EU-klanten factureren: btw, verlegde btw en VIES

Om een zakelijke klant in een ander EU-land te factureren, controleert u het btw-nummer in VIES, berekent u geen btw over de meeste diensten of over goederen die uw land fysiek verlaten, drukt u beide btw-nummers af en voegt u "Reverse charge" toe voor diensten of een verwijzing naar de vrijstelling voor goederen. Daarna geeft u de verkoop op in uw EC Sales List (in Nederland de ICP-opgaaf).

Particuliere klanten werken anders, en alleen daar speelt de drempel van €10.000 een rol. Alles hier gaat ervan uit dat u btw-geregistreerd bent in een EU-land. Een klant in het VK valt buiten dit alles, omdat het VK het EU-btwgebied heeft verlaten.

Hoe werkt verlegde btw op een EU-factuur?

Verlegde btw op een EU-factuur verschuift de btw van u naar uw klant: u berekent er geen, en de klant geeft de btw aan in zijn eigen aangifte, tegen zijn eigen tarief. De meeste diensten tussen bedrijven worden belast op de plaats waar de klant is gevestigd (artikel 44 van de btw-richtlijn), en de klant is de belasting verschuldigd wanneer de verkoper niet in dat land is gevestigd (artikel 196).

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een adviesbureau in Estland factureert een bedrijf in Duitsland €5.000 voor een beoordeling van zijn processen. Het Duitse standaardtarief is 19%.

De klant betaalt €5.000. Een bedrijf dat niet volledig kan aftrekken, zoals een bank of een verzekeraar, draagt uiteindelijk een deel van die €950 zelf, en dat is juist de bedoeling van belasting heffen waar de klant zit.

Diensten die verband houden met grond, toegang tot evenementen, personenvervoer en horeca en catering hebben eigen regels in de artikelen 47 tot en met 55 en volgen dit patroon dus niet automatisch. De samenvatting van Your Europe noemt deze als uitzonderingen.

Wat moet een factuur aan een EU-bedrijf vermelden?

Een factuur aan een EU-bedrijf moet een volledige btw-factuur zijn met beide btw-nummers en een vermelding waarom er geen btw is berekend. De punten hieronder komen uit artikel 226, en de rest van de factuur volgt de standaardgegevens van een btw-factuur.

Werk dat op 20 maart is afgerond, moet dus uiterlijk 15 april worden gefactureerd. De factureringsregels van uw eigen land gelden in beide gevallen (artikel 219a), en de gids over de tekst bij verlegde btw bevat tekst om over te nemen en een checklist.

Controleer het nummer van de klant in VIES voordat u de factuur verstuurt. Volgens artikel 18 van Uitvoeringsverordening 282/2011 mag u de klant als ondernemer beschouwen als u het nummer en de bijbehorende naam en het adres heeft bevestigd.

Waarin verschilt de verkoop van goederen aan EU-bedrijven van die van diensten?

De verkoop van goederen aan EU-bedrijven is vrijgesteld in plaats van verlegd, en de vrijstelling kent voorwaarden die bij een verkoop van diensten niet gelden. Artikel 138 vereist dat aan al het volgende is voldaan:

• De goederen reizen fysiek naar een ander EU-land.
• De klant is btw-geïdentificeerd in een ander EU-land dan het land waaruit de goederen vertrekken en heeft u dat nummer gegeven.
• Uw EC Sales List toont de verkoop correct (artikel 138, lid 1a).
• U kunt het vervoer bewijzen.

Bij het bewijs gaat het vaak mis. Artikel 45a van de Uitvoeringsverordening veronderstelt dat de goederen zijn vervoerd als u twee niet-tegenstrijdige bewijsstukken van twee onafhankelijke partijen heeft, zoals een ondertekende CMR-vrachtbrief van de vervoerder en de verzekeringspolis voor de zending. Haalt de klant de goederen zelf op, dan heeft u ook zijn schriftelijke verklaring nodig, uiterlijk op de 10e van de volgende maand. Zonder bewijs kan een belastinginspecteur de verkoop als binnenlands behandelen en u om de btw vragen, dus jaag de papieren op het moment zelf na.

Hoe zit het met particuliere klanten in andere EU-landen?

Particuliere klanten in andere EU-landen vallen nooit onder de verleggingsregeling: u berekent btw, en het soort verkoop bepaalt welke btw.

De EU-brede drempel is €10.000, exclusief btw. Digitale diensten betekent hier telecommunicatie, omroepdiensten en elektronisch verrichte diensten. Volgens de samenvatting van de voorwaarden door de Ierse belastingdienst geldt de drempel voor verkopers die in één EU-land zijn gevestigd en wordt gekeken naar het lopende en het voorgaande kalenderjaar.

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een verkoper heeft dit jaar €6.500 aan online cursussen verkocht en €4.000 aan goederen verzonden naar particuliere kopers in de hele EU, samen €10.500. De verkoop waarmee de grens van €10.000 wordt overschreden en alles wat daarna komt, wordt belast in het land van de betreffende klant. Ook het volgende kalenderjaar begint boven de grens, omdat het voorgaande jaar meetelt.

Vanaf dat punt kunt u via de One-Stop-Shop zich in één EU-land registreren en al die verkopen daar aangeven, in plaats van u in elk land te registreren.

Moet u EU-verkopen apart opgeven?

EU-verkopen aan bedrijven komen bovenop uw btw-aangifte op een recapitulatieve opgaaf, meestal een EC Sales List genoemd (artikel 262). Standaard is dat maandelijks. Volgens artikel 263 mag een land kwartaalaangifte toestaan voor diensten, en voor goederen tot €50.000 per kwartaal. De naam, het formulier en de exacte termijn hangen af van uw land.

De lijst toont het btw-nummer van elke klant en de waarde die u aan hem heeft geleverd, en belastingdiensten wisselen die cijfers uit via VIES. Een onjuiste of ontbrekende regel voor goederen kan u de vrijstelling zelf kosten op grond van artikel 138, lid 1a, tenzij u de fout tegenover uw belastingdienst kunt rechtvaardigen. Gebruik dezelfde cijfers in de lijst en in de aangifte, zodat die twee sluiten.

Veranderen de EU-regels voor grensoverschrijdend factureren?

De EU-regels voor grensoverschrijdend factureren veranderen op 1 juli 2030, wanneer digitale rapportage op basis van e-facturatie van start gaat voor grensoverschrijdende verkopen tussen bedrijven. Tot die tijd gelden de bovenstaande regels. Afzonderlijke landen kunnen onder bepaalde voorwaarden nu al e-facturen verplicht stellen voor binnenlandse verkopen, dus dat deel kan u eerder bereiken.

EU-klanten factureren in ERPFlow

In ERPFlow stelt u dit één keer in en kiest u daarna per regel. Maak in Instellingen > Btw-tarieven een tarief aan met het type Verlegde btw tegen 0%, en een met het type Vrijgesteld tegen 0% als u goederen verkoopt. Kies daarna op elke regel van de factuur het juiste tarief, want een nieuwe regel begint met uw standaardtarief.

• Wat wordt afgedrukt: uw btw-nummer en het btw-id van de klantkaart, en een rij als "Verlegde btw 0%" in de totalen. Voeg een verwijzing naar de vrijstelling of een langere zin toe in Notities, die ook worden afgedrukt.
• Tarieven per abonnement: Free bevat één btw-tarief, dus een standaardtarief plus een tarief voor verlegde btw vraagt om Starter of hoger. Starter bevat er twee, Growth drie, en Business en Enterprise een onbeperkt aantal.
• Wat het niet beslist: er is geen VIES-controle en geen automatisch tarief op basis van het land van de klant.
• Wat het niet indient: geen EC Sales List, btw-aangifte of One-Stop-Shop-aangifte. De CSV-exports geven het belastingtype van elke factuurregel en het btw-id van elke klant, voor wie de aangiftes voorbereidt.

Eén beperking is belangrijk als u e-facturen verstuurt. De export naar Peppol BIS Billing 3.0 XML bepaalt de belastingcategorie uitsluitend op basis van het tarief, dus elke regel met 0% gaat uit als nultarief (categorie Z), ook als u Verlegde btw heeft gekozen. De verleggingscategorie van Peppol, AE, vereist ook een reden voor de vrijstelling die de export niet aanmaakt. De pdf vermeldt de verlegde btw wel correct. Vraagt een klant om een e-factuur met verlegde btw, overleg dan met uw e-factuuraanbieder voordat u op het bestand vertrouwt. ERPFlow exporteert de XML en verstuurt die zelf niet via het Peppol-netwerk.