Gidsen
Gidsen voor facturatie en betalingen
Hoe u de factuur opstelt, het juiste btw-tarief rekent, uw uren factureert en op tijd betaald krijgt. Uitgewerkte voorbeelden en teksten die u direct kunt gebruiken.
Basis van facturatie
- 8 min leestijdKlanten factureren: stap voor stapWat een factuur moet vermelden, wanneer u hem verstuurt en naar wie, met een compleet uitgewerkt voorbeeld en de EU- en Britse regels achter elk veld.
- 6 min leestijdAls zzp'er een klant facturerenUw naam, uw btw-positie en uw dagtarief op één pagina. Wat een factuur van een zzp'er nodig heeft, een uitgewerkt voorbeeld en wat u een nieuwe klant vraagt vóór de eerste factuur.
- 6 min leestijdZakelijke dienstverlening facturerenPer uur, vaste prijs of retainer: wat elke regel moet zeggen, hoeveel detail klanten nodig hebben en een uitgewerkt voorbeeld dat honorarium, kosten en uitgelegde bedragen gescheiden houdt.
- 4 min leestijdEen offerte omzetten naar een factuurDe klant zei ja. Wat uit de offerte wordt overgenomen, wat moet veranderen en hoe u in één keer of in termijnen factureert zonder een regel over te typen.
- 6 min leestijdOfferte, factuur of bon: het verschilDe ene doet een prijsaanbod, de andere vraagt geld, de derde bevestigt dat u het heeft ontvangen. Wat elk juridisch en voor de btw doet, waar de proformafactuur past en alle documenten bij één opdracht, uitgewerkt.
- 6 min leestijdFacturen nummeren: regels en formatenWat de EU- en Britse regels echt vereisen, welk formaat u gebruikt, wat u doet met gaten en geannuleerde facturen, en een controle van twee minuten of uw reeks klopt.
- 4 min leestijdEen creditnota uitreiken: zo doet u datIs een factuur eenmaal verstuurd, dan corrigeert u hem met een nieuw document. Wat een creditnota moet vermelden, wanneer u er een nodig heeft en hoe de bedragen werken.
- 7 min leestijdE-mailsjablonen voor facturen waar klanten op reagerenZeven factuurmails om over te nemen, van een eerste factuur tot een gecorrigeerde, met onderwerpregels die een administratie later kan terugvinden en de feiten die ze nodig heeft in de eerste twee regels.
- 8 min leestijdBetalingsherinnering voor een achterstallige factuur: reeks met tekstenEen optioneel zetje vóór de vervaldatum, daarna vijf stappen tot een laatste aanmaning, met telkens een tekst om over te nemen, plus wat u stuurt als een klant een deel heeft betaald of de factuur betwist.
- 9 min leestijdRente en kosten bij te late betaling van een factuur berekenenWat het EU- en Britse recht u toestaat bij een te laat betalend bedrijf, de tarieven van dit halfjaar, een uitgewerkte berekening met de afrondingsval en teksten om over te nemen voor uw voorwaarden en de factuur.
Sneller betaald krijgen
- 7 min leestijdBetalingsvoorwaarden voor facturen: voorbeelden en teksten14 dagen netto, 30 dagen netto, einde maand, korting bij vroege betaling en termijnbetalingen: wat elke voorwaarde betekent, teksten om over te nemen, de wettelijke grenzen in de EU en het VK en hoe u kiest.
- 6 min leestijdEen aanbetaling en eindbetaling facturerenTwee facturen, twee nummers, één totaal. Hoe u elke factuur formuleert, wat de btw doet bij de aanbetaling volgens artikel 65 en een uitgewerkt voorbeeld dat optelt tot de offerte.
- 6 min leestijdDeelbetalingen factureren en registrerenEen deelbetaling heeft geen nieuwe factuur nodig. Hoe u haar registreert, wat u de klant vertelt, wat er met de btw gebeurt en wanneer termijnen wel aparte facturen vragen.
- 6 min leestijdEen maandelijkse retainer facturerenDezelfde factuur, op dezelfde dag, met de periode erop. Vooraf of achteraf, wat er met de btw gebeurt, hoe u uren boven of onder het tegoed afhandelt en teksten voor de overeenkomst.
- 5 min leestijdOuderdomsanalyse debiteuren: zo leest en gebruikt u hemEen uitgewerkte ouderdomsanalyse debiteuren, wat elke kolom u vertelt, wat u doet bij elke ouderdomsklasse en hoe u er een bouwt in een spreadsheet als uw software hem niet heeft.
- 5 min leestijdFacturen afstemmen met betalingen voor dienstverlenersKoppel elke factuur aan de bank, bewijs het totaal en controleer of al uw werk is gefactureerd. Een maandeindmethode met een uitgewerkt voorbeeld en wat u doet als de cijfers verschillen.
- 5 min leestijdDoorbelastbare kosten facturerenEen eigen regel, een omschrijving en de juiste btw. Een uitgewerkte factuur met honorarium, een doorberekening en een doorbetaald bedrag, de fout van btw over btw en teksten om af te spreken voordat u uitgeeft.
- 6 min leestijdEen brief voor tariefsverhoging aan klanten schrijvenBrieven om over te nemen voor klanten per uur, op retainer en per project, hoeveel opzegtermijn u geeft, wat een klant eraan kan doen en hoeveel werk u kunt verliezen voordat een verhoging u geld kost.
- 6 min leestijdRekeningoverzicht: een uitgewerkt voorbeeld voor klantfacturatieWat een rekeningoverzicht is, een compleet uitgewerkt voorbeeld, openstaande posten of saldo-overdracht, het begeleidende bericht en wat u doet als de cijfers van een klant afwijken.
Internationaal factureren en btw
- 7 min leestijdBuitenlandse klanten factureren: internationaal factureren stap voor stapWaar de verkoop wordt belast, wat de factuur moet vermelden en hoe het antwoord verschilt voor klanten in de EU, het VK en overige landen. Met een beslistabel en een uitgewerkt voorbeeld.
- 6 min leestijdEU-klanten factureren: btw, verlegde btw en VIESWanneer u een EU-klant geen btw in rekening brengt, wat de factuur moet vermelden, hoe goederen verschillen van diensten, waar de drempel van €10.000 geldt en wat u daarna aangeeft.
- 6 min leestijdBtw-factuur opstellen: alle verplichte velden uitgelegdElk veld dat een btw-factuur volgens artikel 226 nodig heeft, wat er bij elk veld misgaat, de extra vermeldingen die sommige facturen nodig hebben en een ingevuld voorbeeld met twee btw-tarieven.
- 6 min leestijdTekst bij verlegde btw op een factuur: voorbeeld en checklistDe exacte woorden die een EU-factuur met verlegde btw nodig heeft, tekst om over te nemen voor goederen, diensten en Britse bouwwerkzaamheden, een voorbeeldfactuur en een checklist om te doorlopen voordat u verstuurt.
- 6 min leestijdBtw-nummer controleren in VIES en het bewijs bewarenDe stappen, wat elk VIES-resultaat betekent, waarom een echt nummer als ongeldig kan verschijnen, hoe u bewijs van de controle bewaart en wat u doet met Britse nummers.
- 6 min leestijdHandelsfactuur of btw-factuur: het verschil uitgelegdDe ene brengt goederen door de douane, de andere legt de verkoop vast voor de belasting. Wat elke factuur moet bevatten, wanneer u beide nodig heeft en een uitgewerkte export met dezelfde bedragen op elk document.
- 6 min leestijdFactureren in vreemde valuta: btw, koers en tekstWat de EU en het VK vereisen als u in een andere valuta factureert, welke wisselkoers u voor de btw gebruikt en een uitgewerkt voorbeeld van factuur tot betaling met het koersverlies.
- 7 min leestijdBtw op doorbelaste kosten en voorschottenDe meeste kosten die u aan een klant doorberekent, dragen btw. De toets voor een echt voorschot (uitgaven in naam van de klant), een uitgewerkte factuur met de sommen en de fout die btw over btw berekent.
Tijdregistratie en facturatie
- 5 min leestijdDeclarabele uren bijhouden: een eenvoudig urenlogboekWat u voor elk blok klantwerk vastlegt, wanneer u het vastlegt en een uitgewerkt urenlogboek dat u vandaag nog in een spreadsheet kunt overnemen.
- 5 min leestijdUren factureren: declarabele uren omzetten in een factuurVan een maand aan tijdregels naar een factuur die een klant betaalt: de afsluitdatum, de controle, hoeveel detail u toont en een uitgewerkt voorbeeld dat tot op het uur sluit.
- 5 min leestijdDeclarabele en niet-declarabele uren bijhoudenWelke taken u kunt doorberekenen, een korte reeks redencodes voor de rest en hoe u de cijfers van een maand leest om te zien waar de onbetaalde uren werkelijk blijven.
- 7 min leestijdHoe projecten werken in ERPFlow: borden, kaarten, deadlines en mensenWat een project in ERPFlow is, hoe u werk over borden verdeelt, wat een kaart bevat, hoe deadlines en meldingen zich gedragen en wat projecten niet doen.
- 4 min leestijdUren registreren in ERPFlow als teamlidHoe u uw tijd op een projectkaart vastlegt, waarom u optelt bij het getal dat er al staat, hoe u bijhoudt wie wat deed en waar de uren terugkomen.
- 5 min leestijdEen praktische werkwijze voor declarabele tijd bij accountantsWaartegen u tijd registreert, een maandafsluiting die u kunt volgen, hoe u werk buiten de afspraak niet laat weglekken en hoe u ziet wat elke vaste vergoeding per uur oplevert.
- 6 min leestijdReistijd factureren naar locaties en klantafsprakenDe manieren om reistijd door te berekenen, wat elk de klant kost bij een lange en een korte rit, hoe u een gedeelde rit verdeelt en tekst voor uw offerte.
- 6 min leestijdEen werkwijze voor tijdregistratie in advieswerk die facturatie ondersteuntOpdrachtcodes, tijdregels waar een klant geen vragen over stelt, een conceptafrekening vóór elke factuur en een maandelijkse afstemming. Een werkwijze voor adviseurs, met één maand uitgewerkt tot de factuur.
- 5 min leestijdEen werkwijze voor tijdregistratie en facturatie voor freelancersEén logboek, één vrijdagcontrole en één factuurdag. De hele routine voor een freelancer die per uur factureert, met een logboekindeling, tekst voor de klant en een maand uitgewerkt tot een factuur.
- 5 min leestijdDeclarabele uren bijhouden voor een bureau: codes, retainers en controleUren in een bureau lopen over meerdere mensen, meerdere tarieven en retainers die ongemerkt overschrijden. Hoe u de codes opzet, wat declarabel is en hoe u een retainer controleert voordat de maand om is.
- 5 min leestijdResourceplanning voor dienstverlenende teams: zie wie vrij is en wie overboekt isEen wekelijks raster dat de beschikbare uren van elke persoon vergelijkt met wat al is beloofd, en wat u met de uitkomst doet. Een spreadsheetmethode met een uitgewerkte week, voor kleine dienstverlenende teams.
- 5 min leestijdUrenstaat voor teams: een weekindeling die u kunt facturerenEen weekindeling voor een urenstaat om in een spreadsheet te kopiëren, ingevuld voor twee mensen, met de formule die de uren omzet in factuurhoeveelheden en de sommen bij elke stap nagerekend.
- 6 min leestijdZo registreert u uren en materiaal voor klantfacturatieEen werkbonindeling voor arbeid en materiaal, een opslagclausule om te kopiëren, hoe btw werkt en wat u test in een app voor uren en materiaal, met één verwarmingsklus uitgewerkt tot de factuur.
- 5 min leestijdZo registreert u declarabele uren per projectGeef elk project een code, laat elke tijdregistratie een project noemen en houd gewerkte, gefactureerde, afgewaardeerde en openstaande uren in één tabel bij. De opzet, de controles en wat een totaal kan verbergen.
Tarieven en winstgevendheid
- 4 min leestijdGemiddeld uurtarief berekenen en wanneer u er een offreertDe formule, een uitgewerkt voorbeeld, waarom een gewoon gemiddelde te veel in rekening brengt, wat een andere bezetting met uw marge doet en formuleringen voor de offerte.
- 5 min leestijdZo berekent u het verkooptarief per uur voor uw medewerkersDe formule, hoeveel uren iemand in een jaar echt kan factureren, een uitgewerkt voorbeeld per niveau en de margefout die stilletjes duizenden euro's per jaar kost.
- 6 min leestijdTabel voor factureringsstappen: omrekentabellen voor 6, 10 en 15 minutenOmrekentabellen van gewerkte minuten naar declarabele decimale uren voor facturering per 6, 10 en 15 minuten, met wat elke stap doet met de rekening van een echte dag.
- 5 min leestijdBegrote uren tegenover werkelijke uren: een ontwerpproject met vaste prijs bijhoudenZet een vaste prijs om in een urenbudget, vergelijk het wekelijks met de echte voortgang, voorspel het einde en weet wat u doet als de uren uitlopen.
- 5 min leestijdBezettingsgraad en declarabele uren in professionele dienstverleningDeclarabele uren zijn een aantal en bezettingsgraad is een verhouding. Hoe u elk berekent, waarom dezelfde uren iets anders kunnen betekenen en hoe u een bezettingsdoel uit uw eigen kosten afleidt.
- 6 min leestijdWinstgevendheid van projecten: factureren per persoon en zien wat elk project oplevertEen spreadsheetmethode: de uren van elke persoon tegen verkooptarief en kostprijstarief, en dan het verschil. Met een uitgewerkt project, een vaste prijs ter vergelijking en de fout die marges mooier maakt.
- 6 min leestijdAfwaardering of afschrijving: wat elk betekent voor uw facturatieEen afwaardering verlaagt wat u in rekening brengt. Een afschrijving geeft op wat u nog te vorderen heeft. Wanneer welke geldt, welk document erbij hoort en hoe btw-correctie werkt, met één opdracht uitgewerkt.
Facturatie per branche
- 8 min leestijdTermijnfacturatie: een project in termijnen factureren naarmate het werk vordertHoe u een contract opdeelt in facturen die aan afgesproken fasen of gemeten werk zijn gekoppeld, een lopend totaal bijhoudt en omgaat met meerwerk en btw, met een uitgewerkt voorbeeld van één contract in vier facturen.
- 6 min leestijdConsultant: uurtarief of retainer facturerenWanneer een consultant per uur moet factureren en wanneer een maandelijkse retainer beter uitpakt, met een keuzetabel, zes maanden op beide manieren gefactureerd en retainerformuleringen om te kopiëren.
- 6 min leestijdEen werkwijze voor tijdregistratie en facturatie bij een advocatenkantoorDe acht stappen van opdrachtbevestiging tot betaalde rekening: tijd vastleggen met een bruikbare omschrijving, een concept-rekening nakijken en waar de regels voor klantengelden meespelen, met een uitgewerkt voorbeeld.
- 6 min leestijdZo schrijft u een factuur voor accountantsdienstenWat de factuur van een accountant moet tonen: de juiste entiteit, de periode, vaste vergoedingen en extra's op aparte regels en verschotten buiten de btw-som, met een uitgewerkt voorbeeld en formuleringen om te kopiëren.
- 7 min leestijdAIA G702 en G703: hoe de betalingsaanvraag opteltG703 bevat de voortgang per regel en G702 zet de totalen om in het verschuldigde bedrag. Elke kolom en regel uitgelegd, met een uitgewerkte aanvraag om uw eigen cijfers mee te vergelijken.
- 6 min leestijdAanvullende diensten voor architecten: afspreken, vastleggen en facturerenMeerwerk wordt betaald als het eerst is afgesproken. Wat telt als aanvullende dienst, formuleringen om het schriftelijk af te spreken, een register om het overzichtelijk te houden en hoe het op de factuur leest.
- 5 min leestijdHoeveel van de week van een architect is declarabel?Ongeveer 70% voor medewerkers en minder dan de helft voor eigenaren, volgens de cijfers van RIBA. Waarom benchmarks verschillen, hoe u uw eigen doel per rol uitrekent en wat het doet met het uurtarief dat u nodig heeft.
- 7 min leestijdZo schrijft u het prijsvoorstel van een architect op basis van uw eigen eerdere urenPrijs de opdracht op wat vergelijkbare opdrachten echt kostten. Hoe u eerdere uren per fase ophaalt, opschaalt en bijstelt, omzet in een honorarium per fase en de aannames formuleert die het beschermen.
- 6 min leestijdProjectmanagement voor architecten: teamtijd volgen tegen fasehonoraria en klanten facturerenZet elk fasehonorarium om in een urenbudget, vergelijk wekelijks de gebruikte uren met het gedane werk en factureer op de afgesproken trigger. Een tracker die een overschrijding ziet terwijl u nog kunt ingrijpen.
- 7 min leestijdHet honorariumdeel van een opdrachtbevestiging van een accountantWat het honorariumdeel van een opdrachtbevestiging moet beantwoorden, formuleringen die u kunt aanpassen, en waarom een vergoeding die over twaalf maanden is gespreid een uitstapclausule nodig heeft, met de sommen erbij.
- 6 min leestijdZo schrijft u een prijsvoorstel voor ingenieursdienstenBepaal de op te leveren stukken, schat de uren per functieniveau, kies een grondslag voor het honorarium en schrijf uw aannames op. Een uitgewerkte opbouw, een tabel met honorariumgrondslagen en aannameteksten om over te nemen.
- 5 min leestijdVaste prijs voor accountantsdiensten: zo berekent u hem en controleert u of hij loontHoe u een vaste prijs voor een accountantsklant opbouwt uit uren en een streeftarief en klant voor klant toetst, met cijfers die laten zien hoe een gezond gemiddelde een verlies verbergt.
- 7 min leestijdHoe uitzend- en wervingsbureaus hun klanten facturerenWat uitzenden, werving op succesbasis en retained search elk factureren, wanneer, en hoe de sommen werken: factuurtarief tegenover marge, restitutie, btw over loon en overnamevergoedingen.
- 5 min leestijdVast bedrag of uurtarief voor ontwerp- en ingenieurswerkWie het risico draagt bij elke honorariumgrondslag, een keuzetabel voor ontwerp- en ingenieursklussen, het punt waarop een vast bedrag niet meer loont, en formuleringen voor beide om over te nemen.
- 6 min leestijdZo zet u een projectnummering opWelk projectnummerformaat u kiest, hoe u fasen en wijzigingen verwerkt, waarom project- en factuurnummers gescheiden blijven en welke spreadsheetvallen een nummeringssysteem kapotmaken.
- 6 min leestijdInhouding op een factuur: de aftrek, het lopende totaal en de vrijgaveHoe u de inhouding (retainage) op elke termijnfactuur toont, het lopende totaal bijhoudt, de vrijgave factureert en omgaat met Britse retention en btw. Uitgewerkte cijfers en formuleringen, plus waar de wet verschilt.
- 7 min leestijdRIBA-fasehonoraria: zo verdeelt u een vaste prijs over het Plan of WorkRIBA publiceert de fasen maar geen honorariumverdeling. Hoe u een vaste prijs verdeelt op basis van uw eigen geschatte uren, aanpast voor risico en kasstroom, en de betalingsmomenten in de opdracht formuleert.
- 6 min leestijdWIP-rapport (onderhanden werk): wat uw bedrijf heeft verdiend maar nog niet gefactureerdEen WIP-rapport vergelijkt de waarde van het verrichte werk per klus met wat u heeft gefactureerd. Hoe u werk op uurbasis en tegen vaste prijs waardeert, het leest, in een spreadsheet bouwt en erop handelt.
Teamplanning en urenstaten
- 6 min leestijdUw team uitnodigen voor ERPFlowWaar u de uitnodiging verstuurt, welke rol u kiest, hoeveel mensen elk abonnement omvat en wat een nieuw lid de eerste dag kan zien en wijzigen.
- 6 min leestijdVerlofregistratie: een indeling die ook uw capaciteit laat zienEen verlofoverzicht vertelt wie er weg is. Voeg één weekraster toe en het vertelt ook hoeveel uren het team nog heeft. De indeling, de saldoberekening en een uitgewerkt voorbeeld.
- 5 min leestijdDe voordelen van urenstaten: waarom iedereen in het team uren registreertDe ontbrekende uren van één persoon kunnen een verliesgevende klus winstgevend laten lijken. Wat complete tijdregistraties u laten beslissen, wat ze kosten om bij te houden en wanneer ze de moeite niet waard zijn.
- 6 min leestijdUrenstaatbeleid: een praktisch voorbeeld voor projectbedrijvenEen urenstaatbeleid van één pagina om over te nemen: wie registreert, in welke eenheid, voor wanneer, hoe correcties werken, en waarom een projecturenstaat niet automatisch een registratie van arbeidstijd is.
- 5 min leestijdSjabloon voor capaciteitsplanning: beschikbare uren tegenover boekingen, week voor weekEen sjabloon voor capaciteitsplanning dat u in een spreadsheet bouwt: de beschikbare uren van elke persoon, wat er geboekt is, wat er over is en hoe u vier weken vooruit leest voordat u ja zegt tegen een klus.
- 6 min leestijdDeclaratiebeleid voor onkosten van een klein projectbedrijfEen declaratiebeleid van één pagina om over te nemen: wat personeel mag declareren, wat vooraf goedkeuring nodig heeft, welk bewijs u bewaart en hoe een declaratie op de factuur van de klant terechtkomt.
- 6 min leestijdSjabloon voor een kilometerdeclaratie voor projectbedrijvenEen sjabloon voor een kilometerdeclaratie, met de HMRC-tarieven voor 2026 tot 2027 (55p, niet de oude 45p), een voorbeeld over de grens van 10.000 mijl en welke ritten naar een locatie meetellen.
- 5 min leestijdTijd per taak: waar de uren van ieder zijn gebleven, maand voor maandHoe u een rapport van tijd per taak bouwt uit regels van urenstaten, hoe het eruitziet voor een klein team, hoe u vier maanden ervan leest en welke taakcodes de moeite waard zijn.
- 6 min leestijdGoedkeuringsproces voor urenstaten in projectbedrijvenEen wekelijks goedkeuringsproces voor urenstaten in een klein projectbedrijf: wie goedkeurt, een tijdschema dat bij uw facturatie past, wat u controleert en tekst om een urenstaat terug te sturen.
FAQ
ERPFlow-gidsen: veelgestelde vragen
Alles wat u over ERPFlow moet weten. Staat uw antwoord er niet bij? Wij helpen u graag.
Neem contact opVoor wie zijn de ERPFlow-gidsen geschreven?
De ERPFlow-gidsen zijn geschreven voor eigenaren en kantoormanagers van kleine dienstverlenende bedrijven die zelf hun facturen versturen. Ze gaan uit van geen enkele boekhoudkundige voorkennis, en elke gids werkt een echt voorbeeld met cijfers uit.
Heb ik ERPFlow nodig om deze gidsen te gebruiken?
Nee. Elke gids werkt op zichzelf, met het facturatieprogramma of de spreadsheet die u nu gebruikt. Waar ERPFlow een stap overneemt, staat in de gids hoe, en waar ERPFlow iets niet doet, staat dat er ook bij.
Zijn de ERPFlow-gidsen belasting- of juridisch advies?
Nee. De gidsen leggen uit hoe facturatie, btw en betalingen over het algemeen werken, maar de regels hangen af van uw land en uw situatie. Leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant voordat u erop vertrouwt.
Heeft ERPFlow tijdregistratie?
Nog niet. Tijdregistratie in ERPFlow, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Nu legt een kaart in ERPFlow Projecten de bestede tijd vast, ingevoerd in uren en minuten, en die totalen worden per project en per klant opgeteld. Werk op uurbasis factureert u door op de factuur een tarief en een aantal in te vullen.
Aan de slag
Start gratis. Groei in uw eigen tempo.
Draai uw hele bedrijf op één plek – en betaal ervoor als ondernemer, niet als multinational.
- Gratis starten
- In enkele minuten ingericht
- Geen aflopende proefperiode