Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Een goedkeuringsproces voor urenstaten in een projectbedrijf heeft vier stappen: de persoon dient de week in, de goedkeurder controleert de regels, de goedkeurder accepteert of stuurt terug met een reden, en de goedgekeurde week wordt vergrendeld voor facturatie en rapportage. In een klein bedrijf volstaat één wekelijkse deadline en één benoemde goedkeurder per persoon.
Wie moet urenstaten goedkeuren in een projectbedrijf?
In een projectbedrijf moet één benoemde persoon de urenstaat van elke werknemer goedkeuren, normaal degene die het meeste van het werk van die persoon kent. Mensen die over meerdere klussen werken, zijn het lastige geval, en dit zijn de werkbare regelingen:
| Situatie | Wie keurt goed | Opmerking |
|---|---|---|
| Persoon werkt vooral aan de projecten van één leider | Die projectleider | De eenvoudigste regeling |
| Persoon werkt voor meerdere leiders | Leidinggevende, die leiders naar twijfelachtige regels vraagt | Eén goedkeurder voorkomt dat weken tussen twee mensen vallen |
| Bedrijf met minder dan ongeveer 10 mensen | Eén directeur of kantoormanager voor iedereen | Prima, zolang iemand die persoon ook controleert |
| De urenstaat van de goedkeurder zelf | Een andere directeur of de administrateur | Niemand keurt zijn eigen urenstaat goed |
| Goedkeurder is afwezig | Een benoemde plaatsvervanger | Besluit dit vooraf |
Laat niet elke projectleider alleen zijn eigen regels goedkeuren. Het klinkt grondig, maar het betekent dat een urenstaat pas compleet is als iedereen ernaar heeft gekeken, en in een klein bedrijf wacht die week dan nog aan het einde van de maand.
Hoe ziet een wekelijks goedkeuringsschema eruit?
Een wekelijks goedkeuringsschema legt voor elke stap een vast moment vast, zodat goedgekeurde uren klaarstaan voordat de facturen uitgaan. Hier is een voorbeeld om aan te passen:
| Wanneer | Wie | Wat |
|---|---|---|
| Dagelijks | Iedereen | Registreert uren |
| Maandag 10:00 | Iedereen | Dient vorige week in |
| Maandag 15:00 | Goedkeurder | Herinnert wie niet heeft ingediend |
| Dinsdag 17:00 | Goedkeurder | Keurt goed, of stuurt terug met een reden |
| Woensdag 12:00 | Werknemer | Corrigeert en dient opnieuw in |
| Woensdag 17:00 | Goedkeurder | Definitieve goedkeuring, en de week wordt vergrendeld |
| Eerste werkdag van de maand | Financiën | Factureert alleen uit vergrendelde weken |
Plan voor het einde van de maand. Een week die twee maanden beslaat, moet worden gesplitst, zodat de laatste paar dagen kunnen worden goedgekeurd en gefactureerd met de maand waartoe ze horen. Zonder dat krijgen klanten die per uur betalen een rekening die altijd een week achterloopt, en moet iedereen uitleggen waarom. Deze deadlines moeten overeenkomen met die in uw urenstaatbeleid.
Wat moet een goedkeurder op een urenstaat controleren?
Een goedkeurder moet controleren of een urenstaat compleet en juist gecodeerd is, en de uren zelf met rust laten. Werk elke keer dezelfde korte lijst af:
- Klopt het totaal? Vergelijk het met contracturen, goedgekeurd verlof en feestdagen.
- Staat elke regel op het juiste project en de juiste taak? Let op vage interne regels.
- Klopt de markering declarabel? Een foute markering verliest omzet of factureert een klant voor iets waarvoor hij niet hoort te betalen.
- Kan een klant de omschrijving lezen? Dit telt alleen voor regels die zij zien.
- Loopt een klus over het budget? Meld het aan de projectleider en laat de uren zoals geregistreerd.
Hier is een verzonnen week die laat zien waarom dit loont. Ben heeft een contract van 40 uur en factureert €95 per uur op klussen per uur.
| Regel | Uren | Declarabel? | Bevinding van de goedkeurder |
|---|---|---|---|
| P-114 Tekeningen | 18,0 | Ja | Prima |
| P-118 Tekeningen | 10,0 | Ja | Prima |
| Intern: "diversen" | 6,0 | Nee | Eigenlijk revisies voor de klant op P-118 |
| Administratie | 3,5 | Nee | Prima |
| Totaal | 37,5 | 2,5 onder het contract |
Gevraagd naar het gat herinnert Ben zich een bezoek op locatie voor P-114 en voegt hem toe. Dat zet 8,5 uur extra op klussen per uur: de 6,0 die opnieuw zijn gecodeerd en de 2,5 die zijn toegevoegd. Bij €95 is dat €807,50 dat niet op een factuur zou zijn gekomen, in een paar minuten gevonden. Die uren gaan dan op de factuur.
De controle om te weerstaan, is uren verlagen omdat een klus over het budget gaat. Daarmee verbergt u de overschrijding voor de mensen die haar moeten zien, en geeft u uzelf een onjuist getal om de volgende keer van uit te gaan. Als u besluit sommige uren niet te factureren, leg die beslissing dan apart vast als afwaardering en laat de geregistreerde tijd zoals hij was.
Hoe stuurt u een urenstaat terug?
Om een urenstaat terug te sturen noemt u de regel, zegt u wat er niet goed lijkt en geeft u een tijd om het te herstellen. Een vaag "controleer dit even" komt terug met dezelfde fouten. Dit is tekst om over te nemen:
Ben, ik stuur week 23 terug. Regel 3 (6 uur, "diversen") lijkt revisies voor P-118, dus codeer hem opnieuw. De week komt ook op 37,5 uit tegenover 40 volgens contract, dus voeg toe wat ontbreekt of noteer waarom het minder is. Graag uiterlijk woensdag 12:00 weer bij mij.
Voor een urenstaat die niet is binnengekomen:
Uw urenstaat voor week 23 was vandaag niet vóór 10:00 binnen. Dien hem alstublieft uiterlijk 15:00 in, zodat P-114 met al het andere kan worden gefactureerd.
Houd deze berichten bij de urenstaat. Als iemand structureel te laat is, spreek diegene dan persoonlijk aan in plaats van strengere herinneringen te sturen.
Hoe gaat u om met correcties na goedkeuring?
Correcties na goedkeuring gaan via een wijzigingslogboek, zodat de goedgekeurde cijfers betrouwbaar blijven en de geschiedenis zichtbaar blijft. Zodra een week is vergrendeld, bewerkt niemand hem rechtstreeks. Een kort logboek naast de urenstaten volstaat:
| Datum | Persoon | Week | Regel | Was | Nu | Reden | Goedgekeurd door |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 jul | Ben | 27 | P-118 Tekeningen | 8,0 | 6,0 | 2 uur hoorden bij P-114 | Elin |
| 14 jul | Ben | 27 | P-114 Tekeningen | 4,0 | 6,0 | Verplaatst van P-118 | Elin |
Als de uren al zijn gefactureerd, verandert een wijziging in de urenstaat de factuur niet. U moet ook de factuur correct herstellen, met een creditnota of een nieuw document, afhankelijk van de regels van uw land.
Om een week in een spreadsheet te vergrendelen, houdt u een statuskolom bij met Concept, Ingediend, Teruggestuurd of Goedgekeurd. Beveilig daarna het goedgekeurde bereik: zowel Excel als Google Sheets kan beperken wie een bereik bewerkt. Het is niet sabotagebestendig, maar het voorkomt ongelukken, en voor een bedrijf van deze omvang is dat wat u nodig heeft.
Het proces loopt op voorspelbare manieren vast. Een goedkeurder die alleen totalen goedkeurt, mist alle fouten in de codering. Alleen aan het einde van de maand goedkeuren betekent dat niemand meer weet wat "diversen" was. Eén goedkeurder zonder plaatsvervanger wordt bij de eerste vakantie een obstakel. Als goedkeuring langer dan een paar minuten per persoon duurt, zijn meestal de omschrijvingen het probleem, dus herstel die bij de bron.
Urenstaten goedkeuren naast ERPFlow
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. ERPFlow heeft ook geen stap voor het goedkeuren van urenstaten, dus voer dit proces uit in een spreadsheet met een urenstaat voor teams.
De goedgekeurde uren komen daarna met de hand in ERPFlow. Op een factuur is een regel een hoeveelheid maal een prijs, dus u voert de goedgekeurde uren in als hoeveelheid en uw tarief als prijs, vaak vanuit een dienst met de prijs al ingesteld. Eenmaal uitgereikt is een factuur definitief, dus controleer de vergrendelde week voordat u uitreikt.
Verwar dit niet met Verlof, dat wel aanvragen en goedkeuringen kent, alleen voor verlof. Het is hier nuttig omdat een goedkeurder de verlofregels van een urenstaat kan toetsen aan wat daar is goedgekeurd.