Declaratiebeleid voor onkosten van een klein projectbedrijf

Een declaratiebeleid voor een klein projectbedrijf zegt wat personeel mag declareren, wat vooraf goedkeuring nodig heeft, welk bewijs erbij moet, hoe snel er moet worden gedeclareerd en hoe kosten bij de klant terechtkomen. Eén pagina is genoeg. De tekst hieronder kunt u zo overnemen. Stel uw eigen grenzen vast en laat de fiscale regels controleren door uw accountant.

Voorbeeld van een declaratiebeleid om over te nemen

Dit declaratiebeleid is geschreven voor een verzonnen bedrijf. De bedragen tussen haken zijn voorbeelden die u door uw eigen bedragen vervangt, geen aanbevolen bedragen.

1. Het uitgangspunt. Wij vergoeden redelijke kosten die u persoonlijk betaalt terwijl u voor [Bedrijf] werkt. U mag er niet beter of slechter van worden.

2. Vraag eerst. Vraag goedkeuring van uw projectleider vóór elke reis met overnachting, en voordat u meer dan [€100] aan één post uitgeeft.

3. Bonnen. Voeg bij elke post een bon. Een pinbon volstaat niet, omdat daarop niet staat wat is gekocht en hoeveel btw. Vraag bij alles boven [€100] om een btw-factuur op naam van het bedrijf. Als u een bon verliest, zeg dat op de declaratie en [naam] beslist.

4. Projectcodes. Zet de projectcode bij elke projectkost en geef aan of die aan de klant kan worden doorberekend.

5. Deadline. Dien declaraties in vóór de [5e] van de volgende maand. Wij mogen alles weigeren wat ouder is dan [drie maanden].

6. Goedkeuring. Uw projectleider of leidinggevende keurt uw declaratie goed. Niemand keurt zijn eigen declaratie goed. Declaraties van directeuren gaan naar [een andere directeur of de administrateur].

7. Betaling. Wij betalen goedgekeurde declaraties per bankoverschrijving binnen [10] werkdagen. Dit hangt er niet van af of de klant ons heeft betaald.

8. Bedrijfspassen. Uitgaven met een bedrijfspas vragen dezelfde bonnen en projectcodes, voor dezelfde deadline.

9. Valse declaraties. Een opzettelijk valse declaratie is een tuchtzaak. Een eerlijke fout wordt gewoon gecorrigeerd.

Voeg daarna een tabel toe met wat mag worden gedeclareerd, want dat is het deel dat personeel echt opzoekt:

Hoe ziet een uitgewerkte onkostendeclaratie eruit?

Een uitgewerkte onkostendeclaratie toont elke post met zijn projectcode, of die kan worden doorberekend, en netto, btw en totaal apart. Hier is een verzonnen declaratie, met 20% btw en een treinkaartje zonder btw:

Uit dit formulier komen drie verschillende getallen:

• De werknemer krijgt €252,00 terug, het totaal dat hij werkelijk uitgaf.
• De kosten voor het bedrijf zijn €218,00, als het de €34,00 btw kan terugvragen.
• De klant krijgt €158,00 netto doorberekend (€48 + €110), plus btw als die van toepassing is op de doorberekening. De andere €60,00 blijven eigen kosten van het bedrijf.

De fout die u moet vermijden, is het hotel doorberekenen voor €132 en daar btw bij optellen, want dan rekent u de klant btw over btw. Hoe een doorberekening wordt belast, hangt af van of het een verschot is of onderdeel van uw eigen dienst. De gidsen over doorbelastbare kosten factureren en btw op doorbelastbare kosten behandelen beide.

Wat heeft een bedrijf nodig om btw op onkosten van personeel terug te vragen?

Om btw op een onkost van personeel terug te vragen, heeft een bedrijf in het algemeen een correcte btw-factuur of bon nodig voor een echte zakelijke kost, en sommige categorieën zijn geblokkeerd wat het papierwerk ook zegt.

• In de EU maakt artikel 178, onder a, van de Btw-richtlijn het bezit van een geldige factuur een voorwaarde voor btw-aftrek, en artikel 176 sluit uitgaven uit die niet strikt zakelijk zijn, zoals luxe, amusement of representatie. Lidstaten leggen daar eigen grenzen bovenop, dus wat geblokkeerd is, verschilt per land.
• In het Verenigd Koninkrijk kan een leverancier een vereenvoudigde btw-factuur voor leveringen van £250 of minder uitreiken, dus een kassabon met de naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier, de datum, een omschrijving, het totaal en het btw-tarief kan volstaan. Btw op zakelijke representatie is in het algemeen geblokkeerd, met een uitzondering voor klanten in het buitenland. Het onthalen van uw eigen werknemers wordt anders behandeld.

Behandel relatiegeschenken en etentjes met klanten in de praktijk als kosten inclusief btw, tenzij uw accountant u anders vertelt. Daarom vraagt het beleid naast een bon ook om de namen van de aanwezigen.

Zijn vergoede onkosten belast voor de werknemer?

Vergoede onkosten zijn in het algemeen niet belast als ze een echte zakelijke kost terugbetalen, maar de regels verschillen per land en worden strenger voor vergoedingen die zonder bewijs van uitgaven worden betaald.

In het Verenigd Koninkrijk betekent de vrijstelling van HMRC voor betaalde of vergoede onkosten dat een werkgever een onkost die de werknemer volledig zou kunnen aftrekken, niet hoeft te melden. Ze geldt niet voor kilometervergoedingen voor het eigen voertuig van een werknemer, die eigen tarieven hebben. Vaste forfaitaire vergoedingen hebben eigen voorwaarden, dus vraag het voordat u er een betaalt.

In de VS beschrijft IRS Publication 463 een accountable plan: de uitgave heeft een zakelijk verband, de werknemer verantwoordt haar binnen een redelijke termijn en een eventueel teveel wordt teruggegeven. Verantwoorden binnen 60 dagen geldt als redelijk. Bedragen buiten die regels worden als loon behandeld.

Vraag elders aan uw accountant welke vaste vergoedingen uw land accepteert. Pas op voor de vaste vergoeding die elke maand "voor onkosten" wordt betaald, die meestal op de loonstrook thuishoort.

Welke fouten bij onkostendeclaraties kosten een bedrijf geld?

De fouten bij onkostendeclaraties die een bedrijf geld kosten, zijn vooral stille fouten die nooit als fout zichtbaar worden.

• Doorberekenbare kosten die niet zijn gemarkeerd. Een hotelrekening zonder projectcode komt nooit op de factuur van de klant, en het bedrijf slikt hem gewoon.
• Declaraties die een kwartaal worden opgespaard. Dan hoort de btw misschien al bij een eerdere aangifte, en kan de klus al zijn gefactureerd.
• Zichzelf goedkeuren. Het is zelden oneerlijk. Het haalt alleen de enige controle weg op de vraag of een code of een bedrag klopt.
• Pinbonnen in plaats van bonnen. Ze bewijzen betaling maar niet wat is gekocht, wat een btw-teruggave niet onderbouwt.
• Niet verrekende voorschotten. Een kasvoorschot zonder declaratie ertegenover is een lening of loon, en u kunt maar beter weten welk van de twee.

Onkostendeclaraties vastleggen in ERPFlow

ERPFlow heeft geen onkostendeclaraties van werknemers, geen goedkeuringsworkflow en geen terugbetaling, dus het declaratieformulier en de goedkeuring blijven buiten ERPFlow, in een spreadsheet of op papier.

Leg zodra een declaratie is goedgekeurd elke kostenpost vast als uitgave met een naam, bedrag, categorie, belasting en eventueel een leverancier, en voeg de bon toe. Op een telefoon of tablet voegt Foto maken er in één stap een foto van toe. Bonnen worden niet uitgelezen, dus u typt de bedragen. Totalen voor deze maand, vorige maand, dit jaar en alle tijd staan boven de lijst.

Een uitgave in ERPFlow is niet gekoppeld aan een klant of een klus, dus ze toont u geen kosten per project. Zet de projectcode in de naam van de uitgave om hem terug te vinden en bewaar het declaratieformulier als uw registratie per klus. Om een kostenpost door te berekenen, voegt u hem zelf als regel toe aan de factuur. Het recht om uitgaven te beheren geldt voor alle uitgaven en niet voor die van een persoon zelf, dus het veiligst houdt u het invoeren bij één persoon.