Handelsfactuur of btw-factuur: het verschil uitgelegd

Een handelsfactuur is een douanedocument dat met geëxporteerde goederen meereist, zodat ambtenaren ze kunnen waarderen en indelen. Een belastingfactuur, in de EU en het VK een btw-factuur genoemd, legt een verkoop vast voor de belasting en onderbouwt de btw-aftrek van een geregistreerde klant. Eén export heeft vaak beide nodig, en bij de verkoop van diensten heeft u alleen de tweede nodig.

"Tax invoice" is de alledaagse term in veel landen die GST heffen, zoals Australië en India. In de EU en het VK is het equivalent de btw-factuur, dus lees de twee hier als hetzelfde.

Wat is het verschil tussen een handelsfactuur en een btw-factuur?

Het verschil tussen een handelsfactuur en een btw-factuur is wie haar leest en waarom: de douane heeft de eerste nodig om goederen vrij te geven, en belastingdiensten en de accountant van uw klant hebben de tweede nodig.

Het praktische gevolg is dat de douane de handelsfactuur gebruikt om de rechten te berekenen. De exportrichtlijnen van de Britse overheid zeggen dat de informatie bepaalt welke rechten verschuldigd zijn en of beperkingen gelden.

Wanneer heeft u welke factuur nodig?

U heeft een handelsfactuur nodig wanneer goederen een douanegrens passeren, en een btw-factuur voor vrijwel elke zakelijke verkoop door een btw-geregistreerde verkoper. Deze tabel gaat ervan uit dat u aan een bedrijf verkoopt.

Bij goederen tussen EU-landen is er één valkuil. Sommige gebieden, waaronder de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla, vallen buiten de EU-btwregels, dus een zending daarheen kan douanepapieren vereisen, ook al maakt de bestemming deel uit van Spanje. Vraag het uw expediteur.

Wat moet een handelsfactuur bevatten?

Een handelsfactuur moet genoeg bevatten voor de douane om de goederen te identificeren, te waarderen en in te delen. Er bestaat geen enkel wereldwijd formaat, en het bestemmingsland beslist. De exportrichtlijnen van de Britse overheid geven een goede algemene lijst:

• Factuurnummer en uitgiftedatum
• Namen, adressen en contactgegevens van verkoper en koper, plus de eindontvanger als die een ander is
• De bijbehorende proformafactuur, inkooporder of overeenkomst
• Eenheidsprijs, valuta, betaalmethode en eventuele kortingen of extra kosten
• Aantal, bruto- en nettogewicht, en het aantal en soort verpakkingen
• De HS-code (Harmonised System) en een duidelijke omschrijving van het product
• De met de koper overeengekomen Incoterms
• Merken en nummers op de verpakking
• Land van oorsprong, met de verklaringstekst die de markt vereist
• Vervoermiddel en route
• Totale waarde, met vracht-, verzekerings- en certificeringskosten apart vermeld

Sommige landen stellen aanvullende eisen. De Amerikaanse douane bepaalt bijvoorbeeld de vereiste inhoud in 19 CFR 141.86, waaronder de haven van binnenkomst en gespecificeerde kosten voor vracht, verzekering en verpakking. In dezelfde Britse richtlijnen staat dat sommige bestemmingen een versie in een tweede taal willen, of een factuur die door een Kamer van Koophandel of ambassade is gewaarmerkt.

De exportstappen van GOV.UK voegen drie regels toe die overal de moeite waard zijn. De ingevulde factuur moet met de goederen meereizen. De waarde is de prijs waarvoor u verkoopt, of de marktwaarde als u niet verkoopt. Vracht en exportverzekering die in de prijs zijn inbegrepen, worden apart vermeld.

Een uitgewerkt voorbeeld: één export, twee documenten

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een keramiekmaker in Portugal verkoopt 200 mokken aan een winkel in de VS tegen €9,00 per stuk en komt overeen vracht en verzekering als onderdeel van de deal te betalen.

De bedragen moeten tot op de cent overeenkomen, want een verschil tussen de twee documenten zou u aan de douane of aan een belastinginspecteur moeten uitleggen. De vrijstelling komt uit artikel 146 van de btw-richtlijn, en de verkoper bewaart bewijs dat de goederen de EU hebben verlaten, zoals een vervoersdocument of een douanestuk.

Kan één document tegelijk handelsfactuur en btw-factuur zijn?

Eén document kan zowel handelsfactuur als btw-factuur zijn als het elk vereist gegeven van beide bevat. Niets in artikel 226 verhindert dat u douanegegevens toevoegt, want de Europese Commissie zegt dat bedrijven altijd extra informatie mogen opnemen. Het risico zit aan de andere kant: een op de douane gericht document mist vaak een opeenvolgend nummer of het btw-nummer van de verkoper, en dan voldoet het niet als btw-factuur.

Twee documenten bijhouden is vaak eenvoudiger, omdat de btw-factuur dan netjes in haar genummerde reeks blijft en het douanedocument gewichten, merken en routes kan bevatten. Welke u ook kiest, vraag het eerst uw expediteur, want die ziet wat de douane van de bestemming accepteert.

Exportfacturen en douanepapieren in ERPFlow

ERPFlow reikt de belastingkant hiervan uit: een factuur met een opeenvolgend nummer, de btw-nummers van beide partijen en een btw-tarief per regel, inclusief de typen vrijgesteld en nultarief die op 0% zijn gezet. Het maakt geen handelsfactuur, paklijst of ander douanedocument, en er zijn geen velden voor HS-codes, land van oorsprong, gewichten of Incoterms.

• Als één document volstaat, kunt u de HS-code en de oorsprong in elke regelomschrijving typen, en de Incoterm en zendinggegevens in Notities, die op de pdf worden afgedrukt. Laat het controleren door uw expediteur.
• Als u een aparte handelsfactuur nodig heeft, maakt u die elders en voegt u haar als bestand aan de factuur toe, samen met vervoersdocumenten en douanestukken, zodat uw exportbewijs bij de verkoop blijft.
• De verwijzing naar de vrijstelling komt in Notities, omdat ERPFlow die niet voor u formuleert.

Als het verzenden van goederen uw dagelijkse werk is, laat de pagina over groothandel en distributie zien wat ERPFlow nog meer dekt voor dat vak.