Resourceplanning voor dienstverlenende teams: zie wie vrij is en wie overboekt is

Resourceplanning voor een dienstverlenend team betekent week na week de beschikbare uren van elke persoon vergelijken met de uren die al aan projecten zijn beloofd. Beschikbaar min geboekt laat zien wie vrij is, en een negatief getal laat zien wie overboekt is. Voor een klein team doet een spreadsheetraster dat wekelijks wordt bijgewerkt het werk.

Dit is een methode die u zelf uitvoert. ERPFlow plant geen resources, en het laatste deel zegt wat het wel toont.

Hoe berekent u de beschikbare uren van een persoon?

De beschikbare uren van een persoon zijn zijn contracturen, min verlof en feestdagen, min een realistische marge voor intern werk. Een ontwerper met 37,5 uur, met een feestdag in de week en 5 uur interne vergaderingen en administratie, heeft 25 uur om te plannen. Plannen op 37,5 is hoe een planning tegen woensdag uit elkaar valt.

De marge is het getal dat mensen gokken. Meet haar liever: vraag het team een maand lang hun interne tijd te noteren en gebruik dat. Als u een verlofoverzicht bijhoudt, geeft dat u de kolom verlof rechtstreeks.

Hoe ziet u wie vrij is en wie overboekt is?

Zie wie vrij en wie overboekt is door in een wekelijks raster één rij per persoon en één kolom per project te zetten en dan de geboekte uren van de beschikbare uren af te trekken. Hier is een verzonnen week bij een studio van vier personen. "Over" is beschikbaar min geboekt.

Lees de rijen en negeer rechtsonder. Het teamtotaal zegt dat 19 uur vrij is, wat doet vermoeden dat alles goed is. In werkelijkheid zit de hoofdontwerper 6 uur te hoog, en het grootste deel van de vrije tijd is van een junior ontwikkelaar die geen ontwerpwerk kan oppakken.

De oplossing is hier zichtbaar in het raster: verplaats 6 ontwerpuren naar de ontwerper in deeltijd, die dan 1 uur over heeft. Het halve uur te veel van de ontwikkelaar is geen vergadering waard.

Wat doet u als iemand overboekt is?

Als iemand overboekt is, probeer dan de opties in volgorde van wat ze u kosten, de goedkoopste eerst.

Er is een zevende optie, en dat is wat er gebeurt als niemand beslist: de persoon werkt over en de interne marge gaat stilletjes naar nul. Daarmee komt u een week door. Doe het een kwartaal en de training, de administratie en de mensen zelf gaan eronder lijden.

Als u de datum van een klant moet verschuiven, vraag het dan vroeg en geef een keuze:

We plannen de komende twee weken, en de ontwerpreview die voor de 14e gepland staat, botst met een andere deadline. We kunnen hem op de 18e opleveren zonder wijziging in de kosten, of de 14e aanhouden door een tweede ontwerper toe te voegen tegen het afgesproken tarief. Wat heeft uw voorkeur?

Controleer voordat u werk naar een goedkopere persoon verplaatst wat dat met de marge van de opdracht doet. Het antwoord verschilt tussen werk per uur en werk voor een vaste prijs, zoals de gids over winstgevendheid van projecten per persoon laat zien.

Hoe plant u werk dat nog niet bevestigd is?

Plan onbevestigd werk door het in een aparte rij te houden en het plan te toetsen met de opdracht erin en eruit, in plaats van een percentage ervan te boeken. Een kans van 50% op een opdracht van 40 uur betekent niet 20 uur volgende week. Het betekent niets of 40 uur, en een plan op basis van 20 is in beide gevallen fout.

Met de bovenstaande week heeft het team 19 uur vrij. Als die opdracht van 40 uur binnenkomt, zit u 21 uur tekort, dus besluit nu wat u zou doen: welk werk verschuift, of welke zzp'er u zou bellen. Komt hij niet binnen, dan verandert er niets. Zodra de klant tekent, gaat hij naar de geboekte kolommen.

Hoe ver vooruit moet een dienstverlenend team plannen?

Een klein dienstverlenend team moet ongeveer twee weken in detail plannen, project voor project, en zes tot acht weken in grove totalen. Daarbuiten weerspiegelt het plan vooral wat u hoopt te verkopen. De gids over het sjabloon voor capaciteitsplanning geeft de indeling om meerdere weken vooruit te kijken.

Vergelijk eens per maand wat u boekte met de uren die mensen werkelijk besteedden. Als opdrachten steeds 20% langer duren dan gepland, onderschat uw raster de geboekte uren met zoveel, zijn mensen dus minder vrij dan het toont, en hoort de oplossing in uw schattingen. Budget tegenover werkelijke uren laat zien hoe u die vergelijking maakt bij een opdracht voor een vaste prijs, en bezettingsgraad geeft u de terugblik over het hele team.

Zien wie afwezig is en wie geboekt is in ERPFlow

ERPFlow doet niet aan resourceplanning. Het heeft geen capaciteits- of bezettingsrapporten, geen rooster en geen manier om de uren van een persoon op een project te boeken, dus het raster en de sommen blijven in uw spreadsheet.

Wat ERPFlow wel toont, is nuttige invoer voor het raster:

• De kalender van één persoon: het tabblad Kalender op een personeelskaart toont boekbare uren, reserveringen, verlof en feestdagen, per week of per maand. Boekbare uren en reserveringen komen van reserveringspagina's, dus wie op geen enkele staat, heeft geen boekbare uren om te tonen. Elke rol ziet alleen wat zij mag zien.
• Wie afwezig is: Verlof heeft een teamkalender, een maandraster met één rij per personeelslid, afwezigheid getekend als balken en feestdagen gearceerd. Een goedgekeurde afwezigheid haalt die persoon ook uit de open tijdsloten van een configureerbare reserveringspagina.
• Wat er moet: kaarten in projecten tonen wie is toegewezen en wanneer elk is gepland, en worden oranje en dan rood naarmate een deadline nadert. Niets telt op hoeveel uren dat iemand oplegt.