas vale para todas as despesas, e não só para as de cada pessoa, então o mais seguro é deixar o lançamento com uma única pessoa.