Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Een rapport van tijd per taak toont hoeveel uur elke persoon in een bepaalde maand aan elke soort werk heeft besteed, met totalen. U bouwt het uit regels van urenstaten met een datum, een persoon, een project en een taakcode, met een draaitabel. Vergelijk een paar maanden en u ziet waar de uren heen schuiven.
Hoe ziet een rapport van tijd per taak eruit?
Een rapport van tijd per taak heeft taken als rijen, mensen als kolommen en rechts een totaal en percentage. Hier is een verzonnen rapport voor maart, van een ontwerpbureau met drie mensen, onder wie één deeltijder:
| Taak | Anna | Ben | Carla | Totaal | Aandeel |
|---|---|---|---|---|---|
| Tekeningen | 62 | 96 | 60 | 218 | 49,5% |
| Revisies | 24 | 40 | 34 | 98 | 22,3% |
| Voorstellen | 30 | 0 | 10 | 40 | 9,1% |
| Klantgesprekken | 18 | 6 | 8 | 32 | 7,3% |
| Administratie | 14 | 8 | 8 | 30 | 6,8% |
| Bezoeken op locatie | 12 | 10 | 0 | 22 | 5,0% |
| Totaal | 160 | 160 | 120 | 440 | 100% |
Dwars lezen laat zien wie wat doet. Anna draagt driekwart van de voorstellen en meer dan de helft van de bezoeken op locatie. Naar beneden lezen laat zien hoe de maand van één persoon is besteed. Ben besteedde een kwart van de zijne aan revisies.
Verschillende klussen vragen verschillende doorsneden van dezelfde gegevens, dus verwar dit rapport niet met begrote uren versus werkelijke uren, dat uren vergelijkt met het plan van een klus, of met bezettingsgraad, dat het declarabele aandeel meet.
Hoe leest u tijd per taak maand voor maand?
Om tijd per taak maand voor maand te lezen zet u het aandeel van elke taak in een rij en zoekt u een stabiele trend in plaats van één vreemde maand. Een aandeel corrigeert voor maanden met meer of minder uren, wat ruwe uren niet doen.
Hier is hetzelfde verzonnen bureau, met één taak over vier maanden gevolgd:
| Jan | Feb | Mrt | Apr | |
|---|---|---|---|---|
| Totaal aantal uren | 430 | 410 | 440 | 420 |
| Revisies, uren | 52 | 61 | 98 | 109 |
| Revisies, aandeel | 12,1% | 14,9% | 22,3% | 26,0% |
Revisies zijn meer dan verdubbeld terwijl het totaal aantal uren gelijk bleef. De 109 uur van april zijn er 57 meer dan de 52 van januari. Bij verzonnen interne kosten van €60 per uur is dat €3.420 extra kosten in één maand, en bij werk tegen een vaste prijs betaalt niemand daarvoor. Geen klusrapport laat dit zien, want elke afzonderlijke klus lijkt maar een beetje over te lopen.
De gebruikelijke remedie is commercieel. Laat elke fase goedkeuren en reken wijzigingen na die goedkeuring door. De gids over aanvullende diensten beschrijft hoe u ze afspreekt en factureert.
| Wat u ziet | Wat het vaak betekent | Wat te proberen |
|---|---|---|
| Revisies nemen toe | Goedkeuringen zijn zwak, of de opdracht verandert erna | Goedkeuringen per fase, en wijzigingen achteraf doorberekenen |
| Veel voorstellen, weinig gewonnen | U offreert voor werk dat u niet krijgt | Aanvragen beoordelen voordat u ze uitschrijft |
| Eén persoon houdt de meeste gesprekken | Een knelpunt, of een klus die van één persoon afhangt | Laat iemand anders het klantcontact doen |
| Administratie stijgt bij mensen die uren declareren | Werk dat iemand anders kan doen | Verplaats het, of neem iemand aan |
| Een taak die bijna niemand gebruikt | De code is niet nuttig | Voeg hem samen |
Dit zijn uitgangspunten en geen diagnoses. Vraag het de persoon voordat u besluit wat een getal betekent.
Hoe bouwt u een rapport van tijd per taak?
U bouwt een rapport van tijd per taak door één rij per regel van een urenstaat te bewaren en die samen te vatten, nooit door totalen in een maandtabel te typen. Een platte lijst kunt u later op elke manier doorsnijden, terwijl een samenvatting niet meer uit elkaar te halen is.
| Datum | Maand | Persoon | Project | Taak | Uren |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-03-2026 | 2026-03 | Anna | P-114 | Tekeningen | 4,5 |
| 02-03-2026 | 2026-03 | Anna | P-118 | Klantgesprekken | 1,5 |
| 02-03-2026 | 2026-03 | Ben | P-114 | Revisies | 7,0 |
| 03-03-2026 | 2026-03 | Carla | Intern | Administratie | 1,0 |
De kolom Maand is een formule, zoals =TEXT(A2,"yyyy-mm"), dus niemand typt hem. Voeg daarna een draaitabel in met Taak als rijen, Persoon als kolommen, Uren als waarden en Maand als filter, of gebruik een formule voor elke cel:
=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")
Gebruik een keuzelijst voor de kolom met de taak. Een draaitabel behandelt "Revisies", "revisies" en "Revisie" als verschillende taken, en dat doet meer schade aan deze rapporten dan wat ook. De urenstaat voor teams heeft een weekindeling om deze regels uit te verzamelen.
Hoeveel taakcodes moet u hebben?
Tussen 6 en 12 taakcodes, gedeeld door alle projecten, is een verstandig bereik voor een klein bedrijf. De toets voor elke code is of u een beslissing kunt noemen die ze zou veranderen. "Revisies" slaagt, want een hoog getal verandert hoe u fasen laat goedkeuren. "Printen" faalt meestal, want u gaat niets anders doen wat het ook zegt.
Gebruik op elk project dezelfde codes en houd het project in een eigen kolom. Een code als "Riverside tekeningen" haalt de twee door elkaar, en u kunt nooit tekeningen over klussen heen optellen. Neem een code Administratie op, anders verdwijnt die tijd in welke klantklus mensen toevallig open hadden. Laat de lijst daarna een paar maanden met rust, want een code die u halverwege hernoemt, breekt de vergelijking die u aan het opbouwen bent.
Tijd per taak uit ERPFlow halen
ERPFlow heeft geen rapport van tijd per taak en geen tijdrapporten per persoon. ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort, maar dat omvat geen rapport zoals dit, dus de methode hierboven blijft in een spreadsheet.
Het dichtstbijzijnde van vandaag is het veld voor bestede tijd op een kaart in Projecten, ingevoerd in uren en minuten. Als elke kaart één taak is, krijgt u een totaal per taak. De bordenlijst telt de tijd per project op, en de pagina van de klant telt hem over hun borden heen op.
U kunt kaarten ook als csv exporteren, met titel, omschrijving, project, kolom, deadline en bestede tijd in minuten. Het bestand bevat geen toegewezenen of data, want een kaart bevat één lopend totaal en geen gedateerde regels. U ziet dus de tijd per kaart, maar niet wie hem besteedde, en niet in welke maand. Voor een ruw maandcijfer per kaart exporteert u aan het einde van elke maand en trekt u de minuten van het vorige bestand af van die van het huidige.