Rente en kosten bij te late betaling van een factuur berekenen

Om aanmaningskosten in rekening te brengen noemt u uw regels voor late betaling voordat u begint, wacht u tot de vervaldatum is verstreken, berekent u enkelvoudige rente over het achterstallige bedrag, voegt u de vaste vergoeding toe waar u recht op heeft en factureert u het op een nieuwe factuur met verwijzing naar de oorspronkelijke. Voor zakelijke klanten geven het EU- en Britse recht u dit recht automatisch.

Kunt u aanmaningskosten op een factuur in rekening brengen?

U kunt aanmaningskosten in rekening brengen op een factuur aan een bedrijf of overheidsorgaan in de EU of het Verenigd Koninkrijk, ook als uw contract er niets over zegt. Een particuliere consument is een ander geval.

Het Britse vaste bedrag hangt af van de schuld: £40 tot £999,99, £70 van £1.000 tot £9.999,99 en £100 vanaf £10.000, één keer per betaling gevorderd. In beide rechtsstelsels kunt u boven het vaste bedrag ook redelijke invorderingskosten vorderen, zoals een advocaat of een incassobureau (artikel 6, lid 3; section 5A van de Act).

Het Europese recht komt met voorwaarden. Onder artikel 3 moet u zelf aan uw verplichtingen hebben voldaan, en rente is niet verschuldigd als de klant niet verantwoordelijk is voor de vertraging. Is de factuur te laat omdat op de uwe een verkeerd adres stond, laat de kosten dan achterwege.

Wat is nu het rentepercentage bij te late betaling?

Het rentepercentage bij te late betaling is het referentiepercentage van de centrale bank plus 8 procentpunt in het Verenigd Koninkrijk, en plus minstens 8 punten in de EU. Voor de tweede helft van 2026 geeft dat:

De nationale cijfers komen uit de Your Europe-tabel van de Commissie. Gebruik de vermelding van uw eigen land in plaats van de formule, want het nationale recht bepaalt het percentage en sommige vermelde cijfers wijken ervan af. De tabel waarschuwt ook dat een lidstaat een percentage nog niet bevestigd kan hebben, dus controleer het voordat u een groot bedrag factureert. Landen buiten de eurozone gebruiken het equivalente percentage van hun eigen centrale bank.

De val is het huidige percentage van de centrale bank te gebruiken. De Bank of England ging op 5 november 2026 naar 4% en de ECB op 16 september 2026 naar 2,65%, en geen van beide verandert de cijfers hierboven, omdat het percentage op vaste data wordt vastgesteld. In het Verenigd Koninkrijk neemt het rentebesluit de Bank Rate van 30 juni voor rente die van juli tot december begint te lopen, en die van 31 december voor rente die van januari tot juni begint. In de EU gebruikt artikel 3, lid 2, van de Richtlijn voor elk halfjaar het percentage van 1 januari en 1 juli. Is de Bank Rate dus op 31 december 2026 nog 4%, dan wordt het Britse cijfer voor schulden die in de eerste helft van 2027 achterstallig worden 12%.

Hoe berekent u rente bij te late betaling?

U berekent rente bij te late betaling als het achterstallige bedrag, maal het jaarpercentage, maal het aantal dagen te laat, gedeeld door 365. Het is enkelvoudige rente, dus rente levert nooit rente op. De klok begint op de dag na de vervaldatum, en in de EU zegt de Commissie dat ze loopt over het brutobedrag inclusief btw.

Hier is een verzonnen voorbeeld: een factuur van 3.600 inclusief btw, met vervaldatum 15 juli 2026 en betaald op 29 augustus, dus 45 dagen te laat.

Rond pas aan het eind af. De methode van GOV.UK levert een dagbedrag op, wat als richtlijn prima is, maar rondt u dat eerst af, dan loopt u uit de pas: £1,16 per dag gedurende 45 dagen geeft £52,20 in plaats van £52,15. In een spreadsheet, met het achterstallige bedrag in B2, het percentage in B3, de vervaldatum in B4 en de betaaldatum in B5:

=ROUND(B2*B3*(B5-B4)/365,2)

Betaalt de klant een deel van de factuur, bereken dan elk tijdvak over het saldo dat in dat tijdvak openstond, en tel ze bij elkaar op.

Kunt u uw eigen aanmaningskosten vaststellen?

U kunt uw eigen aanmaningskosten vaststellen als de klant ermee instemde voordat het werk begon, binnen grenzen aan beide kanten. Een contractueel percentage vervangt de wettelijke rente: GOV.UK zegt dat u geen wettelijke rente kunt vorderen als het contract een ander percentage bevat.

De regels die die grenzen stellen:

• In het Verenigd Koninkrijk is een contractbeding nietig als het geen "substantial remedy" biedt bij late betaling, dus u kunt het recht niet bijna tot niets weg onderhandelen. Een bedrag ver boven uw werkelijke schade kan ook niet afdwingbaar zijn als boete.
• In de EU wordt een beding dat rente volledig uitsluit als grof onbillijk beschouwd, en een beding dat de €40 uitsluit wordt daarvoor vermoed (artikel 7).
• Voor consumenten staat een beding dat van iemand die niet betaalt een onevenredig hoog bedrag eist op de lijst van bedingen die oneerlijk kunnen zijn, zowel in de Europese richtlijn als in de Britse Act uit de eerste tabel.

Voor de meeste kleine bedrijven is het wettelijke percentage de makkelijke keuze: het is hoog genoeg om uit te maken, en niemand kan het buitensporig noemen.

Wat moeten uw voorwaarden en facturen zeggen?

Uw voorwaarden en facturen moeten vooraf kosten bij late betaling noemen, ook waar de wet het niet vereist, want een klant die de regel heeft gezien, maakt later veel minder snel bezwaar. Dit zijn beginpunten om aan te passen, en een jurist kan ze toetsen aan uw eigen contract.

Voor uw voorwaarden, in de EU:

Betaling is verschuldigd 14 dagen na de factuurdatum. Bij te late betaling mogen wij vanaf de dag na de vervaldatum rente berekenen tegen het wettelijke percentage voor handelstransacties, plus een vergoeding voor invorderingskosten van minstens €40 per factuur.

Voor uw voorwaarden, in het Verenigd Koninkrijk:

Betaling is verschuldigd 14 dagen na de factuurdatum. Bij te late betaling mogen wij rente en een vergoeding vorderen op grond van de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.

Op elke factuur:

Late betaling: wettelijke rente en een vergoeding kunnen worden berekend vanaf de dag na de vervaldatum.

Voor de regels op de factuur met de kosten, met het Britse voorbeeld hierboven:

Rente voor late betaling over factuur INV-2026-0117 (£3.600,00): 45 dagen, 16 juli tot en met 29 augustus 2026, tegen 11,75% per jaar. £52,15

Vaste vergoeding op grond van de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, factuur INV-2026-0117. £70,00

Is er btw op aanmaningskosten?

Er is geen btw op rente voor late betaling in de EU of het Verenigd Koninkrijk. De Your Europe-pagina van de Commissie zegt dat u over de rente geen btw betaalt, en het handboek van HMRC zegt dat rente die wegens late betaling is toegekend of overeengekomen buiten het bereik van de btw valt, als vergoeding voor vertraging.

Een vast bedrag krijgt mogelijk niet dezelfde behandeling. De richtlijnen van HMRC over schadevergoedingen zeggen dat hoe een bedrag wordt omschreven niet bepaalt of het een prestatie is, en verwijzen naar Europese rechtspraak waarin sommige betalingen die als vergoeding waren bestempeld in werkelijkheid betaling voor een prestatie bleken. Geen van beide bronnen behandelt rechtstreeks de vaste bedragen van €40 of £40 tot £100. Bevestig beide dus bij uw accountant voordat u de belasting op de regel bepaalt.

Moet u ze echt in rekening brengen?

U moet aanmaningskosten in rekening brengen als het gedrag verandert of als de relatie al voorbij is. De Europese Commissie zelf merkt op dat bedrijven, vooral kleine, huiverig zijn om te vorderen uit angst de relatie te schaden, en dat is een commerciële beslissing die u mag nemen.

Een aanbod tot kwijtschelding incasseert de schuld vaak sneller dan de kosten zelf:

Factuur INV-2026-0117 is nu 45 dagen te laat, waardoor wij recht hebben op £122,15 aan rente en vergoeding. Ontvangen wij de £3.600,00 vóór 5 september 2026, dan zien we deze keer van die kosten af.

De stappen vóór dit punt staan in de reeks herinneringen voor achterstallige facturen, en het helpt als u vanaf het begin duidelijke betalingsvoorwaarden heeft afgesproken. Betaalt de klant nooit, zie dan waardevermindering of afschrijving.

Veranderen de regels voor betalingsachterstand?

De Britse regels voor betalingsachterstand gaan naar verwachting veranderen, maar het huidige recht geldt tot nieuwe regels ingaan. De Commercial Payments Bill, nu in het Lagerhuis, zou betalingstermijnen tussen bedrijven beperken tot 60 dagen, met beperkte uitzonderingen, en rente van 8% boven het basispercentage verplicht stellen. Het is nog geen wet en er is geen ingangsdatum vastgesteld.

In de EU stelde de Commissie in 2023 voor de Richtlijn te vervangen door een verordening. Dat is niet aangenomen, dus de Richtlijn zoals die in het recht van elk land is opgenomen, blijft gelden.

Aanmaningskosten toevoegen in ERPFlow

ERPFlow heeft geen berekening van aanmaningskosten en voegt geen rente aan een factuur toe. Een uitgereikte factuur is definitief, dus de kosten kunnen ook niet op het origineel.

Bereken het bedrag dus met de formule hierboven en maak daarna een nieuwe factuur voor dezelfde klant, met een regel voor de rente en een regel voor het vaste bedrag, en het oorspronkelijke factuurnummer in elke omschrijving. Elke regel krijgt een eigen btw-tarief, of geen, zodat u het kunt instellen zoals uw accountant adviseert. Reik hem uit en verstuur hem daarna zoals gebruikelijk.

Het is een gewone factuur, dus hij krijgt het volgende nummer, telt mee voor de maandelijkse factuurlimiet van uw abonnement en verschijnt in de omzet zodra hij is betaald. Vertel uw accountant hoe u dat behandeld wilt zien.

Betalingsherinnering sturen noemt de dagen achterstand en het openstaande bedrag van de oorspronkelijke factuur. De tekst is vast en noemt geen rente, dus een eis voor de kosten komt in uw eigen e-mail of op de nieuwe factuur.