Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Regels en cijfers uit andere bronnen gecontroleerd op 6 november 2026. Ze veranderen, dus controleer ze bij de bron voordat u erop vertrouwt.
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een sjabloon voor een btw-factuur heeft elk veld uit artikel 226 van de EU-btw-richtlijn nodig: uitgiftedatum, opeenvolgend nummer, naam en adres van beide partijen, uw btw-nummer, wat er is geleverd, de leveringsdatum als die afwijkt, het nettobedrag per tarief, de eenheidsprijs, het btw-tarief en het btw-bedrag. Voeg waar relevant het btw-nummer van de klant en elke verplichte vermelding toe.
Welke velden moet een sjabloon voor een btw-factuur bevatten?
Een sjabloon voor een btw-factuur moet de gegevens bevatten uit artikel 226 van de btw-richtlijn, waarin staat dat "alleen de volgende gegevens voor btw-doeleinden vereist zijn". De Europese Commissie publiceert dezelfde lijst in gewonere woorden.
| Veld | Punt | Voorbeeld | Wat er misgaat |
|---|---|---|---|
| Uitgiftedatum | (1) | 12 maart 2026 | Een datumnotatie die de klant anders leest |
| Opeenvolgend nummer | (2) | INV-2026-0042 | Een nummer dat twee keer is gebruikt of met de hand opnieuw is begonnen |
| Uw btw-nummer | (3) | Het landvoorvoegsel en nummer van uw land | Uw KvK-nummer of ander registernummer in plaats daarvan |
| Volledige namen en adressen van beide partijen | (5) | De rechtspersoon en zijn statutaire adres | Een handelsnaam, of de naam van een contactpersoon |
| Hoeveelheid en aard van de goederen of diensten | (6) | 10 uur opmaakontwerp, februari 2026 | "Professionele diensten", wat een inspecteur niets zegt |
| Datum van levering, als die afwijkt van de uitgiftedatum | (7) | Geleverd van 1 tot en met 28 februari 2026 | Weggelaten op een maandfactuur die de volgende maand wordt uitgereikt |
| Nettobedrag per btw-tarief of vrijstelling | (8) | €800 tegen 20%, €200 tegen 9% | Eén totaalbedrag op een factuur met gemengde tarieven |
| Eenheidsprijs zonder btw, en elke korting die er niet in zit | (8) | €80,00 per uur | Een totaal zonder prijs erachter |
| Btw-tarief | (9) | 20% | Een tarief dat op de leveringsdatum niet gold |
| Btw-bedrag | (10) | €160,00 | Btw in vreemde valuta die niet ook in de nationale valuta is vermeld |
Punt 4 en de andere voorwaardelijke onderdelen komen hierna, omdat niet elke factuur ze bevat.
Welke velden staan alleen op sommige btw-facturen?
Voorwaardelijke velden staan alleen op een btw-factuur wanneer de verkoop erom vraagt, en als u er een weglaat terwijl het van toepassing is, is dat een echt gebrek.
| Veld | Wanneer het van toepassing is | Punt |
|---|---|---|
| Btw-nummer van de klant | De klant is de btw verschuldigd, of goederen worden vrijgesteld verkocht op grond van artikel 138 | (4) |
| Verwijzing naar de vrijstelling | De levering is vrijgesteld. De toelichting van de Commissie accepteert het woord "Exempt" | (11) |
| "Reverse charge" | De klant is de btw verschuldigd. Zie de gids over de tekst | (11a) |
| "Cash accounting" (kasstelsel) | Uw btw wordt opeisbaar wanneer u wordt betaald, volgens artikel 66, onder b | (7a) |
| "Self-billing" (factuur door de afnemer) | De klant reikt de factuur namens u uit | (10a) |
| Vermelding van een margeregeling | Er is een margeregeling van toepassing voor reisbureaus, tweedehandsgoederen, kunst of antiek | (13), (14) |
| Gegevens van de fiscaal vertegenwoordiger | Een fiscaal vertegenwoordiger is de btw verschuldigd | (15) |
| Btw in nationale valuta | De factuur is in een andere valuta en er wordt btw berekend | Artikel 230 |
Een ingevuld sjabloon voor een btw-factuur
Hier is een ingevuld verzonnen voorbeeld. De bedrijven zijn verzonnen, het btw-nummer is een tijdelijke aanduiding en de twee tarieven staan er voor de rekensom.
Factuur INV-2026-0042. Uitgereikt op 12 maart 2026. Geleverd van 1 tot en met 28 februari 2026.
Van: Harbour Studio Ltd, 1 Quay Street, Exampletown. Btw-nummer XX000000000.
Aan: Tern Books Ltd, 4 Mill Road, Exampletown.
| Omschrijving | Aantal | Eenheidsprijs | Netto | Btw-tarief | Btw |
|---|---|---|---|---|---|
| Opmaakontwerp, uren | 10 | €80,00 | €800,00 | 20% | €160,00 |
| Gedrukte naslagwerken | 20 | €10,00 | €200,00 | 9% | €18,00 |
| Samenvatting | Netto | Btw |
|---|---|---|
| Tegen 20% | €800,00 | €160,00 |
| Tegen 9% | €200,00 | €18,00 |
| Totalen | €1.000,00 | €178,00 |
| Te betalen bedrag | €1.178,00 |
De samenvattingstabel is punt 8 in de praktijk. De accountant van een klant kan haar rechtstreeks in de btw-aangifte verwerken zonder de regels op te tellen.
Is een vervaldatum verplicht op een btw-factuur?
Een vervaldatum is niet verplicht op een btw-factuur, en bankgegevens en een logo ook niet. Geen van die onderdelen staat in artikel 226. Toch wilt u ze erop hebben, want daarmee wordt u betaald, en onze gids over betalingsvoorwaarden bevat de formulering. Het vennootschapsrecht van uw land kan eigen onderdelen toevoegen, zoals een inschrijfnummer, dus vraag uw accountant wat uw rechtsvorm nodig heeft.
De Commissie zegt dat bedrijven altijd extra informatie mogen toevoegen bovenop de verplichte lijst, dus extra's doen geen kwaad. Ook inkoopordernummers en projectverwijzingen horen daarbij.
Wanneer mag u een vereenvoudigde btw-factuur gebruiken?
Een vereenvoudigde btw-factuur is toegestaan voor kleine bedragen: tot €100 in de EU, of tot €400 wanneer een land daarvoor heeft gekozen volgens artikel 238. Ze heeft alleen de uitgiftedatum nodig, wie u bent, het soort goederen of diensten en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen.
Ze is niet voor alles beschikbaar. De toelichting van de Commissie sluit haar uit voor verkopen op afstand, vrijgestelde verkopen van goederen aan andere EU-landen en grensoverschrijdende verkopen met verlegde btw, ongeacht het bedrag.
Hoe verschillen btw-facturen in het VK?
Btw-facturen in het VK volgen paragraaf 4 van HMRC Notice 700/21, die nauw aansluit bij de EU-lijst maar op sommige punten afwijkt:
- De factuur vermeldt het tijdstip van de levering, naast de uitgiftedatum waar die twee verschillen.
- De totale btw moet in ponden sterling staan, ook als al het andere in een andere valuta is.
- Het percentage van elke aangeboden contantkorting moet worden vermeld.
- U reikt de factuur normaal gesproken binnen 30 dagen na de levering uit.
- Een vereenvoudigde factuur is beschikbaar tot £250 inclusief btw, en ze mag geen vrijgestelde leveringen bevatten.
Een bedrijf in Noord-Ierland dat goederen verkoopt aan een EU-klant heeft op de factuur ook het voorvoegsel XI en het EU-btw-nummer van de klant nodig.
Een btw-factuur invullen in ERPFlow
In ERPFlow wordt de pdf van de factuur opgebouwd uit het dossier, dus er is geen sjabloon om in te vullen of te onderhouden. Ze drukt uw juridische naam, adres en btw-nummer af, hetzelfde voor de klant, de uitgifte- en vervaldatum, en per regel het aantal, de eenheidsprijs, de korting en het btw-tarief. De totalen tonen één belastingrij per type en tarief. Bij het uitreiken wordt een nummer toegekend, zoals INV-2026-0042, en wordt de factuur definitief, met vastgezette gegevens van beide partijen.
Voor sommige velden moet u zelf iets doen, omdat ERPFlow er geen eigen plek voor heeft:
- Leveringsdatum. Er is geen apart veld. Zet haar in de regelomschrijving of in Notities als ze afwijkt van de uitgiftedatum.
- Nettobedrag per tarief. De totalen geven de belasting per tarief en één subtotaal. Op een factuur met één tarief doet dat subtotaal het werk. Op een factuur met gemengde tarieven toont elke regel haar eigen bedrag, en u kunt het netto per tarief aan Notities toevoegen als uw accountant de bovenstaande samenvatting wil.
- Btw in nationale valuta. De pdf toont alleen de eigen valuta van het document, dus een factuur in vreemde valuta met btw heeft dat bedrag in Notities nodig.
- Vermeldingen zoals "Cash accounting" of "Self-billing". Ook die komen in Notities. "Verlegde btw" wordt vanzelf afgedrukt wanneer een regel een tarief van dat type gebruikt.
ERPFlow beslist niet welk tarief of welke vermelding bij een verkoop hoort, dus die controle blijft bij u. Om een uitgereikte factuur te corrigeren gebruikt u Markeren als geannuleerd en Dupliceren, zoals de gids over creditnota's uitlegt, omdat ERPFlow geen afzonderlijk creditnotadocument heeft.