Als zzp'er een klant factureren

Om als zzp'er een klant te factureren stuurt u een genummerde factuur met uw naam en adres, de juridische naam van de klant, wat u deed en wanneer, het bedrag en eventuele btw, de vervaldatum en uw bankgegevens. Of u btw berekent, hangt af van uw registratie en van waar de klant zit, dus regel dat eerst.

De algemene stappen staan in klanten factureren. Deze gids behandelt wat verandert als het bedrijf uit één persoon bestaat.

Wat moet een zzp'er op een factuur zetten?

Op de factuur van een zzp'er staan dezelfde gegevens als op elke andere factuur, met één verschil: u bent zelf de rechtspersoon, dus uw eigen naam komt erop. In het Verenigd Koninkrijk zegt GOV.UK dat eenmanszaken hun naam moeten vermelden en elke zakelijke naam die ze gebruiken, en als ze een zakelijke naam gebruiken, een adres waar juridische documenten kunnen worden bezorgd. Werkt u via een besloten vennootschap, dan staat op de factuur in plaats daarvan de volledige geregistreerde naam van die vennootschap.

Een pakkende handelsnaam naast uw juridische naam is prima, maar nooit in plaats ervan.

Ook uw adres moet erop staan. Wilt u uw privéadres liever niet afdrukken, vraag uw accountant dan wat uw land daarvoor in de plaats accepteert. Uw land kan ook om een belasting- of ondernemersregistratienummer vragen. Zoek het één keer uit en zet het antwoord in uw sjabloon, zodat de vraag nooit meer opkomt.

Moet een zzp'er btw berekenen?

Een zzp'er berekent alleen btw als hij btw-plichtig is, en zodra u geregistreerd bent, bepalen de locatie en de status van de klant de behandeling.

De registratiedrempel in het Verenigd Koninkrijk is £90.000 aan belastbare omzet in 12 maanden. In de EU beslist elk land of kleine ondernemers zijn vrijgesteld, en een eventuele drempel ligt maximaal op €85.000 (artikel 284 van de btw-richtlijn).

Btw berekenen terwijl u niet geregistreerd bent, is hier de dure fout. De btw-gids van HMRC zegt dat alleen een btw-geregistreerde persoon een btw-factuur mag uitreiken, en dat het zonder registratie doen ervan financiële boetes oplevert. Een zzp'er die het sjabloon van een vriend met een btw-regel overneemt, kan dit per ongeluk doen.

Hoe ziet de factuur van een zzp'er eruit?

Hier is een verzonnen voorbeeld: een freelance ontwikkelaar reikt op 31 maart een factuur uit voor werk van die maand, op 14 dagen termijn, met ter illustratie 20% btw.

Twee details voorkomen discussies. De data op de regel met het dagtarief laten de klant het naast zijn agenda leggen. En uren schrijft u als decimalen: drieënhalf uur is 3,5. Schrijft u 3,30, dan leest iemand 3,3 uur, wat neerkomt op €231 in plaats van €245. U heeft de klant dan een vraag bezorgd en uzelf een verlies van €14.

De lettertypelicentie draagt hier btw, omdat het een kostenpost van de opdracht is die als onderdeel van uw prijs wordt doorgerekend. Doorbelastbare kosten factureren legt uit wanneer dat klopt en wanneer niet.

Wat vraagt u een nieuwe klant vóór de eerste factuur?

U vraagt een nieuwe klant om zijn factuurgegevens en zijn betaalproces voordat u begint, want bij een eerste factuur komen de administratieve problemen aan het licht. Daar is één bericht genoeg voor:

Voordat ik mijn eerste factuur stuur, kunt u drie dingen bevestigen? De juridische naam en het adres waarop ik moet factureren, of u een inkoopordernummer op de factuur nodig heeft, en naar welk adres facturen moeten. Als ik eerst als leverancier moet worden aangemeld, of als u op vaste data betaalt, laat dan weten wat u van mij nodig heeft.

Grotere bedrijven betalen vaak geen leverancier die niet in hun systeem staat, en die aanmelding kan langer duren dan de opdracht. Vraag het vroeg en stuur formulieren dezelfde dag terug.

Hoe krijgen zzp'ers op tijd betaald?

Zzp'ers krijgen vooral op tijd betaald door wat ze afspreken voordat het werk begint.

• Vraag nieuwe klanten om een aanbetaling. Zo test u of het betaalproces werkt en deelt u het risico. Zie facturen voor aanbetaling en eindbetaling.
• Factureer lange opdrachten in fasen. Drie maanden onbetaald werk is een flinke lening aan iemand die u misschien twee keer hebt ontmoet. Termijnfacturatie laat zien hoe.
• Spreek korte betalingsvoorwaarden schriftelijk af, in de offerte of het contract en niet alleen op de factuur.
• Factureer op de dag dat u klaar bent. De meeste betalingstermijnen gaan in op de factuur, dus een late factuur betekent late betaling.
• Neem de dag na de vervaldatum contact op. De herinneringsreeks bevat teksten om over te nemen.

Zzp'ers zijn ook geen schuldeisers van de tweede rang. De Europese Richtlijn betalingsachterstand geldt voor een onderneming "ook als die activiteit door één persoon wordt uitgeoefend", dus als een zakelijke klant te laat betaalt, kunt u net als ieder ander rente en een vast bedrag in rekening brengen.

De fouten die eigen zijn aan alleen werken

• Over de factuur van vorige maand heen opslaan. Een Word- of spreadsheetsjabloon neemt de oude datum, het oude nummer of de oude klant mee tenzij u het ziet, en u bent de enige die controleert.
• Per klant nummeren. ACME-001 en BETA-001 zien er netjes uit, maar maken het lastig om aan te tonen dat uw facturen één reeks vormen. Facturen nummeren heeft formaten die standhouden.
• De persoon factureren die u heeft ingehuurd. De naam van uw contactpersoon is niet de klant. Het bedrijf dat u het geld verschuldigd is, is de klant.

Als zzp'er klanten factureren in ERPFlow

Facturatie in ERPFlow werkt voor één persoon. Het gratis abonnement bevat één lid, 5 facturen per maand, 10 klanten en 5 diensten. Het werkt alleen in uw basisvaluta en de pdf's dragen een voettekst "Generated by ERPFlow.ai". De limieten van de grotere abonnementen staan op de prijzenpagina.

U voert uw juridische naam, adres, bankgegevens en eventueel btw-nummer één keer in bij Instellingen > Bedrijfsgegevens, en ze komen op elke factuur. Nummers zijn automatisch. Een dagtarief of uurtarief kan in een dienst staan, zodat een nieuwe regel betekent: de dienst kiezen en het aantal intypen. Bent u niet btw-plichtig, laat het btw-tarief dan van de regel af. Een offerte wordt zonder overtypen omgezet in een conceptfactuur.

ERPFlow heeft geen timer of urenstaten. Werk op uurbasis factureert u door op de factuur een tarief en een aantal in te vullen. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Voorlopig heeft een kaart in een project een veld Bestede tijd dat u in uren en minuten invult en dat per project en per klant wordt opgeteld, maar dat totaal wordt geen factuurregel. U leest het af en typt het aantal zelf in.

Een klant met een maandelijks bedrag kan op een terugkerende factuur, die wordt uitgereikt en gemaild of als concept blijft staan zodat u hem kunt controleren. Hij factureert de klant en int het geld nooit, omdat ERPFlow geen online kaartbetaling of automatische incasso heeft. U registreert elke betaling zodra die binnenkomt.