Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Regels en cijfers uit andere bronnen gecontroleerd op 6 november 2026. Ze veranderen, dus controleer ze bij de bron voordat u erop vertrouwt.
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een reeks betalingsherinneringen voor een achterstallige factuur is een geplande serie berichten die in de loop van de tijd strenger worden: een vriendelijk zetje de dag na de vervaldatum, een verzoek om een betaaldatum op dag 7, een telefoontje op dag 14, een escalatie op dag 21 en een laatste aanmaning op dag 30.
Het punt van een reeks is dat u één keer vooraf beslist. De mail van dag 7 is veel makkelijker te versturen als het schema het zegt dan als u zich afvraagt of het opdringerig lijkt.
Wat is een goed schema voor herinneringen bij achterstallige facturen?
Een goed schema voor herinneringen begint de dag na de vervaldatum en komt rond dag 30 tot een besluit. Deze dagen zijn een verstandig uitgangspunt en geen wettelijke eis, dus kort ze in voor kleine facturen en nieuwe klanten.
| Wanneer | Hoe | Toon | Wat u wilt |
|---|---|---|---|
| 3 dagen vóór de vervaldatum (optioneel) | Behulpzaam | Een papierprobleem opvangen zolang er tijd is | |
| 1 dag erna | Gaat uit van een vergissing | Betaling, of een reden | |
| 7 dagen erna | Direct | Een betaaldatum | |
| 14 dagen erna | Telefoon, daarna een bevestigende e-mail | Stevig | De echte reden en een toezegging |
| 21 dagen erna | E-mail aan iemand hogerop | Ernstig | Aandacht van wie kan beslissen |
| 30 dagen erna | Laatste aanmaning schriftelijk | Formeel | Betaling, of uw besluit over de volgende stap |
Stop de reeks zodra het geld binnenkomt of de klant een echte vraag stelt. Niets ergert een goede klant zo als een derde herinnering voor een factuur die hij dinsdag heeft betaald, dus controleer uw bank vóór elke herinnering.
Herinnering vóór de vervaldatum
Een herinnering vóór de vervaldatum is de moeite waard voor grote facturen en eerste facturen aan een nieuwe klant, omdat u zo ontdekt of de factuur in iemands systeem staat terwijl u het nog kunt herstellen.
Onderwerp: Factuur [nummer] vervalt op [vervaldatum]
Beste [naam],
Een kort berichtje dat factuur [nummer] van [bedrag] op [vervaldatum] vervalt. Ik heb een kopie bijgevoegd zodat u hem niet hoeft te zoeken. Ligt hij bij iemand anders ter goedkeuring, laat me dan weten wie, dan stuur ik hem rechtstreeks door.
Alvast bedankt, [uw naam]
Eerste herinnering: 1 dag achterstallig
De eerste herinnering moet uitgaan van een eerlijke vergissing en betalen makkelijk maken. Voeg de factuur bij, want de klant kan hem kwijt zijn.
Onderwerp: Factuur [nummer] had op [vervaldatum] betaald moeten zijn: [bedrag]
Beste [naam],
Factuur [nummer] van [bedrag] had op [vervaldatum] betaald moeten zijn, en ik zie nog geen betaling. Een kopie is bijgevoegd. Is de betaling al onderweg, dank u wel, en negeer dan dit bericht. Houdt iets haar op, antwoord dan en ik help het oplossen.
Alvast bedankt, [uw naam]
Tweede herinnering: 7 dagen achterstallig
De tweede herinnering moet om een datum vragen, want een vraag met een concreet antwoord is moeilijker te negeren dan een algemeen verzoek om te betalen.
Onderwerp: Factuur [nummer], 7 dagen achterstallig: wilt u een betaaldatum bevestigen?
Beste [naam],
Factuur [nummer] van [bedrag] had op [vervaldatum] betaald moeten zijn en is nu 7 dagen achterstallig. Kunt u me laten weten op welke datum hij wordt betaald? Wacht hij op een goedkeuring, een inkoopordernummer of iets anders van mij, laat me dan weten wat ontbreekt, dan heeft u het vandaag nog.
Alvast bedankt, [uw naam]
Derde stap: bellen op dag 14, daarna schriftelijk bevestigen
De derde stap moet een telefoontje zijn, want e-mail kan worden genegeerd en een rechtstreeks gestelde vraag krijgt meestal een antwoord. Vraag naar wie betalingen goedkeurt of beheert, en houd het bij drie vragen:
- Staat factuur [nummer] van [bedrag] gepland voor betaling?
- Zo niet, wat moet er gebeuren om hem betaald te krijgen?
- Welke datum mag ik noteren?
Leg het dezelfde dag schriftelijk vast. Een schriftelijk verslag van wat is beloofd, geeft de volgende stap haar kracht.
Onderwerp: Naar aanleiding van ons gesprek: factuur [nummer], betaling vóór [afgesproken datum]
Beste [naam],
Bedankt voor uw tijd vandaag. Zoals afgesproken wordt [bedrag] voor factuur [nummer] vóór [afgesproken datum] betaald. Verandert die datum, laat het me dan weten voordat hij verstrijkt.
Alvast bedankt, [uw naam]
Vierde herinnering: 21 dagen achterstallig, aan iemand hogerop
De vierde herinnering moet naar iemand met zeggenschap over de betaling, en moet de voorgeschiedenis uiteenzetten zodat die persoon niets hoeft te vragen.
Onderwerp: Factuur [nummer], 21 dagen achterstallig: [bedrag]
Beste [naam leidinggevende],
Ik schrijf u omdat factuur [nummer] van [bedrag], met vervaldatum [vervaldatum], nu 21 dagen achterstallig is. We hebben [contactpersoon] op [data] herinnerd en spraken elkaar op [datum], waarbij betaling vóór [afgesproken datum] werd toegezegd. Zij is niet binnengekomen.
Wilt u de betaling vóór [datum] regelen? Wij hebben recht op rente voor betalingsachterstand en een vergoeding voor deze factuur, en ik regel het veel liever zonder.
Met vriendelijke groet, [uw naam]
Gebruik die tweede alinea alleen voor zakelijke klanten. Particuliere consumenten vallen niet onder de wetten over betalingsachterstand, zoals late kosten in rekening brengen uitlegt.
Laatste aanmaning: 30 dagen achterstallig
Een laatste aanmaning moet het bedrag noemen, een deadline en het ene wat u doet als de deadline verstrijkt. Schrijf alleen de stap op die u echt zult nemen, want een dreigement waar niets van komt, leert de klant u uit te zitten.
Onderwerp: Laatste aanmaning: factuur [nummer], [bedrag], te betalen vóór [datum]
Geachte [naam],
Factuur [nummer] van [bedrag], met vervaldatum [vervaldatum], is 30 dagen achterstallig ondanks onze herinneringen van [data].
Ontvangen wij niet vóór [datum] de volledige betaling, dan zullen wij zonder verdere kennisgeving [de vordering uit handen geven aan een incassobureau / een rechtsvordering instellen], en vorderen wij naast het bovenstaande bedrag rente en verhaalskosten.
Betwist u een deel van deze factuur, laat het me dan vóór die datum schriftelijk weten en vertel waarom. Een kopie van de factuur is bijgevoegd.
Met vriendelijke groet, [uw naam]
Veertien dagen is een gebruikelijke deadline. In Engeland en Wales verwacht de Practice Direction on Pre-Action Conduct een brief met de grondslag van de vordering, de feiten en de berekening van het bedrag, en ziet zij 14 dagen in een eenvoudige zaak als een redelijke termijn om te reageren.
Wat als de klant een deel betaalt of een deel betwist?
Betaalt de klant een deel van een factuur of betwist hij een deel, dan moet uw herinnering alleen vragen om wat nog verschuldigd is en niet ter discussie staat. Het volledige bedrag opnieuw sturen is de gebruikelijkste manier om van een late betaling een ruzie te maken.
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een factuur bedraagt in totaal €2.304,00: drie regels van €390, €1.250 en €280 netto, plus 20% btw. De klant stelt een vraag over de regel van €1.250.
| Netto | Btw 20% | Totaal | |
|---|---|---|---|
| Betwiste regel | €1.250,00 | €250,00 | €1.500,00 |
| Onbetwiste regels | €670,00 | €134,00 | €804,00 |
| Factuur | €1.920,00 | €384,00 | €2.304,00 |
U vraagt dus nu om €804,00.
Onderwerp: Factuur [nummer]: uw vraag over [onderdeel] en het onbetwiste bedrag
Beste [naam],
Bedankt voor uw vraag over [onderdeel]. Daar kom ik vóór [datum] op terug. De rest van de factuur staat niet ter discussie, dus wilt u [onbetwist bedrag] vóór [datum] betalen terwijl wij de resterende [betwist bedrag] uitzoeken?
Alvast bedankt, [uw naam]
Heeft de klant een deel betaald zonder vraag:
Onderwerp: Factuur [nummer]: [saldo] nog verschuldigd
Beste [naam],
Bedankt voor de [betaald bedrag] die ik op [datum] heb ontvangen. Dat laat [saldo] over op factuur [nummer], met vervaldatum [vervaldatum]. Wanneer mag ik de rest verwachten?
Alvast bedankt, [uw naam]
Wat mag een betalingsherinnering nooit zeggen?
Een betalingsherinnering mag nooit iets zeggen wat u niet kunt onderbouwen, want ze kan voor een rechter of incassobureau belanden.
- Een dreigement dat u niet uitvoert. Eenmaal genegeerd is elk later bericht minder waard.
- Een vergoeding die u niet verschuldigd is. Wettelijke rente geldt voor zakelijke klanten, en een consumentenovereenkomst heeft een eigen geldig beding nodig.
- Het volledige totaal terwijl een deel is betaald.
- Iets voor publiek. Anderen vertellen dat een klant u geld schuldig is, kan een juridisch probleem scheppen dat groter is dan de schuld, dus houd het tussen u en hem.
Wat gebeurt er na de laatste aanmaning?
Na de laatste aanmaning besluit u of de schuld het waard is om na te jagen, en dat besluit neemt u op de deadline en laat u niet wegdrijven. De gebruikelijke opties:
- Verder werk stopzetten, als uw contract dat toestaat.
- Een incassobureau inschakelen. Zij nemen meestal een deel van wat ze innen, dus vergelijk dat met de schuld.
- Een rechtsvordering instellen. In Engeland en Wales kunt u online een vordering indienen. Voor een grensoverschrijdende EU-vordering tot €5.000 geldt in elk EU-land behalve Denemarken de Europese procedure voor geringe vorderingen.
- Afboeken, en uw accountant vragen naar btw-verlichting voor de oninbare vordering. Zie waardevermindering of afschrijving.
Blijft dit gebeuren, kijk dan eerst naar uw voorwaarden en dan naar uw herinneringen. Duidelijke betalingsvoorwaarden en aanbetalingen van nieuwe klanten doen meer voor u dan een beter geformuleerde e-mail.
Betalingsherinneringen versturen in ERPFlow
De herinneringen van ERPFlow zijn handmatig, één klik per factuur. Bij een achterstallige factuur opent Betalingsherinnering sturen een venster met het adres van de klant ingevuld en mailt het een herinnering met de pdf bijgevoegd, waarin staat hoeveel dagen hij achterstallig is en die vraagt om het totaal of, bij een gedeeltelijk betaalde factuur, het nog openstaande bedrag. De pagina van de factuur toont daarna wanneer de laatste herinnering is verstuurd. Er wordt niets volgens een schema verstuurd, dus de reeks hierboven draait u zelf.
De tekst van die e-mail is vast, in de taal van de factuur. Hij zegt dat uw administratie laat zien dat de betaling achterstallig is en vraagt de klant dit te negeren als hij al heeft betaald, wat past bij de eerste herinnering. Hij kan niet om een datum vragen, niet escaleren en geen rente noemen. Gebruik daarvoor Pdf downloaden en verstuur de sjablonen hierboven vanuit uw eigen mailbox, en voeg daarna een opmerking bij de factuur toe om vast te leggen wat u stuurde. Opmerkingen blijven intern en worden nooit op de pdf afgedrukt.
De actie verschijnt pas zodra een factuur achterstallig is, dus een herinnering vóór de vervaldatum komt ook uit uw eigen mailbox.
Om te zien wat nagejaagd moet worden, gebruikt u de filters Achterstallig en Gedeeltelijk betaald in de factuurlijst, de cijfers Openstaand en Achterstallig op het dashboard of het tabblad Analyse van een klant. ERPFlow mailt uw team één keer, de nacht nadat een vervaldatum is verstreken, tenzij meldingen zijn uitgezet. Het heeft geen debiteurenouderdomsrapport en berekent geen aanmaningskosten.