Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Om declarabele uren per project te registreren geeft u elk project een eigen code voordat het werk begint, laat u elke tijdregistratie één project noemen, noteert u datum, persoon, taak en uren en markeert u elke registratie als gefactureerd zodra die op een factuur staat. De totalen per project laten dan zien wat er is gewerkt, gefactureerd en nog niet gefactureerd.
De algemene regels voor het vastleggen van uren staan in declarabele uren registreren. Deze gids behandelt wat verandert als het project de eenheid is waarop u rapporteert.
Waarom declarabele uren per project registreren in plaats van per klant?
Declarabele uren per project registreren is belangrijk omdat één klant meerdere opdrachten onder verschillende voorwaarden kan hebben, en een totaal per klant verbergt hoe elke opdracht ervoor staat. Een verzonnen voorbeeld: een klant heeft een website-project met een vaste prijs en een budget van 40 uur, en een ondersteuningsafspraak die per uur wordt gefactureerd. In één maand boekt u 60 uur voor die klant.
Per klant lijkt 60 uur een goede maand. Per project zijn het 52 uur aan de website, 12 uur boven een budget dat niemand wil betalen, en maar 8 uur die u kunt factureren. Dat zijn verschillende gesprekken, en een klanttotaal zet geen van beide in gang.
Hoe stelt u een project in voor tijdregistratie?
Stel een project in voor tijdregistratie door er een kort overzicht van vast te leggen voordat iemand een uur boekt. Meer heeft een klein bedrijf niet nodig:
| Veld | Voorbeeld | Wat het bepaalt |
|---|---|---|
| Code | P-105 | Wat mensen bij elke registratie typen. Zie projectnummering |
| Klant | Alder Foods | Op wiens factuur het komt |
| Factureringsbasis | Uren en materiaal, met plafond | Of de uren worden gefactureerd of alleen gemeten |
| Tarief | €110 per uur | Wat elk gefactureerd uur waard is |
| Urenbudget | 80 | De vroege waarschuwing |
| Status | Open | Als er Gesloten staat, boekt niemand er nog uren op |
Status doet meer dan het lijkt. Zonder status blijven mensen boeken op het laatste project dat ze zich herinneren, en komen uren terecht op een opdracht die in juni is gefactureerd en afgesloten.
Wat staat er in een tijdregistratie voor een project?
Een tijdregistratie voor een project heeft de datum, de persoon, de projectcode, de taak, de uren, een vlag voor declarabel en later het factuurnummer nodig. Twee regels houden het eerlijk:
- Eén registratie, één project. Als een dag drie projecten besloeg, zijn het drie registraties.
- Geen code, niet gokken. Werk dat bij geen enkel project hoort, gaat op een interne code, nooit op het dichtstbijzijnde open project.
Houd ook niet-declarabele projecttijd bij, zoals herwerk of een interne beoordeling, met die vlag erbij. U kunt die tijd niet in rekening brengen, maar het hoort bij wat de opdracht kostte. De regels voor die vlag staan in declarabele en niet-declarabele uren.
Hoe ziet u gefactureerde en nog niet gefactureerde uren per project?
U ziet gefactureerde en nog niet gefactureerde uren per project met één lopende tabel, één rij per project, elke maand opnieuw opgebouwd uit uw tijdregistraties. In deze verzonnen tabel moet elke rij aan één som voldoen: gewerkt is gelijk aan gefactureerd plus afgewaardeerd plus nog niet gefactureerd.
| Project | Tarief | Urenbudget | Gewerkt | Gefactureerd | Afgewaardeerd | Nog niet gefactureerd | Budget over |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-104 Audit | €90 | 60 | 52,5 | 40,0 | 1,5 | 11,0 | 7,5 |
| P-105 Rebranding | €110 | 80 | 78,0 | 64,0 | 0 | 14,0 | 2,0 |
| P-106 Ondersteuning | €75 | geen | 17,25 | 17,25 | 0 | 0 | n.v.t. |
Elke kolom zegt u iets te doen:
- Nog niet gefactureerd: bij P-104 wacht voor €990 aan werk op een factuur (11 uur à €90) en bij P-105 voor €1.540 (14 uur à €110). Dat is €2.530 aan werk dat u heeft gedaan en nog niet heeft gevraagd. Als u dat in uw administratie meeneemt, hoort het op een WIP-rapport.
- Budget over: P-105 heeft 97,5% van zijn uren gebruikt. Als er een plafond geldt, waarschuw de klant dan voordat u 80 bereikt en laat extra uren eerst goedkeuren.
- Afgewaardeerd: P-104 gaf 1,5 uur weg. Dat is niets op één project. Dezelfde reden die zich bij tien projecten herhaalt, betekent dat uw schattingen beter moeten, zoals afwaardering of afschrijving uitlegt.
Bij een project met een vaste prijs is de kolom Gefactureerd niet van toepassing, omdat de factuur de prijs of een fase daarvan in rekening brengt. Houd Gewerkt en Budget over bij en gebruik de gids over begrote tegenover werkelijke uren.
Hoe voorkomt u dat projecturen dubbel of helemaal niet worden gefactureerd?
Voorkom dat projecturen dubbel of helemaal niet worden gefactureerd door op elke registratie het factuurnummer te zetten zodra die is gefactureerd, en de bovenstaande som uit te voeren voor elke factureerronde. Een registratie met een nummer is gefactureerd. Een registratie zonder nummer niet, en die staat er volgende maand nog.
Herstel fouten in de volgorde van hoe ver ze zijn gekomen. Voor het factureren codeert u de registratie om naar het juiste project. Na het factureren laat u de registratie met rust en corrigeert u de factuur op de juiste manier, met een creditnota of een gecorrigeerde factuur, omdat de tijdregistratie moet blijven kloppen met wat u heeft verstuurd.
Uren per project registreren in ERPFlow
ERPFlow heeft op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. ERPFlow heeft ook geen projecttarieven of budgetten, geen tijdrapporten per persoon en geen vlag voor gefactureerd bij uren, dus de lopende tabel hierboven blijft in uw spreadsheet.
Wat ERPFlow nu wel doet, is uren bijhouden bij een project. Hoe projecten werken geeft de volledige rondleiding:
- Het project: een project is een bord met kolommen die u zelf een naam geeft. Koppel het aan een klant en het verschijnt op het klantdossier.
- De uren: elke kaart heeft een veld bestede tijd, in te voeren als uren en minuten. De projectlijst telt de kaarten en de bestede tijd van elk project op, gearchiveerde kaarten inbegrepen, en het tabblad Projecten van de klant telt ze op over alle borden.
- De grenzen: een kaart bevat één getal, zonder datum en zonder uitsplitsing per persoon. Gebruik dus één kaart per taak of per factureringsperiode.
- Gefactureerd en niet gefactureerd gescheiden houden: voeg kolommen toe zoals "Te factureren" en "Gefactureerd" en verplaats kaarten. Het bord telt een kolom niet op, maar de CSV-export geeft per kaart het project, de kolom en de bestede tijd in minuten, en die kan een spreadsheet optellen.
- Factureren: de tijd op een kaart wordt geen factuurregel. Lees het totaal af, kies op de factuur een dienst met uw uurtarief en typ de uren als hoeveelheid. Onder Gekoppelde documenten kunt u de factuur aan het project koppelen.
Onbeperkt veel projecten zitten in elk abonnement, al beperkt het Free-abonnement kaarten tot 10 in totaal, gearchiveerde kaarten inbegrepen.