Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een urenstaat voor teams die u kunt factureren heeft één rij per persoon, klant, opdracht, taak en tarief, een kolom voor elke dag, een vlag voor declarabel en een weektotaal. Iedereen vult dezelfde indeling in. Door de rijen per klant en tarief op te tellen krijgt u de hoeveelheid voor elke factuurregel, zonder iets over te typen.
Hoe ziet de wekelijkse urenstaat eruit?
De onderstaande weekindeling werkt in Excel of Google Sheets. Kopieer de kopregel naar rij 1, kolom A tot en met L, en zet de begindatum van de week in de naam van het tabblad. Deze rijen zijn verzonnen, voor de week die begint op maandag 2 november 2026, en laten twee mensen zien met een werkweek van 37,5 uur.
| Persoon | Klant | Opdracht | Taak | Tarief | Fact.? | Ma | Di | Wo | Do | Vr | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | Alder Foods | ALD-07 | Ontwerp | SEN | J | 4 | 3,5 | 0 | 2 | 3 | 12,5 |
| Ana | Birch Legal | BIR-02 | Beoordeling | SEN | J | 2 | 2 | 4 | 2,5 | 0 | 10,5 |
| Ana | Intern | INT-01 | Administratie, overleg | N | 1,5 | 2 | 3,5 | 3 | 4,5 | 14,5 | |
| Week van Ana | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 37,5 | |||||
| Ben | Alder Foods | ALD-07 | Bouw | STD | J | 5 | 6 | 3 | 0 | 2 | 16,0 |
| Ben | Cedar Homes | CED-11 | Bouw | STD | J | 2 | 1 | 4 | 6,5 | 4,5 | 18,0 |
| Ben | Intern | INT-02 | Training | N | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 1 | 1 | 3,5 | |
| Week van Ben | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 37,5 |
Voeg kolommen voor zaterdag en zondag toe als uw team in het weekend werkt. Houd op een tweede tabblad een kleine tabel bij met wat elke tariefcode waard is: in dit voorbeeld is SEN €120 per uur en STD €85.
Waar dient elke kolom van de urenstaat voor?
Elke kolom in een urenstaat voor teams staat er omdat een factuur, of een controle op een factuur, hem nodig heeft.
| Kolom | Wat erin komt | Waarom hij er staat |
|---|---|---|
| Persoon | Eén naam, altijd op dezelfde manier gespeld | Zo telt u de week van elke persoon op |
| Klant | De naam zoals die op de factuur staat | Bepaalt op welke factuur de uren komen |
| Opdracht | Een code uit uw projectnummering | Houdt twee opdrachten voor één klant uit elkaar |
| Taak | Een woord uit een korte, gedeelde lijst | Wordt de omschrijving op de factuurregel |
| Tarief | Een code, geen bedrag | Medewerkers hoeven de prijzen niet te zien, en een tariefwijziging raakt één tabblad |
| Fact.? | J of N | Houdt interne uren op de staat en van de factuur af |
| Ma tot en met Vr | Decimale uren | Spreadsheets tellen 7,5 betrouwbaarder op dan 7:30 |
| Totaal | =SUM(G2:K2) op rij 2, naar beneden gekopieerd |
De hoeveelheid die u factureert |
Voeg één kolom toe zodra u vanuit de staat gaat factureren: het factuurnummer waarop elke rij is terechtgekomen. Leeg betekent nog niet gefactureerd, zodat niets dubbel wordt gefactureerd.
Bepaal de eenheid voordat iemand begint. De tabel met factureringsstappen rekent minuten om naar decimalen voor eenheden van 6, 10 en 15 minuten. Wanneer de urenstaat klaar moet zijn en wat er gebeurt als hij te laat is, hoort in een urenregistratiebeleid, en wie hem goedkeurt staat in het goedkeuringsproces.
Hoe zet u een urenstaat om in factuurregels?
Zet een urenstaat om in factuurregels door de kolom Totaal op te tellen per klant en tariefcode, waarbij u alleen de rijen met J meetelt. In Excel of Google Sheets geeft deze formule 12,5 voor het voorbeeld hierboven:
=SUMIFS($L:$L,$B:$B,"Alder Foods",$E:$E,"SEN",$F:$F,"J")
Voer hem uit voor elke combinatie van klant en tarief en vermenigvuldig het resultaat met het tarief.
| Factuur aan | Regel | Uren | Tarief | Netto |
|---|---|---|---|---|
| Alder Foods | Ontwerp, opdracht ALD-07 | 12,5 | €120 | €1.500 |
| Alder Foods | Bouw, opdracht ALD-07 | 16,0 | €85 | €1.360 |
| Birch Legal | Beoordeling, opdracht BIR-02 | 10,5 | €120 | €1.260 |
| Cedar Homes | Bouw, opdracht CED-11 | 18,0 | €85 | €1.530 |
| Totaal | 57,0 | €5.650 |
Doe dan de controle die de meeste fouten vindt. De staat bevat in totaal 75 uur, twee weken van 37,5 uur. De 57 declarabele uren plus de 18 niet-declarabele uren zijn samen 75, dus elk uur is verantwoord. Als de sommen niet kloppen, heeft een rij de verkeerde vlag of is een klantnaam op twee manieren gespeld, want SUMIFS herkent geen typfout.
In de gids over declarabele uren omzetten in een factuur leest u wat er op de factuur zelf moet staan.
Is een urenstaat voor facturatie ook een registratie van arbeidstijd?
Een urenstaat voor facturatie is niet automatisch een registratie van arbeidstijd. In de EU oordeelde het Hof van Justitie in zaak C-55/18 dat lidstaten werkgevers moeten verplichten tot een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem waarmee de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer wordt gemeten. De vorm bepaalt elke lidstaat zelf.
Deze indeling telt uren per klant. Ze toont geen begin- en eindtijden of pauzes. Controleer wat uw land vereist en houd die registratie apart bij als deze indeling er niet aan voldoet.
Deze urenstaat gebruiken met ERPFlow
ERPFlow heeft op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Voorlopig staat deze indeling in uw spreadsheet en neemt ERPFlow het over bij de factuur. ERPFlow heeft ook geen goedkeuring van urenstaten en geen tijdrapporten per persoon.
- Tariefcodes worden diensten: maak per tarief één dienst aan, zoals "Senior-tijd" met de eenheid uren en een prijs van €120. Kies die op een factuur en typ het totaal van de urenstaat als hoeveelheid. Pas de omschrijving van de regel aan met de opdracht, zoals in de tabel hierboven.
- Totalen bij de klant: een project dat aan een klant is gekoppeld, telt de tijd op die op de kaarten is getypt, per project en per klant, zoals beschreven in hoe projecten werken. Elke kaart bevat één getal, zonder datum en zonder uitsplitsing per persoon. Het wordt geen factuurregels.
- Totalen importeren met een bestand: de CSV-import voor projectkaarten heeft een kolom bestede tijd in hele minuten, dus 12,5 uur is 750. Elke rij maakt een nieuwe kaart, elk project of elke kolom die erin genoemd wordt moet al bestaan, en toegewezen personen staan niet in het bestand. Het Free-abonnement beperkt projectkaarten tot 10 in totaal.