Sjabloon voor een kilometerdeclaratie voor projectbedrijven

Een sjabloon voor een kilometerdeclaratie heeft een rij per rit nodig: datum, vertrek, bestemming, doel, projectcode, zakelijke mijlen, tarief en bedrag. Voeg de werknemer, het voertuig en de dit belastingjaar al gedeclareerde mijlen toe. In het Verenigd Koninkrijk is het goedgekeurde tarief van HMRC voor auto's 55p per mijl voor de eerste 10.000 zakelijke mijl in 2026 tot 2027, daarna 25p.

Sjabloon voor een kilometerdeclaratie om over te nemen

Dit sjabloon voor een kilometerdeclaratie heeft een korte kop en een rij per rit. Het lopende totaal van de mijlen in de kop is het veld dat de meeste sjablonen weglaten, en daaraan ziet u wanneer het tarief daalt. Hier is een verzonnen voorbeeld voor een werknemer van een Brits projectbedrijf:

De kolom met het project verdient zijn plek zodra u factureert. Riverside komt op 62 mijl en £34,10, en dat is wat u aan die klant zou doorberekenen als het contract dat toestaat. In de spreadsheet is het bedrag gewoon mijlen maal tarief, en het lopende totaal is het cijfer van vorige maand plus de mijlen van deze declaratie.

Wat zijn de huidige mijlentarieven?

De huidige Britse tarieven staan in de tabel hieronder, en een sjabloon dat nog 45p voor auto's toont, is verouderd. Het tarief van de eerste schijf was 15 jaar lang 45p en steeg met ingang van 6 april 2026 naar 55p. De regering heeft gezegd dat zij de tarieven voor latere jaren zal herzien, dus controleer opnieuw vóór elke 6 april.

Dit zijn de gepubliceerde tarieven van HMRC, en ze gelden voor het eigen voertuig van een werknemer. Bedrijfsauto's gebruiken de aparte advisory fuel rates, die HMRC elk kwartaal herziet.

In de VS veranderde het standaardtarief voor zakelijk gebruik van de IRS halverwege het jaar: 72,5 cent per mijl van 1 januari tot en met 30 juni 2026 en 76 cent van 1 juli tot en met 31 december 2026. Een declaratie die over die datum heen loopt, heeft beide tarieven nodig.

Elders worden tarieven en regels nationaal vastgesteld en hebben sommige landen helemaal geen goedgekeurd bedrag, dus gebruik het getal van uw eigen belastingdienst. Wijzig de kolom met het tarief en het sjabloon werkt nog steeds.

Hoe werken de twee tarieven van HMRC over een jaar?

De twee tarieven van HMRC werken per werknemer per belastingjaar: de eerste 10.000 zakelijke mijl vanaf 6 april zijn tegen 55p en alles daarboven tegen 25p. HMRC telt de mijlen van alle voertuigen die een werknemer in dat jaar gebruikt bij elkaar op.

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een werknemer rijdt in een jaar 11.200 zakelijke mijl. Het goedgekeurde bedrag is 10.000 × 55p = £5.500, plus 1.200 × 25p = £300, samen £5.800. Wat er daarna gebeurt, hangt af van wat het bedrijf betaalt.

Een bedrijf dat de tweede schijf vergeet, belandt in de laatste rij zonder het te weten. Dat is de fout die het lopende totaal voorkomt.

National Insurance werkt anders. De maatregel van HMRC stelt het bedrag dat buiten de Class 1-inkomsten blijft vast op een vaste 55p per mijl, zonder lagere schijf. In de laatste rij is de £360 dus belast, maar op die grondslag niet onderworpen aan Class 1 National Insurance. Controleer dit bij uw loonadministrateur, vooral als u ook een autovergoeding betaalt, want die telt mee voor dezelfde grens.

Welke ritten mogen op een kilometerdeclaratie?

Zakelijke ritten mogen op een kilometerdeclaratie en gewoon woon-werkverkeer niet. Bij projectwerk is de vraag meestal of een locatie als tijdelijke werkplek geldt, wat HMRC uitlegt in boekje 490.

De rij met 24 maanden is belangrijk voor bedrijven die op locatie werken, ook de bouw. De toets van HMRC kijkt naar wat wordt verwacht: een project dat op 18 maanden was gepland en tot 30 is verlengd, is tijdelijk tot de datum waarop het wordt verlengd, en daarna vast. Noteer die datum in het projectdossier, want dezelfde rit is vanaf dan niet meer declarabel.

Uw eigen beleid mag strenger zijn dan de belastingregel. Sommige bedrijven trekken het normale woon-werkverkeer af van elke rit van huis naar een locatie om het eenvoudig te houden, en het declaratiebeleid is de plek om dat te zeggen. Een klant factureren voor de tijd die aan reizen is besteed, is een aparte vraag, behandeld in reistijd factureren.

Kan een bedrijf btw terugvragen over mijlen?

Een btw-plichtig Brits bedrijf kan btw alleen terugvragen over het brandstofdeel van een kilometervergoeding, nooit over de hele betaling. VAT Notice 700/64 zegt dat u het brandstofelement met de btw-breuk vermenigvuldigt, en de vergoeding moet gebaseerd zijn op werkelijk gereden mijlen.

Hier is een verzonnen som met de 150 mijl hierboven, uitgaand van brandstofkosten van 14p per mijl. Het brandstofelement is 150 × 14p = £21,00. De btw-breuk bij 20% is 1/6, dus de terug te vragen btw is £3,50. Spreek met uw accountant af hoe u het brandstofbedrag vaststelt.

De notice noemt ook de registraties die u per werknemer moet bewaren: de afgelegde mijlen, of een rit zowel zakelijk als privé was, de cilinderinhoud van het voertuig, het tarief van de vergoeding en de geclaimde btw. U heeft ook brandstoffacturen nodig, tenzij de brandstof is gekocht met een pas die u verstrekte. Voeg dus de cilinderinhoud toe aan de kop van het sjabloon en vraag bestuurders brandstofbonnen te bewaren als u van plan bent terug te vragen.

Kilometerdeclaraties vastleggen in ERPFlow

ERPFlow heeft geen kilometerregistratie, geen declaraties van werknemers en geen terugbetaling, dus het sjabloon hierboven blijft in een spreadsheet, en het lopende totaal van de mijlen ook.

Leg een declaratie die u betaalt vast als uitgave in een eigen categorie, zoals Kilometers, en voeg het ondertekende blad toe. Een uitgave is niet gekoppeld aan een klant of een klus, dus ERPFlow telt kilometers niet op per project. De kolom met het project in uw blad doet dat.

Om kilometers aan een klant door te berekenen, voegt u ze toe aan de factuur als regel met de mijlen als hoeveelheid en uw tarief als prijs. Als u dit vaak doet, bespaart een dienst met die naam en de prijs al ingesteld u het opnieuw typen.