Consultant: uurtarief of retainer factureren

Bij facturatie per uur rekent een consultant zijn klant de werkelijk gewerkte tijd aan. Een retainer rekent een vaste maandelijkse vergoeding voor een afgesproken hoeveelheid tijd, beschikbaarheid of resultaat. Kies uurtarief als het werk onregelmatig of onduidelijk is, en een retainer als de klant u gestaag nodig heeft en u kunt zeggen wat de vergoeding dekt.

Wat is het verschil tussen facturatie per uur en een retainer?

Facturatie per uur koppelt het inkomen van een consultant aan de gewerkte uren, terwijl een retainer het aan de kalender koppelt. De vraag van de klant verandert mee: klanten met uurtarief vragen waar de uren voor waren, en klanten met een retainer vragen wat de vergoeding omvat.

Moet een consultant per uur of met een retainer factureren?

Een consultant moet per uur factureren zolang het werk lastig te voorspellen is, en overstappen op een retainer zodra de behoefte van de klant stabiel genoeg is om te beschrijven. Dit zijn de situaties die het meestal beslissen.

Welke soorten consultingretainers zijn er?

Een consultingretainer heeft meestal een van drie vormen, en veel discussies beginnen doordat beide partijen een andere veronderstelden.

• Urenretainer. Een vast aantal uren per maand. Makkelijk uit te leggen en te controleren, en het komt het dichtst bij facturatie per uur met een bodem eronder.
• Beschikbaarheidsretainer. Een vergoeding om bereikbaar te zijn: opgenomen telefoontjes, advies bij de hand, vrijgehouden tijd. Uren worden niet geteld, dus stel de grens op een andere manier, zoals reactietijd of aantal bijeenkomsten.
• Resultaatretainer. Vaste opleveringen elke maand, zoals een bestuurspakket of een maandelijkse evaluatie. Dit is eigenlijk een terugkerende vaste prijs, en u moet hem ook zo prijzen.

Noem de vorm in de overeenkomst. "Retainer" alleen zegt niemand wat er is gekocht.

Een uitgewerkt voorbeeld: dezelfde zes maanden op beide manieren gefactureerd

Een verzonnen voorbeeld. Een consultant rekent €120 per uur. Op de retainer betaalt de klant €1.650 per maand voor maximaal 15 uur, wat neerkomt op €110 per uur, met extra uren tegen het volle tarief van €120 en zonder doorschuiven.

De totalen verschillen nauwelijks, €12.000 en €12.300. De bodem is wat verandert: de slechtste maand van de consultant gaat van €1.080 naar €1.650, en dat geld komt vóór het werk binnen in plaats van erna. In ruil krijgt de klant 15 uur per maand voor zich vrijgehouden tegen een lager tarief, en betaalt hij voor de 10 uur die hij niet gebruikte.

Haal nu de clausule voor extra's weg. Een klant die elke maand 25 uur gebruikt voor een vaste €1.650 betaalt €66 per uur, en u kunt dat niet verhogen zonder opnieuw te onderhandelen. Daarom is een retainer zonder grens een slechte deal voor de consultant, hoe stabiel hij ook voelt.

Bepaal eerst uw doel. De gids over het berekenen van een verkooptarief per uur geeft u het getal waartegen u een retainer toetst. U moet ook uren blijven vastleggen zodra de retainer begint, anders weet u nooit of hij loont. Een werkwijze voor tijdregistratie bij consulting behandelt dat.

Wat moet een retaineroverenkomst zeggen?

Een retaineroverenkomst moet vermelden wat de maandelijkse vergoeding dekt, wat er boven die grens gebeurt, wat er met ongebruikte tijd gebeurt en hoe beide partijen hem kunnen beëindigen. Deze formulering regelt alle vier voor een urenretainer:

De maandelijkse vergoeding van €1.650 exclusief btw dekt maximaal 15 uur advies in elke kalendermaand. Uren boven de 15 worden gerekend tegen €120 per uur en aan het eind van de maand gefactureerd. Ongebruikte uren schuiven niet door. Beide partijen kunnen deze afspraak beëindigen met 30 dagen schriftelijke opzegtermijn.

De bedragen hierboven zijn de verzonnen bedragen uit het voorbeeld, dus vervang ze door de uwe. De gids over een maandelijkse retainer factureren behandelt de factuur zelf.

Hoe stapt u met een klant van uurtarief over op een retainer?

Stap met een klant van uurtarief over op een retainer door uit te gaan van zijn eigen historie, want met die cijfers valt moeilijk te twisten.

1. Haal 6 tot 12 maanden aan uren op. In het voorbeeld is het gemiddelde ongeveer 17 uur per maand, met een bereik van 9 tot 25.
2. Zet de inbegrepen uren dicht bij een gewone maand, niet bij de piek. De pieken zijn waar het tarief voor extra's voor dient.
3. Bied een kleine korting voor de verplichting. Het voorspelbare inkomen betaalt daarvoor.
4. Stel een proefperiode van drie maanden met een evaluatie voor, zodat geen van beiden zich vastgeketend voelt aan een gok.

Als uw tarief ook verandert, regel dat dan apart. Een brief met een tariefverhoging en een nieuwe factureringsafspraak die tegelijk komen, lezen als één grote prijsverhoging.

Werk per uur en retainers factureren in ERPFlow

ERPFlow factureert beide, en de berekening van de uren doet u zelf. De pagina voor adviesbureaus beschrijft de bredere pasvorm.

• Retainers: stel voor de klant een maandelijkse terugkerende factuur in. Bij elke run wordt de factuur uitgereikt en gemaild, of blijft er een concept voor u liggen. Het factureert en int nooit, dus betalingen voert u met de hand in. Met een concept kunt u ook een regel met extra uren toevoegen voordat u uitreikt.
• Werk per uur: maak een dienst met de eenheid hr en uw tarief, kies die op de factuurregel en typ de uren als hoeveelheid.
• De uren vastleggen: een kaart in Projecten heeft een veld bestede tijd, getypt als uren en minuten, met totalen per project en per klant.

ERPFlow heeft op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Uren die op een kaart zijn getypt worden nu geen factuurregels, en ERPFlow telt ze niet af tegen het tegoed van een retainer, dus vergelijk het totaal met de inbegrepen uren met de hand.