Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Iedereen in het team moet uren registreren omdat kosten van klussen, offertes en personeelsbeslissingen allemaal op het totaal aantal uren rusten, en een gat in de registratie maakt elk ervan onjuist. Laat één persoon weg en een verliesgevende klus kan winstgevend lijken. De persoon die wordt weggelaten is vaak de duurste.
Wat gaat er mis als maar een deel van de mensen uren registreert?
Als maar een deel van de mensen uren registreert, lijkt elke klus goedkoper dan hij was, en neemt u die fout mee naar de volgende offerte.
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een ontwerpstudio met zes mensen wint een klus met een vaste prijs van €18.000 en mikt op €100 voor elk bestede uur. Het personeel registreert 150 uur. De directeur besteedt ongeveer 60 uur meer aan klantgesprekken en beoordelingen en registreert die niet, omdat "ik niet declarabel ben".
| Getelde uren | Verdiend per uur | Ten opzichte van de streefwaarde van €100 | |
|---|---|---|---|
| Alleen uren van het personeel | 150 | €120,00 | €3.000 erboven |
| Ieders uren | 210 | €85,71 | €3.000 eronder |
Het is dezelfde klus. De eerste rij zegt dat de prijs goed was. De tweede zegt dat de volgende klus als deze moet worden geoffreerd voor €21.000, ongeveer 17% meer. En in het echt zou niemand die 60 uur kennen. Ze staan alleen in deze tabel omdat het voorbeeld verzonnen is.
De gids over begrote uren versus werkelijke uren laat zien hoe u deze vergelijking tijdens een klus bijhoudt, en vast bedrag of uurtarief behandelt wat het betekent voor hoe u prijst.
Wat kan een bedrijf beslissen als iedereen uren registreert?
Als iedereen uren registreert, kan een bedrijf verschillende vragen beantwoorden die anders op meningen draaien. Elke vraag vraagt een ander deel van dezelfde registratie, en elke vraag gaat op een eigen manier mis als uren ontbreken.
| Beslissing | Van wie de uren nodig zijn | Zonder die uren |
|---|---|---|
| Loont deze vaste prijs? | Iedereen op de klus | De klus lijkt beter dan hij was |
| Wat moeten we de volgende keer offreren? | Iedereen, per fase | U offreert uit het hoofd, en het hoofd vergeet de revisies |
| Kunnen we deze klus in maart aannemen? | Iedereen, inclusief interne tijd | U overboekt de mensen die u niet kunt vervangen |
| Moeten we mensen aannemen? | Iedereen, inclusief administratie | U neemt aan op een gevoel van drukte |
| Kloppen onze tarieven? | Iedereen, betaalde en onbetaalde uren | Uw verkooptarief per uur rust op een gok over het declarabele aandeel |
| Hebben we gefactureerd wat we werkten? | Iedereen op een klus per uur | Uren bereiken de factuur nooit |
Die laatste rij is waar mensen meestal aan denken, en het is de kleinste van de zes. Als dat uw voornaamste zorg is, lees dan hierna declarabele uren bijhouden.
Moet niet-declarabel personeel ook uren registreren?
Ja, niet-declarabel personeel moet ook uren registreren, al veel grover dan mensen die aan klantklussen werken. Een administrateur of kantoormanager heeft drie of vier codes nodig, zoals financiën, kantoor, verkoopondersteuning en klantadministratie, en een paar minuten per dag.
Hun uren doen twee dingen. Ze scheiden druk zijn van druk zijn met betaald werk, want een bedrijf waar de administratie ongemerkt is verdubbeld, voelt hetzelfde als een bedrijf waar de verkoop is verdubbeld. Ze laten ook zien welke klanten meer kosten dan de factuur doet vermoeden, als één klant onevenredig veel nabellen en corrigeren vraagt. Zonder dat lijken die klanten even winstgevend als de rest. De gids over declarabele en niet-declarabele uren heeft een manier om de splitsing in te richten.
Is uren registreren de kosten waard?
Uren registreren is meestal de moeite waard voor een bedrijf dat uren of vaste prijzen verkoopt, en u kunt dat toetsen met een som met uw eigen cijfers.
Hier is een verzonnen som. Zes mensen besteden 5 minuten per dag aan het registreren van uren, over 230 werkdagen. Dat is 6.900 minuten, oftewel 115 uur per jaar. Bij interne kosten van €50 per uur kost de registratie €5.750 per jaar. De klus hierboven was voor €3.000 te laag geoffreerd, dus twee van zulke klussen per jaar opsporen betaalt het geheel. Als u zich geen twee van zulke klussen kunt voorstellen, heeft u dit misschien niet nodig.
| Uw bedrijf | Loont uren registreren per klus? |
|---|---|
| Advieswerk of ander werk per uur | Ja. De registratie is de basis van de factuur |
| Projecten tegen een vaste prijs, zoals ontwerp of marketingbureaus | Ja. Zo leert u wat u moet offreren |
| Maandelijkse retainers | Ja. Het toont welke retainer te veel krijgt |
| Winkels of cafés met diensten | Zelden. Het rooster en de kassa vertellen u meer |
| Eén persoon die producten tegen een vaste prijs verkoopt | Zelden. Er is maar één persoon om te vragen |
Er is nog één toets. Als niemand de registratie binnen een maand na het schrijven bekijkt, stop dan met verzamelen tot iemand dat doet. Tijd die wordt geregistreerd en nooit wordt gelezen, is een belasting op uw team.
Hoe krijgt u mensen zover uren te registreren zonder wrok?
Mensen registreren uren betrouwbaar als ze zien waarvoor het dient en als de persoon bovenaan het ook doet. In de praktijk komt dat neer op een paar gewoonten.
- Begin bij de directeuren. Een regel die de baas uitzondert, zegt tegen iedereen dat het er niet toe doet.
- Registreer dezelfde dag. Op vrijdagmiddag een week reconstrueren is gokken met decimalen.
- Eis geen valse nauwkeurigheid. Het kwartier is genoeg voor het meeste werk, en de tabel met factureringseenheden zet minuten om in eenheden.
- Toon de resultaten. Toon eens per maand de uren van één klus naast de prijs. Mensen houden registraties bij waarvan ze het gebruik zien.
- Straf nooit een eerlijk getal. Spreek iemand aan op 30 uur registreren voor een taak van 20 uur en de volgende keer krijgt u 20, en uw kosten van klussen kloppen vanaf dan niet meer.
Hier is een tekst die u voor de aankondiging kunt aanpassen:
Vanaf maandag registreert iedereen zijn uren, ik ook. Een paar minuten aan het einde van de dag is genoeg: project, taak en uren. We doen dit om klussen goed te prijzen en te zien wanneer we te veel aannemen. Het is niet om te controleren hoe lang iemand over iets doet, en niemand krijgt problemen voor een eerlijk getal.
Leg de regels daarna vast in een urenstaatbeleid en gebruik een urenstaat voor teams voor de indeling.
Uren registreren in ERPFlow
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort.
Wat ERPFlow nu heeft, is een veld voor bestede tijd op elke kaart in Projecten, ingevoerd in uren en minuten. Totalen worden per project opgeteld en, waar een bord aan een klant is gekoppeld, per klant. Dat vertelt u hoeveel een klus in totaal kostte. Het legt niet vast wie de uren heeft besteed, dus de registratie per persoon waarvoor deze gids pleit, moet in een spreadsheet staan.
Geregistreerde tijd wordt ook geen regel op een factuur. Werk per uur komt op een factuur als een hoeveelheid en een tarief dat u zelf invoert. De gids over tijd registreren als teamlid laat zien hoe kaarten werken.