Termijnfacturatie: een project in termijnen factureren naarmate het werk vordert

Termijnfacturatie betekent een project in delen factureren naarmate het werk vordert, in plaats van in één rekening aan het eind. U spreekt de fasen en bedragen af voordat het werk begint, factureert elke fase zodra die is bereikt en toont een lopend totaal, zodat de klant altijd kan zien wat is gefactureerd en wat er nog komt.

Wat is termijnfacturatie?

Termijnfacturatie is een manier om een lange opdracht in termijnen in rekening te brengen, elk gekoppeld aan een bereikte fase of aan gemeten werk. Het brengt geld binnen dichter bij het moment dat uw kosten eruit gaan en beperkt wat u kunt verliezen als een klant halverwege stopt met betalen.

Er zijn vier gangbare manieren om het in te richten. Ze verschillen in wat elke factuur in gang zet.

Een aanbetaling is geen termijnfacturatie, al staat ze er vaak voor als eerste termijn. De gids over facturen voor aanbetaling en slotbetaling behandelt opdrachten die alleen die twee nodig hebben. Een inhouding is weer iets anders: het is geld dat de klant van elke termijnbetaling achterhoudt, en inhouding op een factuur heeft een eigen gids.

Wanneer gebruikt u termijnfacturatie?

Gebruik termijnfacturatie als een opdracht zo lang duurt, of zoveel kost, dat u anders weken lang lonen en leveranciers betaalt voordat u geld ziet. Een eenvoudige test: tel op wat u uitgeeft voordat de opdracht klaar is. Als het verliezen van dat bedrag door één oninbare vordering pijn zou doen, factureer dan in termijnen.

Op sommige plaatsen heeft de wet iets te zeggen over fasebetalingen, naast het contract.

• Engeland, Wales en Schotland: section 109 van de Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 geeft een partij bij een bouwcontract recht op termijn-, fase- of periodieke betalingen, tenzij het werk naar verwachting of volgens het contract minder dan 45 dagen duurt. Contracten met bewoners van woningen zijn uitgezonderd.
• EU: artikel 5 van de richtlijn betalingsachterstand laat bedrijven vrij termijnschema's af te spreken, onder voorbehoud van nationaal recht. Als één termijn te laat is, worden rente en vergoeding alleen berekend over het achterstallige bedrag.

Voor het meeste werk buiten die regels is uw contract het enige dat u het recht geeft, dus leg de fasen vast.

Termijnfacturatie instellen, stap voor stap

1. Zet de fasen op de offerte. Elke fase krijgt een naam en een bedrag of percentage, en de klant accepteert ze samen met de prijs. Fasen die later worden bedacht zijn een heronderhandeling.
2. Definieer elke fase aan de hand van iets wat beide partijen kunnen zien. "Tweede fase afgerond en gekeurd" werkt. "Halverwege" niet.
3. Zeg wie een fase bevestigt, en hoe. Een e-mail van de klant of een getekende werkbon volstaat, zolang u hebt afgesproken welke.
4. Vergelijk de fasen met uw kosten. Zet het cumulatieve bedrag van elke fase tegenover wat u tegen dan verwacht te hebben uitgegeven. Als u tot de laatste factuur uit eigen zak betaalt, doen de fasen hun werk niet.
5. Houd iets over om bij oplevering te betalen. De klant wil dat een bedrag wordt achtergehouden tot de opdracht klaar is, en dat is een redelijk verzoek. Verwacht tegenwerking als er bijna niets overblijft.
6. Factureer in de week dat de fase is bereikt, met de afgesproken betalingsvoorwaarden. Een late factuur geeft het kasvoordeel terug dat u heeft bedongen.
7. Toon op elke factuur het lopende totaal, en geef elke wijziging van de opdracht een eigen regel.
8. Sluit op de laatste factuur sluitend af. De facturen samen moeten gelijk zijn aan het contract plus het afgesproken meerwerk.

Een uitgewerkt voorbeeld: vier facturen en één meerwerk

Een verzonnen voorbeeld. Een interieurbouwer spreekt een contract af van €48.000 plus 20% btw, gefactureerd als 20% bij ondertekening, 30% bij de eerste afwerkingsfase, 30% bij de tweede en 20% bij oplevering. Tijdens de opdracht stemt de klant per e-mail in met €3.200 meerwerk, en het bedrijf factureert dat bij de derde fase.

De percentages blijven gebaseerd op de oorspronkelijke €48.000, dus ze tellen nog steeds op tot 100%. Het meerwerk wordt één keer gefactureerd, volledig, op een eigen regel. Als u de percentages herberekent over het nieuwe totaal, factureert u het meerwerk dubbel of bent u een middag kwijt aan uitleggen waarom niet.

Controleer elke keer de laatste rij. €48.000 plus €3.200 is €51.200, en dat is ook de kolom Netto.

Zet een kort lopend totaal op elke factuur. Factuur 3 kan dit bevatten:

Termijnbetaling 3 van 4: tweede fase afgerond, offerte QUO-2026-0042. Oorspronkelijk contract €48.000, afgesproken meerwerk €3.200, herzien contract €51.200. Gefactureerd vóór deze factuur €24.000. Deze factuur €17.600. Nog te factureren €9.600. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Die toelichting beantwoordt de eerste vraag van de administratie van de klant, die uw factuur moet koppelen aan een contract dat zij niet hebben geschreven.

Hoe factureert u op voltooid percentage?

Bij facturatie op voltooid percentage rekent u elke factuur uit door de contractwaarde te vermenigvuldigen met het deel van het werk dat klaar is en daarvan alles af te trekken wat al is gefactureerd.

Deze factuur = (herzien contract × % voltooid) − tot nu toe gefactureerd

Neem hetzelfde contract en stel dat u de opdracht na twee facturen op 70% voltooid meet. €51.200 × 70% is €35.840. Trek de al gefactureerde €24.000 af en deze factuur is €11.840 netto, of €14.208 met 20% btw.

Trek altijd het tot nu toe gefactureerde bedrag af in plaats van de stijging van de maand te factureren. Zo corrigeert een royale schatting van vorige maand zichzelf deze maand, en kan het totaal niet van het contract afdrijven.

Spreek vóór de eerste factuur af hoe voortgang wordt gemeten: geplaatste hoeveelheden, gemaakte kosten of de waardering van een keurder. Amerikaans commercieel werk legt dit vaak vast in een schedule of values, die de gids over AIA G702 en G703 doorloopt. Werk dat u heeft gedaan maar nog niet heeft gefactureerd, wordt bijgehouden in een WIP-rapport.

Hoe werkt btw op termijnfacturen?

Btw op een termijnfactuur wordt normaal berekend over het eigen bedrag van die factuur, niet over het hele contract aan het begin. Wanneer de btw verschuldigd wordt, verschilt per land.

• EU: artikel 64 van de btw-richtlijn beschouwt een levering die aanleiding geeft tot opeenvolgende afrekeningen of betalingen als voltooid aan het einde van de periodes waarop ze betrekking hebben. Een betaling vóór het werk is gedaan, maakt de btw verschuldigd bij ontvangst, over het ontvangen bedrag (artikel 65). Lidstaten kunnen de datum in plaats daarvan aan de factuur of de betaling koppelen (artikel 66).
• VK: bij bouwcontracten met periodieke betalingen is het tax point de eerdere van het ontvangen van betaling of het uitreiken van een btw-factuur (VAT Notice 708, paragraph 23.1.3).

Het praktische gevolg is dat u, waar het uitreiken van de factuur de datum bepaalt, btw over een fase kunt verschuldigd zijn voordat de klant ervoor heeft betaald. Als de kas krap is, vraag uw accountant dan of een betalingsaanvraag die geen btw-factuur is, is toegestaan waar u zit, met de btw-factuur na betaling.

Een tariefwijziging halverwege kan één contract ook over twee btw-tarieven verdelen, omdat elke fase een eigen datum heeft.

Wat gaat er mis bij termijnfacturatie?

Termijnfacturatie gaat meestal mis in de papieren en niet in het werk.

• Een fase factureren die niet af is. Eén betwiste factuur kan alles daarna ophouden.
• Meerwerk opnemen in het bedrag van de volgende fase. De klant ziet een fase die niet bij het contract past en stopt de betaling.
• Geen lopend totaal. De administratie van de klant moet de geschiedenis reconstrueren, en dat duurt langer dan uw betalingstermijn.
• Een slotfactuur die het contract herhaalt. Factureer wat er nog is. Als u het hele contract moet tonen, toon het dan in het lopende totaal.
• Gefactureerd voor geïnd aanzien. Het lopende totaal toont wat u heeft gefactureerd. Wat daadwerkelijk is betaald, moet u fase voor fase bijhouden.
• Doorwerken nadat een fase onbetaald blijft. Elke volgende fase vergroot wat u riskeert, dus kaart het aan in de week dat het achterstallig wordt.

Een project in termijnen factureren in ERPFlow

ERPFlow heeft geen module voor termijnfacturatie. Het berekent geen voltooid percentage, bevat geen schedule of values, maakt geen waarderingen en verwerkt geen inhoudingen. Een opdracht in ERPFlow is een offerte plus de facturen die u ertegen opmaakt, wat factureren op mijlpalen bij werk met een vaste prijs dekt. Contracten met gefaseerde waarderingen zullen dat te mager vinden, en de pagina voor bouwbedrijven zegt dat ook.

• Factureer elke fase vanuit de offerte. Open de offerte en kies per fase één keer Omzetten naar factuur. Elke omzetting maakt een nieuw concept van de hele offerte, dat u terugbrengt tot het aandeel van die fase voordat u de factuur uitreikt. De offerte blijft zoals geaccepteerd en elke factuur verschijnt onder Gekoppelde documenten.
• Houd het lopende totaal zelf bij. Gekoppelde documenten toont de facturen maar berekent niet wat er nog te factureren is. Typ het lopende totaal in de Notities van de factuur, die op de pdf worden afgedrukt.
• Zoek geen negatieve regel. ERPFlow weigert een negatieve prijs of hoeveelheid, dus een regel "min tot nu toe gefactureerd" kan niet in de regeltabel. Factureer het bedrag van de fase als gewone regel en noem de aftrek in Notities.
• Als u eerst levert en dan factureert, zet de offerte dan om naar een order en factureer daarvandaan. Ook elke factuur vanuit een order begint met de volledige order. Orders zitten niet in het Free-abonnement.
• Beheer de opdracht op een bord. Een project dat aan de klant is gekoppeld, kan ook aan de offerte en de facturen worden gekoppeld. Het bevat geen budgetten of opdrachtkosten.

Betalingen voert u met de hand in, zoveel per factuur als u wilt, en Gedeeltelijk betaald verschijnt vanzelf. Een herinnering voor een achterstallige fase gaat alleen uit als u ervoor kiest hem te sturen.