Een praktische werkwijze voor declarabele tijd bij accountants

Een praktische werkwijze voor declarabele tijd bij accountants stelt per opdracht een vergoedingsbasis vast, registreert tijd dagelijks per klant en taak, sluit het logboek maandelijks af, toetst uren aan vergoedingen en factureert of schrijft af voordat de volgende periode opent. Registreer ook werk met een vaste vergoeding, want dat logboek laat zien welke vergoedingen niet lonen.

Waarom moeten accountants tijd registreren bij werk met een vaste vergoeding?

Tijd registreren bij werk met een vaste vergoeding vertelt u wat elke vergoeding werkelijk per uur oplevert. De klant ziet het nooit, en het verandert de rekening niet. Het is voor uzelf.

Twee klanten met dezelfde maandelijkse vergoeding kunnen sterk uiteenlopende hoeveelheden tijd kosten, meestal door de staat van hun administratie. Aan de facturen ziet u niet welke welke is. De gids over werken voor een vaste vergoeding behandelt hoe u die vergoedingen in de eerste plaats prijst. Deze gids behandelt de routine die laat zien of ze werken.

Waartegen moeten accountants tijd registreren?

Registreer tijd tegen de klant, de dienst en de periode, zodat een getal later kan worden vergeleken met de vergoeding die het dekt. Een korte lijst codes doet het werk:

Een regel luidt dan "Klant A, btw, Q1 2026, 1,5 uur, inkoopboek afgestemd". QRY is de code die de moeite terugbetaalt, omdat zij de klanten aanwijst die u het meeste najagen kosten.

De maandelijkse werkwijze, stap voor stap

1. Elke dag: iedereen registreert tijd per klant, code en periode, korte gesprekken inbegrepen. De gids over het urenlogboek heeft de kolommen.
2. Elke vrijdag: vul de gaten aan terwijl de week nog vers is.
3. Eerste werkdag: sluit de vorige maand af. Latere regels vragen om akkoord van de controleur.
4. Uiterlijk werkdag 3: de controleur vergelijkt uren met vergoedingen en markeert alles wat buiten de afspraak valt. Besluit bij elke markering of u het factureert, absorbeert of met de klant bespreekt.
5. Uiterlijk werkdag 5: reik de facturen van de maand uit: vaste vergoedingen, advies per uur en afgesproken extra's.
6. Dezelfde dag: werk uw rapport onderhanden werk bij met wat is verdiend maar nog niet gefactureerd.
7. Elk kwartaal: toets de vergoeding van elke klant aan de uren van de afgelopen 12 maanden.

De dagen zijn een suggestie. Waar het om gaat, is dat de controle plaatsvindt voor het factureren, en dat de maand op een vaste datum sluit, zodat de cijfers ophouden te bewegen.

Hoe voorkomt u dat werk buiten de afspraak weglekt?

Werk buiten de afspraak lekt weg omdat een klant een snelle vraag stelt en niemand de opdrachtbevestiging raadpleegt. Het vraagt twee dingen: een brief die opsomt wat de vergoeding omvat, behandeld in het gedeelte over vergoedingen in een opdrachtbevestiging, en een e-mail die u verstuurt voordat het werk begint.

Dat valt buiten onze maandelijkse vergoeding, die de administratie en btw-aangiftes dekt. Ik schat ongeveer 3 uur tegen €85 per uur, dus €255 plus btw. Zal ik doorgaan?

Het is een korte e-mail, en klanten maken zelden bezwaar als ze eerst worden gevraagd. Waar ze bezwaar tegen maken, is een verrassing op de factuur. Bewaar het antwoord bij de tijdregels.

Een uitgewerkt voorbeeld: wat elke vaste vergoeding per uur oplevert

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een klein kantoor wil dat zijn werk met vaste vergoeding minimaal €75 per uur oplevert, een bedrag dat het uitrekende met de methode voor het verkooptarief per uur.

Het totaal ziet er goed uit, en zo blijft klant B verborgen. Bij 6 uur per maand heeft klant B een vergoeding van €450 nodig (6 × €75), of het werk moet terug naar 4 uur (€300 ÷ €75).

Eén maand bewijst weinig in de accountancy, want jaarafsluiting en btw-kwartalen stapelen uren in bepaalde maanden. Vergelijk vergoedingen met de uren van de afgelopen 12 maanden voordat u iemand spreekt. Als QRY-uren de oorzaak zijn, kan een gesprek over tijdig aanleveren van de administratie het oplossen zonder de vergoeding aan te raken.

Wat doet u met tijd die u niet kunt factureren?

Tijd per uur die u besluit niet door te berekenen is een waardevermindering, en een factuur die u niet kunt innen is een afschrijving. Waardevermindering of afschrijving behandelt hoe u elk vastlegt.

Een overschrijding bij een vaste vergoeding is geen van beide. Daarvoor zou niets worden gefactureerd, dus ze gaat gewoon in de herziening van de vergoeding. Weersta de neiging haar uit het logboek weg te poetsen, want het is het bewijs dat u nodig heeft wanneer de vergoeding wordt verlengd.

Deze werkwijze uitvoeren in ERPFlow

ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten, en tijd op een kaart wordt geen factuurregel. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. ERPFlow draait uw kantoor en niet de administratie van uw klanten en is geen grootboek. Zo past de werkwijze vandaag:

• Werk en deadlines: één projectbord per klant, gekoppeld aan hun klantkaart, met een kaart per taak en periode, zoals "Btw-aangifte, Q1 2026". Elke kaart heeft een deadline en toegewezen personen. De klantkoppeling zit op het bord, dus één bord per klant geeft u een tijdtotaal per klant.
• Tijd: getypt in Bestede tijd van elke kaart, met totalen per bord en per klant. Er zijn geen taakcodes en geen rapporten per persoon. Tijd heeft ook geen datum, en daarom houdt een kaart per periode maart gescheiden van april.
• Vaste vergoedingen: terugkerende facturen worden op een schema uitgereikt, bijvoorbeeld maandelijks of elke drie maanden, één factuur per klant per run, gemaild of als concept achtergelaten. Ze factureren en innen nooit.
• Advies per uur: een dienst met uw uurprijs op een gewone factuur, met de uren als aantal ingetypt.
• De toetsing: het tabblad Analyse van een klant toont omzet, en het tabblad Projecten toont tijd. Het ene door het andere delen is een som die u zelf maakt, omdat ERPFlow geen tarieven, budgetten of kosten of marge per klant heeft. Het heeft ook geen rapport onderhanden werk.